В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты, а также рассчитать срок окупаемости вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.
Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»: «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ …»
На каком этапе разрабатывается ТЭО?
Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.
Основные типовые цели внедрения систем электронного документооборота:
- повышение сохранности и актуальности документов;
- обеспечение соответствия действующим регламентам;
- сокращение сроков подготовки и согласования документов;
- сокращение времени поиска документов;
- сокращение времени формирования отчетов.
Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения СЭД.
Именно на этом этапе компания решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет.
Рис. 1. Процесс принятия решения по старту проекта внедрения СЭД
После согласования и утверждения технико-экономического обоснования на внедрение/модернизацию СЭД компания принимает итоговое решение по дальнейшему ходу проекта.
Цели и задачи подготовки ТЭО
Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.
ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).
В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.
Приведем общую сводную таблицу по кругу потенциальных заинтересованных лиц при подготовке технико-экономического обоснования:
| Заинтересованные лица |
Цели/задачи |
Области и интересы в ТЭО |
| Владелец, собственник бизнеса | Для объективной оценки необходимости реализации рассматриваемого проекта | Основной акцент на соответствие стратегии компании, соотношении расходы-доходы, анализе эффективности вкладываемых средств |
| Руководитель, генеральный директор | Для анализа, контроля и планирования; для обоснования принятого решения по внедрению СЭД, в т.ч. перед советом директоров | Основной акцент на цели, задачи, условия, сроки, затраты и ожидаемые результаты |
| Инвесторы, представители банков | Для оценки возможности вложения инвестиций в рассматриваемый проект | Основной акцент на финансовый план и условия получения доходов |
| Кредиторы | Для принятия решения по кредитованию | Основной акцент на финансовый план и план возврата кредита |
| Инициатор проекта, функциональный заказчик | Для понимания масштабов и определения границ проекта; для понимания рисков | Основной акцент на границах проекта, возможностях и ограничениях: функциональных, технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта. |
| Руководители проектов | Для дальнейшего планирования хода реализации проекта; для понимания границ проекта и рисков | Основной акцент на этапы реализации. Также интересуют границы проекта и ограничения (функциональные, технические, организационные, сроки, бюджет, ресурсы) |
В основном технико-экономическое обоснование составляется для согласования и утверждения проектов перед Руководством, а также используется в качестве основы при подготовке технического задания на проектируемую систему.
По специфики своей работы я участвовала в подготовке технико-экономического обоснования внедрения СЭД для внутреннего использования. Основными задачами разрабатываемого документа были: анализ текущей ситуации, выявление проблем, описание имеющихся ресурсов, анализ и выбор оптимального решения, определение ключевых показателей и эффекта от внедрения СЭД. Документ разрабатывался совместно с функциональным подразделением Заказчика для анализа, планирования и обоснования проекта перед Руководством Заказчика. Инициатором проекта выступало подразделение делопроизводства.
Процесс подготовки Технико-экономического обоснования
Как уже отмечалось, любой проект начинается с инициализации, выявления потребностей, целей и задач проекта и подготовки технико-экономического обоснования.
После подготовки, технико-экономическое обоснование согласуется и утверждается с Руководством. После чего Руководство принимает решение:
- Отклонить проект как не целесообразный и экономически невыгодный.
- Временно отложить проект с необходимостью дополнительного уточнения.
- Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей на согласование/утверждение Инвестору или Кредитору.
- Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей Руководителю проекта полномочий для реализации проекта.
В случае согласования/утверждения проекта Инвестором/Кредитором, проекту присваивается бюджет, и Руководителю проекта передаются полномочия на реализацию СЭД.
В случае успешного утверждения проекта, назначенный Руководитель проекта совместно с Инициатором проекта приступает к реализации проекта.
Кто подготавливает ТЭО
В зависимости от принятой структуры в компании, подготовкой ТЭО занимается как непосредственно Функциональный заказчик, так и выделенный под данный проект Руководитель проекта.
Функциональный заказчик – это представитель бизнес- подразделения, курирующий дальнейшее развитие проекта и ответственное за расходование денежных средств под данный проект.
В настоящее время наиболее распространены случаи, когда технико-экономическое обоснование готовит потенциальный подрядчик, планируемый для привлечения внедрения СЭД. Также для составления ТЭО привлекаются консалтинговые компании. Стоимость таких работ обычно колеблется от 5 000 до 120 000 рублей. Обычно считается, что стоимость работ по разработке ТЭО должна составлять не более чем 5-10% от стоимости всего проекта по внедрению СЭД.
Сами подрядчики обычно рассматривают такие работы как возможность получить дополнительные бонусы при выборе их в качестве основного исполнителя.
Не редки случаи, когда компании подрядчики готовы помочь в подготовке ТЭО, в том числе и бесплатно, на такие случаи у некоторых компаний есть заготовленные шаблоны по подготовке технико-экономического обоснования для внедрения их системы.
На практике, расчет экономических выгод лучше осуществлять своими силами, т.к. только вы и представители вашей компании знают актуальные проблемы и задачи, стоящие перед вашей организацией. Также не будут возникать проблем с конфиденциальностью информации.
Формат подготовки ТЭО
Технико-экономическое обоснование может составляться как отдельный документ, так и входить в состав других документов, например Бизнес плана.
Основное отличие ТЭО от Бизнес плана состоит в том, что Бизнес план напрямую описывает пути осуществления стратегии, целей и задач организации в контексте необходимых для реализации проектов, а ТЭО больше предназначен для обоснования конкретного проекта.
При этом, оформляться технико-экономическое обоснование может по-разному, в некоторых компаниях это краткое описание на 1-2 страницы формата А4, а в некоторых – это комплекс документов, над составлением которых работает группа выделенных специалистов или даже все подразделение.
Структура технико-экономического обоснования
Существует официальная структура Технико-экономического обоснования согласно ГОСТ 24.202-80:
Пример структуры Технико-экономического обоснования (по ГОСТ 24.202-80):
|
На практике же, каждая компания готовит технико-экономическое обоснование по собственному формату, описывая лишь основные разделы ТЭО.
Можно выделить основные типовые разделы ТЭО, которые обязательно присутствуют в технико-экономическом обосновании в том или ином виде:
- Общее описание. Описывается текущее состояние предприятия, процессов. Приводится обзор рынка
- Существующие возможности. Описывается анализ имеющихся ресурсов, возможностей и ограничений: технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта.
- Потенциальные возможности. Описывается анализ потенциальных возможностей и выгод, рынков сбыта и др.
- Необходимые дополнительные ресурсы. Описываются все виды затрат и ресурсов необходимых для достижения поставленных целей.
- Производственный план. Описывается план график проекта.
- Оценка эффективности и окупаемости. Описывается оценка эффективности и окупаемости, финансовый план, возврат инвестиций и др.
В случае, если Вы будете разрабатывать ТЭО по собственной структуре и формату, обязательно включите в документ типовые обязательные разделы. Формулировка разделов может быть различной, но смысловое назначение разделов должно быть отражено в итоговом документе.
Сроки подготовки ТЭО
Срок подготовки ТЭО зависит от степени детализации описания ТЭО; объема планируемого к разработке и внедрению функционала; количества рассматриваемых процессов; готовности и актуальности действующих регламентов и других внутренних документов, описывающих положения по работе рассматриваемых процессов; наличие готовой инфраструктуры и выделенного персонала.
Сроки подготовки технико-экономического обоснования по внедрению СЭД могут колебаться в зависимости от объема и сложности расчетов от 3-х дней до 1 года.
Пошаговое руководство подготовки ТЭО СЭД
Для примера за основу описания возьмем структуру ТЭО по ГОСТ 24.202-80, т.к. на текущий момент она имеет наиболее расширенную структуру и является официальной структурой для разработки технико-экономического обоснования.
В рассматриваемом далее примере, Технико-экономическое обоснование будет иметь следующую структуру:
Рассмотрим пример подготовки Технико-экономического обоснования на внедрение системы электронного документооборота для автоматизации работы с внутренними документами и договорами.
Раздел 1. Введение
В разделе приводится описание сроков начала и окончания работ, источники и порядок финансирования работ, перечень используемых нормативно-технических документов и другая общая информация.
Раздел 2. Характеристика объекта и существующей СЭД
В разделе приводится общая характеристика объекта автоматизации; организационная структура; автоматизированные и неавтоматизированные функции СЭД, существующие и потенциальные возможности; выявленные недостатки и возникающие затраты, а также потери при отсутствии автоматизируемой функциональности; характеристики готовности внедрения СЭД.
Таким образом, в этом разделе мы даем общее описание текущей ситуации, описываем существующее решение СЭД со всеми плюсами и минусами, и описываем потенциальные возможности.
Для этих целей мы проведем SWOT анализ для анализа эффективности или не эффективности существующей Системы электронного документооборота, ее сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков.
Почему именно SWOT анализ? Во-первых, он наиболее полно отразит интересующую нас информацию для описания данного раздела. Во-вторых, этот инструмент является самым распространенным среди Руководителей, т.к. отображает текущее состояние с сильными и слабыми сторонами и позволяет выявить направление, в котором нужно двигаться дальше, с использованием сильных сторон, чтобы исключить слабые стороны и минимизировать риски.
SWOT – это аббревиатура, используемая в менеджменте и маркетинге для определения сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей и рисков рассматриваемого объекта.
SWOT анализа для существующей Системы электронного документооборота в рамках нашего примера:
Для устранения выявленных рисков и угроз сразу фиксируем необходимость в рамках проекта предусмотреть:
- Для снятия негативного фона при внедрении и адаптации СЭД необходимо участие максимального числа сотрудников, которые будут работать в Системе. Когда сотрудники вовлечены на ранних этапах в проект и их мнение и пожелания учитываются, процесс адаптации системы всегда проходит более легко. И это вполне обоснованно, т.к. СЭД внедряется не для того чтобы внедрить Систему, а для того, чтобы именно этим сотрудникам было удобно в дальнейшем работать. Поэтому так важно по возможности учитывать пожелания сотрудников.
Если сотрудников много, и нет возможности индивидуального интервьюирования, то можно использовать метод опроса (составить бланк опроса и разослать всем сотрудникам, по спорным вопросам, провести дополнительное уточнение).
- Для контроля сроков и бюджета проекта необходимо тщательно подготовить детализацию требований и план реализации проекта. Детализация требований позволит как и Вашей компании понимать фиксированный объем работ, так и потенциальному Поставщику четко оценить время и стоимость выполнения работ. Выбрав достойного поставщика и согласовав с ним сроки – контролировать их исполнение.
- Изменения в процессах неизбежны. Необходимо заранее это понимать и предусматривать дальнейшую необходимость обновления регламентирующих документов.
Все это мы также можем отразить в Технико-экономическом обосновании, заранее предупредив вопросы Руководства.
Проведенный SWOT анализ также позволил нам выявить потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:
- Экономия на бумаге: расходы на канцтовары, такие как бумага, картриджи и т.п.
- Временные расходы на подготовку документов
- Временные расходы на согласование документов
- Финансовые расходы при отсутствии контроля по своевременному закрытию/пролонгации договоров
- Временные расходы по неэффективной работе сотрудников: дублирование действий, перегруженность подразделений по работе вне собственной зоны ответственности и др.
Наиболее часто среди таких потерь выделяют сокращение расходов на бумагу, принтер, рабочего времени сотрудников на поиск и обработку документов, – все эти величины достаточно измеримы и также могут быть использованы в расчете экономической эффективности.
По бумаге все достаточно просто. Вам нужно оценить количество и объем документопотока внутренних документов компании (уведомлений, служебных записок, докладных и т.д.) – элементарный перевод этих потоков документов в электронный вид и исключение оборота бумажных экземпляров существенно сократит вышеуказанные расходы.
Но есть и такие затраты, которые не так легко прогнозируемы, а величины их не только не прогнозируемы, но и порой критичны.
К таким затратам относится время, особенно время поиска необходимого документа в максимально короткие сроки. Документы могут запрашивать, как и судебные приставы, так и налоговая, а сроки всегда очень ограничены. Внедрение СЭД исключит риски по утери необходимых документов.
Кроме того, достаточно часто бывает, что сотрудники просто «утопают» в обилии и согласовании различных внутренних документов, при этом, не осознавая что часть документов дублируют друг друга, и не понимая для кого и зачем они формируют эти документы. Все это время. И при проектировании и оптимизации процессов при внедрении СЭД все подобного рода ситуации выявляются. Здесь эффект косвенный, в явном виде на этапе расчета ТЭО не прогнозируемый, но в результате более чем ощутимый.
Сокращение сроков по подготовке и внутреннему согласованию документов можно организовать за счет использования шаблонов различных типов документов.
Среди основных бизнес выгод при внедрении СЭД выделяют:
- исключение потери документов, за счет наличия и использования электронной версии документа;
- контроль комплектности документов;
- повышение уровня взаимодействия между сотрудниками подразделений и филиалами компании;
- повышение уровня исполнительской дисциплины, за счет средств мониторинга по работе с документами;
- обеспечение уровней информационной безопасности за счет разграничения уровня доступа к документам;
- сокращение временных затрат на обработку документов при регистрации документов, за счет использования средств потокового сканирования и настроенных шаблонов по автоматическому заполнению карточек документов;
- сокращение временных затрат при поиске документов и формировании различных отчетов.
Раздел 3. Цели, критерии и ограничения при внедрении СЭД
В разделе описываются цели и критерии внедрения СЭД. Также в разделе описываются ограничения.
Цели подготовки ТЭО могут быть разными. Порой разработка документов связанных с технико-экономическим обоснованием превращается в разработку дополнительных бюрократических документов, описывающих фиктивную выгоду от внедрения СЭД. Причин может быть несколько.
Основная причина заключается в выборе показателей для измерения эффективности внедрения СЭД. Для оценки реальной эффективности и экономической выгоды необходимо выбирать измеряемые показатели, для этого необходимо изначально при формировании цели внедрения СЭД формулировать цель так, чтобы она была в дальнейшем измерима.
Для формирования измеримой цели внедрения СЭД можно использовать общепринятую технологию формирования целей по SMART.
SMART – это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.
В качестве примера приведем показатели, которые потенциально можно использовать для измерений:
- Сроки выполнения поставленных задач, например, согласование документа;
- Сроки постановки, контроля и исполнения поручений по документам;
- Сроки подготовки отчетов;
- Сроки поиска документов, информации в документах и справочниках.
Эти же показатели можно использовать в дальнейшем как ключевые показатели эффективности (KPI, Key Performance Indicators).
KPI, Key Performance Indicators (Ключевые показатели эффективности) – это показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.
Раздел 4. Функции и задачи внедряемой СЭД
В разделе приводится описание планируемых для реализации функций и задач СЭД.
В нашем примере это будет описание автоматизируемых процессов согласования внутренних документов и договорной документации; доработка формы поиска и формирования отчетов.
(Продолжение следует…)
Автор: Е.С. Рожкова, часть статьи.
Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, 2014
Связанные статьи
Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 2)
loading...
Рожкова Елена
Ведущий специалист
Проектирование и описание бизнес процессов, сайтов, порталов и систем электронного документооборота
Загрузка ...
331 комментарий к статье “Разрабатываем ТЭО внедрения СЭД (часть 1)”