Главная » Аналитика » Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)
Окт
20

Раздел 5. Ожидаемые технико-экономические результаты внедрения СЭД

В разделе приводится перечень ожидаемых затрат, экономической эффективности, последовательность и этапы внедрения СЭД с распределением необходимых ресурсов.

 

Раздел 5.1. Источники экономической эффективности

Проведенный анализ позволил нам выявить существующие потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:

 

  • Экономия на бумаге: расходы на канцтовары, такие как бумага, картриджи и т.п.

 

  • Временные расходы на подготовку документов

 

  • Временные расходы на согласование документов

 

  • Финансовые расходы при отсутствии контроля по своевременному закрытию/пролонгации договоров

 

  • Временные расходы по неэффективной работе сотрудников: дублирование действий, перегруженность подразделений по работе вне собственной зоны ответственности и др.

Возможно, в вашей компании есть более наболевшие примеры, например, объем штрафа за несвоевременно предоставленный документ, который можно было бы предоставить за несколько секунд, в случае автоматизации СЭД и полностью избежать издержек.

Для руководителей любые потери должны быть выражены в финансовом выражении, поэтому нужно перевести все показатели в финансовые показатели.


Из нашего примера у нас уже есть финансовые показатели. По экономии бумаги можно рассчитать средний расход в месяц/квартал/год. А по отсутствию контроля по своевременному закрытию/пролонгации договора можно взять недополученную прибыль по таким договорам за 1 месяц/квартал/год.

По операционным расходам, таким как: время на подготовку и согласование документов, и общее время по работе сотрудников, переведем операционные показатели в финансовое выражение.


В качестве примера рассмотрим Показатель по сокращению расходов на подготовку договора.

Начнем с того, как мы можем измерить этот показатель?

 

1.Нам нужно измерить период с момента создания документа до момента передачи документа на согласование.

При этом сотрудник выполняет следующие действия: выбирает шаблон документа, ищет информацию по Контрагенту, уточняет реквизиты, уточняет условия договора, вручную форматирует проект договора под все необходимые требования, проверяет на соответствие всем условиям. После подготовки проект договора передается на согласование.

 

2.Выбираем единицу измерения. Можно измерять в часах/минутах/секундах. На ваше усмотрение. Мы для расчета возьмем для наглядности час.

 

3.В отделе кадров уточняем среднюю Заработную плату сотрудника. Можно воспользоваться средней рыночной ставкой публикуемой на сайтах hh, superjob и т.д. Например, 30 000 рублей.

 

4.Вычисляем Среднюю заработную плату 1 сотрудника в расчете за час работы (формула 1). В нашем примере, 187,5 рублей

 

5.Определяем сколько сотрудников участвуют в процессе, в нашем случае, сколько сотрудников задействовано в создание проектов договоров. Например, 5 человек.

 

6.Определяем заработанную плату всех сотрудников, которые будут работать в СЭД за час времени (формула 2) В нашем примере, 937,5 рублей за час работы всех 5 человек

 

7.Фиксируем момент создания документа. В момент создания документа фиксируем время и дату создания (MS Word автоматически фиксирует время и дату в момент создания и сохранения документа). Например, 14.04.2014 в 9:00:00

 

8.Фиксируем момент (дату и время) передачи документа первому согласующему. В качестве примера мы рассматриваем заполнение среднего договора – 8 часов, итого 14.04.2014 17:00:00 (в вашем примере у вас будут фактические дата и время, которые могут быть равносильны неделе и более)

 

9.Определяем Время подготовки 1 документа до внедрения СЭД в часах (формула 3) В нашем примере, 8 часов

 

10.В случае автоматизированного учета Контрагентов все актуальные реквизиты по Контрагенту будут храниться в СЭД. Также СЭД позволяет настроить автоматический выбор различных шаблонов договоров в зависимости от условий договора и их дальнейшее автоматическое заполнение. В случае оценки времени подготовки такого проекта договора, такой проект договора можно будет подготовить в течение одного часа, если не меньше. Расчетный 1 час

 

11.Вычисляем Экономию времени. При этом за количество обрабатываемых документов в СЭД, как величину среднего показателя, можно взять количество зарегистрированных договоров за последний месяц. (формула 4) В нашем примере, в месяц было зарегистрировано 10 договоров. Экономия составила 70 часов

 

12.Вычисляем Показатель по сокращению расходов на подготовку документов (формула 5) В нашем примере, экономия в финансовом выражении составила 65 625 рублей. Что равносильно заработанной плате двух сотрудников.

 

При этом вычисление показателя правильно осуществлять как до внедрения СЭД, так и после внедрения СЭД для оценки эффективности решения.


Перечень формул для расчета:
 
(1) Средняя заработанная плата 1 сотрудника в расчете за секунду работы
= ЗП сотрудника / (20рабочих дней * 8 часов* 60 минут* 60 секунд)
(2) Средняя ЗП всех сотрудников работающих в СЭД за секунду работы
= Средняя заработанная плата 1 сотрудника в расчете за секунду работы * Количество сотрудников работающих в СЭД
(3) Время подготовки 1 документа до внедрения СЭД в часах
= Дата и Время передачи документа первому согласующему Дата и Время создания документа
(4) Экономия времени =  («Время подготовки 1 документа до внедрения СЭД в часах» – «Время подготовки 1 документа после внедрения СЭД в часах») * Количество обрабатываемых документов в СЭД
(5) Показатель по сокращению расходов на подготовку документов = Средняя ЗП всех сотрудников работающих в СЭД за секунду работы *  Экономия времени

 

Аналогично данному расчету считаются показатели по сокращению расходов на согласование документов, поиск и формирование отчетов.

При расчете операционных показателей, в случае, если бизнес процессы по работе с документами и объемы документопотоков различаются, то необходимо осуществлять расчеты отдельно – по видам документов. Например, к внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные записки и др. Обычно бизнес процессы для приказов и служебных записок отличаются, следовательно, в случае рассмотрения и расчета показателей, нужно будет рассчитать одни и те же показатели отдельно для приказов, и отдельно для служебных записок.


 

Пример описания после приведения расчетной части:
 

 

Источниками экономической эффективности внедрения СЭД является исключение

существующих финансовых и не производственных потерь, а именно:

 

-Время на подготовку проекта договора можно сократить до 1 часа, вместо существующего времени подготовки равного 8 часам, что эквивалентно сокращению расхода на 65 625 рублей в месяц (= заработанной плате двух сотрудников).

 

Потери можно избежать, автоматизировав работу с договорными и внутренними документами.

(здесь можно привести все рассчитанные вами потери в финансовом эквиваленте)

 


 

 

Раздел 5.2. Ожидаемые затраты при внедрении СЭД

Помимо выгод, нельзя забывать и про потенциальные расходы:

  • затраты на внедрение СЭД;

 

  • затраты на обновление и закупку дополнительного аппаратного и программного обеспечения;

 

  • затраты на обучение пользователей системы и технических специалистов, сопровождающих систему;

 

  • затраты на поддержку информационной безопасности (средства шифрования, ЭЦП и др.)

 

  • дополнительные временные затраты системных администраторов.

Все расходы необходимо приводить в финансовом эквиваленте с разбивкой по времени.


Пример:
 

 

В 1й год:

 

Расходы на аппаратное обеспечение составят- 500 000 рублей

Расходы на лицензии основного ПО составят – 500 000 рублей

Расходы на разработку/доработку Системы – 700 000 рублей

Расходы на обучение пользователей – 300 000 рублей

 

Во 2й год:

 

Расходы на поддержку системы – 600 000 рублей

 


 

 

Раздел 5.3. Ожидаемые результаты

Среди типовых ожидаемых результатов внедрения СЭД выделяют:

  • Полнота, актуальность и достоверность документов

 

  • Сокращение сроков подготовки, согласования и подписания документов

 

  • Увеличение объемов подписываемых и регистрируемых документов в месяц

 

  • Своевременное закрытие/пролонгация договоров

 

  • Повышение исполнительской дисциплины

 

  • Повышение уровня взаимодействия между сотрудниками

 

  • Сокращение не производственных затрат

Также здесь можно указывать ожидаемые результаты с учетом сформированной нами цели внедрения СЭД.

В нашем примере мы описывали цель по SMART, соответственно ожидаемый результат также будет иметь критерий.

 


Пример:
 

 

Ожидаемый результат от внедрения СЭД:

-Сокращение сроков подготовки и согласования договоров с новыми клиентами на 20%.

 


 

 

Раздел 5.4. Последовательность этапов внедрения СЭД

Приведем типовую последовательность этапов внедрения СЭД:

Наименование этапа

Сроки*

Ресурсы

Ответственный

Этап 0. Выбор Подрядчика и подписание договора на внедрение СЭД
  • От 2-3 месяцев и более
  • Заказчик

     

  • Потенциальные Исполнители
  • Заказчик
Этап 1. Предварительное обследование
  • От 2х недель и более
  • Исполнитель

     

  • Выделенные для проекта представители Заказчика
  • Исполнитель
Этап 2. Открытие проекта (устав проекта, календарный план график проекта) В среднем 1-2 недели
  • Руководитель проекта от Исполнителя

     

  • Руководитель проекта от Заказчика
  • Исполнитель
Этап 3. Разработка технического задания От 1 месяца и более
  • Консультанты, аналитики Исполнителя

     

  • Выделенные для проекта представители Заказчика
  • Исполнитель
Этап 4. Создание прототипа. Согласование с Заказчиком От 1 месяца и более
  • Консультанты аналитики и разработчики Исполнителя

     

  • Выделенные для проекта представители Заказчика
  • Исполнитель
Этап 5. Разработка/Доработка системы От 3х месяцев и более
  • Консультанты аналитики и разработчики Исполнителя
  • Исполнитель
Этап 6. Опытная эксплуатация (Тестирование) От 1 недели и более
  • Консультанты аналитики Исполнителя

     

  • Выделенные для проекта представители Заказчика
  • Заказчик
Этап 7. Устранение замечаний по результатам опытной эксплуатации. Демонстрация результатов Заказчику От 1 недели и более
  • Консультанты аналитики и разработчики Исполнителя
  • Исполнитель
Этап 8. Документирование (подготовка руководств пользователя) От 1 месяца и более
  • Консультанты аналитики Исполнителя
  • Исполнитель
Этап 9. Ввод в промышленную эксплуатацию. Передача готовой системы Заказчику От 2х недель и более
  • Технические специалисты Исполнителя

     

  • Выделенные для проекта представители Заказчика
  • Исполнитель

     

  • Заказчик
Этап 10.Обучение пользователей От 1 недели и более
  • Консультанты аналитики Исполнителя
  • Исполнитель

 

*Длительность этапов внедрения СЭД зависит от сложности проекта и наличия опыта реализации аналогичных проектов.

 


 

Раздел 5.5. Инвестиции в СЭД

Объем инвестиций можно считать как в совокупной сумме необходимых расходов, так и с применением различных расчетов, например расчета показателя совокупной стоимости владения (TCO, Total Cost of Ownership).


TCO, Total Cost of Ownership (Совокупная стоимость владения) – это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала реализации вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объема обязательств, связанных с владением.


Для расчета объема инвестиций СЭД участвуют:

  • расходы на подготовку ТЭО;

 

  • расходы на выбор подрядчика;

 

  • стоимость лицензий поддерживающего программного обеспечения (ОС и СУБД);

 

  • стоимость лицензий на приобретаемую СЭД;

 

  • стоимость программного обеспечения;

 

  • стоимость дополнительных лицензий сторонних производителей, необходимых для функционирования СЭД;

 

  • стоимость работ по настройке основного решения;

 

  • стоимость работ по настройке интеграционных связей;

 

  • стоимость работ по миграции данных;

 

  • стоимость обучения пользователей;

 

  • стоимость технической поддержки СЭД (поддержка аппаратного и программного обеспечения, поддержки пользователей).

В случае если проект рассчитывается больше чем на год, то показатели рассчитываются как итоговые, так и для каждого года отдельно. По возможности учитываются все предоставляемые скидки производителей и поставщиков.


Показатель ROI необходимо рассчитывать на этапах: подготовки ТЭО на базе предварительных экспертных оценок; по окончанию внедрения СЭД на базе оценок с учетом оптимизации процессов; в периоде эксплуатации Системы на базе фактических показателей. Таким образом, отслеживается динамика изменений и фактическая эффективность внедрения СЭД.

Также в технико-экономическом обосновании приводят расчеты NPV и финансово-экономические показатели EBIT, NOPLAT и другие.


NPV, Net present value (Чистая приведенная стоимость) — это сумма дисконтированных значений потока платежей, приведенных к сегодняшнему дню.

EBIT – Earnings Before Interest and Taxes – Прибыль до уплаты процентов и налогов.

NOPLAT – это величина чистой операционной прибыли, скорректированной на соответствующие налоги, а чистые инвестиции соответствуют изменению инвестированного капитала по сравнению с предыдущим периодом.

 


 

Раздел 5.6. Срок окупаемости

Обычно для расчета срока окупаемости вложений используют коэффициент возврата инвестиций ROI (Return on investment). Обычно показатель измеряется в процентах, и чем он больше, тем лучше.

Формулы расчета ROI могут быть с различной степенью детализации, приведем в качестве примера упрощенную формулу:

 

formula

 

 

Средний срок окупаемости СЭД от 3 месяцев до 3 лет.
 

В нашем примере в качестве доходных финансовых показателей от внедрения СЭД можно взять сумму всех показателей, которые мы рассчитали в разделе «Источники экономической эффективности».

Напомним, что в рамках данного примера мы рассматривали автоматизацию работы с договорами и со служебными записками.


Наш доходный финансовый показатель составил 65 625 рублей в месяц по сокращению расходов на подготовку договора.

Когда вы будете рассчитывать свои актуальные показатели для подготовки технико-экономического обоснования, вам нужно будет взять точно рассчитанные значения и именно эти рассчитанные показатели учитывать в расчете.


В нашем же тестовом примере мы предположим, что показатель по сокращению расходов на подготовку служебной записки составил столько же, как и для договора. При этом мы принимаем во внимание, что количество сотрудников формирующих служебную записку намного больше, чем сотрудников формирующих договор, но и время подготовки служебной записки обычно существенно меньше, чем подготовка проекта договора. В общем, в качестве примера, берем тот же показатель что и для договора: показатель по сокращению расходов на подготовку служебной записки= 65 625 рублей в месяц.


Также мы в разделе «Ожидаемые затраты на внедрение СЭД» приводили суммы ожидаемых расходов за первый и второй год по внедрению и поддержке СЭД. Совокупная сумма расходов составила 2 600 000 рублей.

Получается у нас доходные финансовые показатели сейчас рассчитаны за 1 месяц, а расходы мы посчитали за 2 года. Для дальнейшего расчета, нам нужно рассчитать доходные финансовые показатели за 2 года.


Для этого мы сложим доходные финансовые показатели по сокращению расходов на подготовку договора и служебной записки и умножим их на 24 месяца (эквивалентно 2 годам). Получилась сумма в размере 3 150 000 рублей. Это грубая оценка суммы экономической эффективности за 2 года по сокращению расходов на подготовку договора и служебной записки.

Подставив в формулу ROI = (3 150 000 руб. / 2 600 000руб) * 100 % = 121%

 

ROI = 121 % подтверждает целесообразность внедрения СЭД.

 

При этом нужно отметить, что мы в рамках примера рассчитали лишь один показатель и на базе него осуществили расчет ROI. В ваших же расчетах будут куда более весомые показатели и оценки.

 


Раздел 6. Выводы и предложения

В разделе приводится выводы проведенного обследования и результаты целесообразности проекта внедрения СЭД.

 


Пример:
 

 

Приведенное технико-экономическое обоснование подтверждает необходимость и целесообразность модернизации СЭД и внедрение модулей автоматизирующих работу с договорами и внутренними документами.

 

Реализация проекта позволит сократить расходы на подготовку и согласование документов, увеличить объемы подписываемых и регистрируемых документов в месяц, повысит исполнительскую дисциплину и уровень взаимодействия между сотрудниками.

 

Инвестиции в СЭД вернуться через 2 года

 


 

 

Общие рекомендации
 

По практике, выбор самого решения и поставщика осуществляется из стандартного соотношения «цена – качество», а технико-экономическое обоснование в свою очередь является предварительным этапом и позволяет формализовать потребности компании, определить цели, задачи и ресурсы; а оценка эффекта от внедрения СЭД позволяет определить целесообразность или не целесообразность дальнейшего развития проекта.

 

 

Автор: Е.С. Рожкова, часть статьи.

Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, 2014


 

Связанные статьи

Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)

Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

GD Star Rating
loading...
Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2), 5.0 out of 5 based on 2 ratings

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

, , , , ,

Нет комментариев к статье “Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)”

Добавить ответ