Проекты по автоматизации документооборота могут различаться. Некоторые проекты нацелены на оптимизацию и доработку существующей Системы, некоторые – на внедрение новой Системы, а некоторые проекты требуют проведения аудита существующей Системы электронного документооборота для оценки эффективности и выбора варианта реализации – доработки существующей Системы или же внедрения новой Системы от другого поставщика, которая наилучшим образом сможет соответствовать текущим бизнес требованиям Компании. Каждый проект организуется по своему.
В зависимости от вида проекта, существуют различные этапы организации проекта по автоматизации документооборота.
Этапы организация реализации проекта
Организация реализации проекта по автоматизации документооборота обычно имеет следующие типовые этапы:
Этап 1:
- Инициализация проекта. Определение целей и задач;
- Предпроектное обследование. Технико-экономическое обоснование;
- Принятие решения по дальнейшему ходу проекта;
Этап 2:
- Выбор поставщика, подрядчика;
- Заключение договора;
Этап 3:
- Формализация детальных требований к Системе. Описание и оптимизация бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации. Разработка технического задания;
- Реализация проекта, внедрение Системы;
- Подготовка и введение локально-нормативных документов по эксплуатации Системы;
- Обучение пользователей;
Этап 4:
- Техническая поддержка.
Типовые этапы могут как дополняться, так и исключаться в зависимости от специфики проекта. Так например, для проектов связанных с модернизацией существующей Системы «Этап 1» и «Этап 2» могут не использоваться. Для проектов по внедрению Системы электронного документооборота «с нуля» используются все этапы.
Эффективность проекта по автоматизации документооборота
Вопрос по оценке эффективности автоматизации документооборота – всегда актуален. Любую компанию, особенно руководителей и учредителей, всегда интересует вопрос возврата инвестиций, сокращения расходов и увеличения прибыли. Как раз на Этапе 1 организации реализации проекта по автоматизации документооборота и определяется целевой эффект от внедрения СЭД.
В качестве примеров можно выделить:
- Увеличение исполнительской дисциплины;
- Увеличение контроля комплектности документов;
- Исключение потери документов;
- Повышение уровня информационной безопасности;
- Сокращение временных затрат при подготовке, согласовании и исполнении документов.
Выделяют явный и неявный эффект от внедрения Системы электронного документооборота.
Среди явных можно выделить:
- Сокращение материальных расходов (канцтовары, бумага, архивные полки и другое);
- Повышение эффективности работы сотрудников, увеличение скорости работы с документами;
- Сокращение временных затрат:
- Сокращение сроков подготовки документов;
- Сокращение сроков подписания документов;
- Сокращение сроков обработки и исполнения документов;
- Сокращение сроков регистрации документов, вплоть до полной автоматизации и исключения ручной работы для сотрудников компании;
- Оптимизация архивного хранения документов;
- Сокращение сроков поиска документов;
- Сокращение времени формирования отчетов и реестров по документам;
- Сокращение трудозатрат сотрудников по работе с документами.
Среди неявных затрат можно выделить:
- Сокращение расходов и недополученной прибыли из-за не своевременной пролонгации договоров;
- Сокращение расходов на штрафы и санкции по несвоевременному предоставлению документов контролирующим органам;
- Увеличение лояльности сотрудников за счет прозрачной системы премирования по показателям по обработке и исполнению документов;
- Увеличение объема трудовых ресурсов за счет автоматизации работы с документами.
Целевые показатели эффективности определяются на Этапе 1 и отслеживаются на протяжении всего периода эксплуатации Системы. Естественно, для оценки и анализа эффекта от внедрения Системы, все показатели приводятся в числовое выражение.
Во многих компаниях используют систему KPI показателей для оценки работы каждого отдельно взятого сотрудника, подразделения и компании в целом. Показатели KPI в свою очередь напрямую коррелируют с вопросами премирования сотрудника, корпоративного обучения, отгула.
Анализ и оценка эффективности работы сотрудников
Анализ и оценка эффективности работы сотрудников и компании в целом осуществляется при анализе формируемых отчетов.
Отчеты по эффективности работы сотрудников в Системе электронного документооборота могут содержать:
- Количество документов обработанных/не обработанных в срок;
- Количество поручений на исполнение обработанных/не обработанных в срок;
- Количество документов подписанных/не подписанных в срок.
Отчетность формируется с разной степенью детализации: по каждому сотруднику отдельно, по подразделению, по компании.
Периодичность формирования отчетов по эффективности зависит от корпоративной культуры компании, количества персонала и объема обрабатываемых документов и задач.
В моей практике, Компании формируют отчеты по эффективности работы сотрудников как минимум один раз в месяц/ квартал/ год.
Результаты эффективности обсуждаются и утверждаются на уровне руководства при принятии решений по вопросам премирования сотрудников.
Резюме, выводы
Формирование целевого эффекта от внедрения СЭД, анализ эффективности использования Системы и работы сотрудников на протяжении всего периода эксплуатации Системы позволяют максимально использовать Систему электронного документооборота и достигать максимального эффекта от ее внедрения.
По вопросам проектирования и разработки приложений на платформе 1C обращайтесь по телефону или пишите через форму обратной связи
Часть статьи вошла в комментарий к статье «Что получает компания в случае правильно организованного проекта автоматизации документооборота?», Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, 2015
Связанные статьи
Корпоративное обучение при внедрении СЭД
Контроль ключевых показателей. Система ELMA KPI
Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)
Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)
loading...
Рожкова Елена
Ведущий специалист
Проектирование и описание бизнес процессов, сайтов, порталов и систем электронного документооборота
Загрузка ...