Главная » Аналитика » Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)
Авг
21

В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД)  позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты,  а также рассчитать срок окупаемости  вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»:  «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ …»

На каком этапе разрабатывается ТЭО?

Любой проект начинается с инициализации, с  формулировки целей для решения производственных задач.

Основные типовые цели внедрения систем электронного документооборота:

  • повышение сохранности и актуальности документов;
  • обеспечение соответствия действующим регламентам;
  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • сокращение времени поиска документов;
  • сокращение времени формирования отчетов.

Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения СЭД.

Именно на этом этапе компания решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет. 

01

Рис. 1. Процесс принятия решения по старту проекта внедрения СЭД

После согласования и утверждения технико-экономического обоснования на внедрение/модернизацию СЭД компания принимает итоговое решение по дальнейшему ходу проекта.

Цели и задачи подготовки ТЭО

Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.

ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).

02

В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.

Приведем общую сводную таблицу по кругу потенциальных заинтересованных лиц при подготовке технико-экономического обоснования:

Заинтересованные лица

Цели/задачи

Области и интересы в ТЭО

Владелец, собственник бизнеса Для объективной оценки необходимости реализации рассматриваемого проекта Основной акцент на соответствие стратегии компании, соотношении расходы-доходы, анализе эффективности вкладываемых средств
Руководитель, генеральный директор Для анализа, контроля и планирования; для обоснования  принятого решения по внедрению СЭД, в т.ч. перед советом директоров Основной акцент на цели, задачи, условия, сроки, затраты и ожидаемые результаты
Инвесторы, представители банков Для оценки возможности вложения инвестиций в рассматриваемый проект Основной акцент на финансовый план и условия получения доходов
Кредиторы Для принятия решения по кредитованию Основной акцент на финансовый план и план возврата кредита
Инициатор проекта, функциональный заказчик Для понимания масштабов  и определения границ проекта; для понимания рисков Основной акцент на границах проекта, возможностях и ограничениях:  функциональных, технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта.
Руководители проектов Для дальнейшего планирования хода реализации проекта; для понимания границ проекта и рисков Основной акцент на этапы реализации. Также  интересуют границы проекта и ограничения (функциональные, технические, организационные, сроки, бюджет, ресурсы)

03

В основном технико-экономическое обоснование составляется для согласования и утверждения проектов перед Руководством, а также используется в качестве основы при подготовке технического задания на проектируемую систему.

По специфики своей работы я участвовала в подготовке технико-экономического обоснования внедрения СЭД для внутреннего использования. Основными задачами разрабатываемого документа были: анализ  текущей ситуации, выявление проблем, описание имеющихся ресурсов, анализ и выбор оптимального решения, определение ключевых показателей и эффекта от внедрения СЭД. Документ разрабатывался совместно с функциональным подразделением Заказчика  для анализа, планирования и обоснования проекта перед Руководством Заказчика. Инициатором проекта выступало подразделение делопроизводства.

 

Процесс подготовки Технико-экономического обоснования

Как уже отмечалось, любой проект начинается с инициализации, выявления потребностей, целей и задач проекта и подготовки технико-экономического обоснования.

После подготовки, технико-экономическое обоснование согласуется и утверждается с Руководством. После чего Руководство принимает решение:

  • Отклонить проект как не целесообразный и экономически невыгодный.
  • Временно отложить проект с необходимостью дополнительного уточнения.
  • Утвердить документ ТЭО  с дальнейшей передачей на согласование/утверждение Инвестору или Кредитору.
  • Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей Руководителю проекта полномочий для реализации проекта.

В случае согласования/утверждения проекта Инвестором/Кредитором, проекту присваивается бюджет, и Руководителю проекта передаются полномочия на реализацию СЭД.

В случае успешного утверждения проекта, назначенный Руководитель проекта совместно с Инициатором проекта приступает к реализации проекта.

 

Кто подготавливает ТЭО

В зависимости от принятой структуры в компании, подготовкой ТЭО занимается как непосредственно Функциональный заказчик, так и выделенный под данный проект Руководитель проекта.

04

Функциональный заказчик – это представитель бизнес- подразделения, курирующий дальнейшее развитие проекта и ответственное за расходование денежных средств под данный проект.

В настоящее время наиболее распространены случаи, когда технико-экономическое обоснование готовит потенциальный подрядчик, планируемый для привлечения внедрения СЭД. Также для составления ТЭО привлекаются консалтинговые компании. Стоимость таких работ обычно колеблется от 5 000 до 120 000 рублей. Обычно считается, что стоимость работ по разработке ТЭО должна составлять не более чем 5-10% от стоимости всего проекта по внедрению СЭД.

Сами подрядчики обычно рассматривают такие работы как возможность получить дополнительные бонусы при выборе их в качестве основного исполнителя.

Не редки случаи, когда компании подрядчики готовы помочь в подготовке ТЭО, в том числе и бесплатно, на такие случаи у некоторых компаний есть заготовленные шаблоны по подготовке технико-экономического обоснования для внедрения их системы.

На практике, расчет  экономических выгод лучше осуществлять своими силами, т.к. только вы и представители вашей компании знают актуальные проблемы и задачи, стоящие перед вашей организацией. Также не будут возникать проблем с конфиденциальностью информации.

Формат подготовки ТЭО

Технико-экономическое обоснование   может составляться  как отдельный документ, так и входить в состав других документов, например Бизнес плана.

Основное отличие ТЭО от Бизнес плана состоит в том, что Бизнес план напрямую описывает пути осуществления стратегии, целей  и задач организации в контексте необходимых для реализации проектов, а ТЭО больше предназначен для обоснования конкретного проекта.

При этом, оформляться технико-экономическое обоснование может по-разному, в некоторых компаниях это краткое описание на 1-2 страницы формата А4, а в некоторых – это комплекс документов, над составлением которых работает группа выделенных специалистов или даже все подразделение.

Структура технико-экономического обоснования

Существует официальная структура Технико-экономического обоснования согласно ГОСТ 24.202-80:

Пример структуры Технико-экономического обоснования (по ГОСТ 24.202-80):

  • Раздел 1. Введение   
    • Сроки начала и окончания работ; 
    • Источники, объемы, порядок финансирования работ; 
  • Раздел 2. Характеристика объекта и существующей системы управления  
    • Общая характеристика объекта; 
    • Перечень и характеристику недостатков в организации и управлении объектом;
    • Оценку производственных потерь;
    • Характеристику готовности объекта к созданию АСУ;
    • ….
  • Раздел 3. Цели, критерии и ограничения создания АСУ  
    • Формулировку производственно-хозяйственных, научно-технических и экономических целей и критериев создания АСУ; 
    • Характеристику ограничений по созданию АСУ.  
  • Раздел 4. Функции и задачи создаваемой АСУ  
  • Раздел 5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ  
    • Перечень основных источников экономической эффективности получаемых в результате создания АСУ;
    • Оценку ожидаемых затрат на создание АСУ с распределением их по очередям создания АСУ и по годам; 
    • Ожидаемые обобщающие показатели экономической эффективности АСУ.  
  • Раздел 6. Выводы и предложения  
    • Выводы о производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания АСУ;  
    • Рекомендации по созданию АСУ.

На практике же, каждая компания готовит технико-экономическое обоснование по собственному формату, описывая лишь основные разделы ТЭО.

Можно выделить основные типовые разделы ТЭО, которые обязательно присутствуют в технико-экономическом обосновании в том или ином виде:

  • Общее описание. Описывается  текущее состояние предприятия, процессов. Приводится обзор рынка
  • Существующие возможности. Описывается анализ имеющихся ресурсов, возможностей и ограничений: технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта.
  • Потенциальные возможности. Описывается анализ потенциальных возможностей и выгод, рынков сбыта и др.
  • Необходимые дополнительные ресурсы. Описываются все виды затрат и ресурсов необходимых для достижения поставленных целей.
  • Производственный план. Описывается план график проекта.
  • Оценка эффективности и окупаемости. Описывается оценка эффективности и окупаемости, финансовый план, возврат инвестиций и др.

В случае, если Вы будете разрабатывать ТЭО по собственной структуре и формату, обязательно включите в документ типовые обязательные разделы. Формулировка разделов может быть различной, но  смысловое назначение разделов должно быть отражено в итоговом документе.

Сроки подготовки ТЭО

Срок подготовки ТЭО зависит от степени детализации описания ТЭО; объема планируемого к разработке и  внедрению функционала; количества рассматриваемых процессов; готовности и актуальности действующих регламентов и других внутренних документов, описывающих положения по работе рассматриваемых процессов; наличие готовой инфраструктуры и выделенного персонала.

Сроки подготовки технико-экономического обоснования по внедрению СЭД могут колебаться в зависимости от объема и сложности расчетов от 3-х дней до 1 года.

Пошаговое руководство подготовки ТЭО СЭД

Для примера за основу описания возьмем структуру ТЭО по ГОСТ 24.202-80, т.к. на текущий момент она имеет наиболее расширенную структуру и является официальной структурой для разработки технико-экономического обоснования.

В рассматриваемом далее примере, Технико-экономическое обоснование будет иметь следующую структуру:

 05

Рассмотрим пример подготовки Технико-экономического обоснования на внедрение системы электронного документооборота для автоматизации работы с внутренними документами и договорами.

Раздел 1. Введение  

В разделе приводится описание сроков начала и окончания работ, источники и порядок финансирования работ, перечень используемых нормативно-технических документов и другая общая информация.

06

Раздел 2. Характеристика объекта и существующей СЭД 

В разделе приводится общая характеристика объекта автоматизации; организационная структура; автоматизированные и неавтоматизированные функции СЭД, существующие и потенциальные возможности;  выявленные недостатки и возникающие затраты, а также  потери при отсутствии автоматизируемой функциональности; характеристики готовности внедрения СЭД.

Таким образом, в этом разделе мы даем общее описание текущей ситуации, описываем существующее решение СЭД со всеми плюсами и минусами, и описываем потенциальные возможности.

Для этих целей мы проведем SWOT анализ для анализа эффективности или не эффективности существующей Системы электронного документооборота, ее сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков.

Почему именно SWOT анализ? Во-первых, он наиболее полно отразит интересующую нас информацию для описания данного раздела. Во-вторых, этот инструмент является самым распространенным среди Руководителей, т.к. отображает текущее состояние с сильными и слабыми сторонами и позволяет выявить направление, в котором нужно двигаться дальше, с использованием сильных сторон, чтобы исключить слабые стороны и  минимизировать риски.

SWOT – это аббревиатура, используемая в менеджменте и маркетинге для определения сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков рассматриваемого объекта.

07

SWOT анализа для существующей Системы электронного документооборота в рамках нашего примера:

 08

Для устранения выявленных рисков и угроз сразу фиксируем необходимость в рамках проекта предусмотреть:

  • Для снятия негативного фона при внедрении и адаптации СЭД необходимо участие максимального числа сотрудников, которые будут работать в Системе. Когда сотрудники вовлечены на ранних этапах в  проект и их мнение и пожелания учитываются, процесс адаптации системы всегда проходит более легко. И это вполне обоснованно, т.к. СЭД внедряется не для того чтобы внедрить Систему, а для того, чтобы именно этим сотрудникам было удобно в дальнейшем работать. Поэтому так важно по возможности учитывать пожелания сотрудников.

Если сотрудников много, и нет возможности индивидуального интервьюирования, то можно использовать метод опроса (составить бланк опроса и разослать всем сотрудникам, по спорным вопросам, провести дополнительное уточнение).

  • Для контроля сроков и бюджета проекта необходимо тщательно подготовить детализацию требований и  план реализации проекта. Детализация требований позволит как и Вашей компании понимать фиксированный объем работ, так и потенциальному Поставщику четко оценить время и стоимость выполнения работ. Выбрав достойного поставщика и согласовав с ним сроки – контролировать их исполнение.
  • Изменения в процессах неизбежны. Необходимо заранее это понимать и предусматривать дальнейшую необходимость обновления регламентирующих документов.

Все это мы также можем отразить в Технико-экономическом обосновании, заранее предупредив вопросы Руководства.

Проведенный SWOT анализ также позволил нам выявить потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:

  • Экономия на бумаге: расходы на канцтовары, такие как бумага, картриджи и т.п.
  • Временные расходы на подготовку документов
  • Временные расходы на согласование документов
  • Финансовые расходы при отсутствии контроля по своевременному  закрытию/пролонгации договоров
  • Временные расходы по неэффективной работе сотрудников: дублирование действий, перегруженность подразделений по работе вне собственной зоны ответственности и др.

Наиболее часто среди таких потерь  выделяют сокращение расходов на бумагу, принтер, рабочего времени сотрудников на поиск и обработку документов, – все эти величины достаточно измеримы и также могут быть использованы в расчете экономической эффективности.

По бумаге все достаточно просто. Вам нужно оценить количество  и объем документопотока внутренних документов компании (уведомлений, служебных записок, докладных и т.д.) – элементарный перевод этих потоков документов в электронный вид и исключение оборота бумажных экземпляров существенно сократит  вышеуказанные расходы.

Но есть и такие затраты, которые не так легко прогнозируемы, а величины их не только не прогнозируемы, но и порой критичны.

К таким затратам относится время, особенно время поиска необходимого документа в максимально короткие сроки. Документы могут запрашивать, как и судебные приставы, так и налоговая, а сроки всегда очень ограничены. Внедрение СЭД исключит риски по утери необходимых документов.

Кроме того, достаточно часто бывает, что сотрудники просто «утопают» в обилии и согласовании различных внутренних документов, при этом, не осознавая что часть документов дублируют друг друга, и не понимая для кого и зачем они формируют эти документы. Все это время. И при проектировании и оптимизации процессов при внедрении СЭД все подобного рода ситуации выявляются. Здесь эффект косвенный, в явном виде на этапе расчета ТЭО не прогнозируемый, но в результате более чем ощутимый.

Сокращение сроков по подготовке и внутреннему согласованию документов можно организовать за счет использования шаблонов различных типов документов.

Среди основных бизнес выгод при внедрении СЭД выделяют:

  • исключение потери  документов, за счет наличия и использования электронной версии документа;
  • контроль комплектности документов;
  • повышение уровня взаимодействия между сотрудниками подразделений и филиалами компании;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины, за счет средств мониторинга по работе с документами;
  • обеспечение уровней информационной безопасности за счет разграничения уровня доступа к документам;
  • сокращение временных затрат на обработку документов при регистрации документов, за счет использования средств потокового сканирования и настроенных шаблонов по  автоматическому заполнению карточек документов;
  • сокращение временных затрат при поиске документов и формировании различных отчетов.

Раздел 3. Цели, критерии и ограничения при внедрении СЭД

В разделе описываются цели и критерии внедрения СЭД. Также в разделе описываются ограничения.

Цели подготовки ТЭО могут быть разными. Порой разработка документов связанных с технико-экономическим обоснованием превращается в разработку дополнительных бюрократических документов, описывающих фиктивную выгоду от внедрения СЭД. Причин может быть несколько.

Основная причина заключается в выборе показателей для измерения эффективности внедрения СЭД. Для оценки реальной эффективности и экономической выгоды необходимо выбирать измеряемые  показатели, для этого необходимо изначально при формировании цели внедрения СЭД формулировать цель так, чтобы она была в дальнейшем измерима.

Для формирования измеримой цели внедрения СЭД можно использовать общепринятую технологию формирования целей по SMART.

 SMART – это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.

10

В качестве примера приведем показатели, которые потенциально можно использовать для измерений:

  • Сроки выполнения поставленных задач, например, согласование документа;
  • Сроки постановки, контроля и исполнения поручений по документам;
  • Сроки подготовки отчетов;
  • Сроки поиска документов, информации в документах и справочниках.

Эти же показатели можно использовать в дальнейшем как ключевые показатели эффективности (KPI, Key Performance Indicators).

KPI, Key Performance Indicators  (Ключевые показатели эффективности) – это  показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

11

Раздел 4. Функции и задачи внедряемой СЭД

В разделе приводится описание планируемых для реализации функций и задач СЭД.

В нашем примере это будет описание автоматизируемых процессов согласования внутренних документов и договорной документации; доработка формы поиска и формирования отчетов.

 12

(Продолжение следует…)

Автор: Е.С. Рожкова, часть статьи.

Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, 2014

 

 


Связанные статьи

Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)

Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

GD Star Rating
loading...
Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1), 5.0 out of 5 based on 4 ratings

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

, , , , ,

Нет комментариев к статье “Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)”

Добавить ответ