ocnova.ru

Описание процесса управления проектом 

Этапы жизненного цикла программного продукта мы уже рассмотрели в предыдущей статье. Теперь рассмотрим процесс управления проектами более подробно:

---

Инициализация проекта  

 

Любой проект начинается с инициализации.

Далее в каждой компании предусматривается свой порядок работы по проекту:

• В некоторых последовательность этапов минимальна
  

Например (1):

• Инициализация проекта
  
• Внутреннее согласование
  
• Реализация проекта

 

• В других же последовательность этапов может отличаться и состоять из множества этапов и подэтапов
  

  Например (2):
  

  • Инициализация проекта
    
  • Предварительное согласование проекта
    
  • Утверждение бюджета проекта
    
  • Утверждение ресурсов проекта
    
  • Защита проекта на проектном комитете
    
  • Реализация проекта
    

Этап реализации проекта включает основной и вспомогательные процессы.

---

Основной процесс реализации проекта
 

Основной процесс реализации проекта включает в себя этапы, обеспечивающие основное производство товара/услуги.

Например, в IT области, основной процесс производства состоит из типовых этапов:

• Анализ
  
• Проектирование
  
• Разработка
  
• Внедрение
  
• Эксплуатация
  

В зависимости от специфики вашего проекта, этапы могут отличаться.

---

Основные роли
 

Можно выделить основные роли в процессе управления проектами:

• Исполнители
  
• Руководитель проекта
  
• Куратор проектов
  

При этом как Руководителю, так и Куратору проектов необходимо постоянно контролировать ход работ, и управлять как основными процессами производства, так и вспомогательными.

---

Вспомогательные процессы управления проектом

• Планирование проекта (ресурсы, сроки, бюджет, составление графика, выбор метрических показателей)

• Мониторинг и контроль хода реализации проекта (в рамках процесса осуществляется отслеживание хода проекта, оценка альтернатив хода проекта, управление требованиями, оценка бюджета, оценка трудозатрат, контроль показателей проекта)

• Управление субподрядчиками
  

• Управление рисками
  

• Управление качеством продукта
  

• Управление командой проекта (подбор команды, оценка загрузки и производительности)

• Управление вопросами интеллектуальной собственности
  

• Управленческая отчетность и документирование

Руководителю проекта необходимо держать на контроле огромное количество информации.

---

IT Системы 

Существует большое количество информационных систем, поддерживающих и автоматизирующих работу руководителей проектов.

Наиболее распространенный инструмент – MS Project, позволяющий формировать календарный план проекта, определять контрольные фазы проекта и распределять ресурсы.

Также существуют самостоятельные информационные системы поддерживающие работу руководителей проекта.

Типовая проблема существующих систем состоит в необходимости заполнения и фиксации информации непосредственно руководителем проекта. В условиях ограниченности времени и наличия дополнительных административных задач, не каждый руководитель проектов может уделить достаточное количество времени на ведение и фиксацию истории и учета проектной деятельности в режиме on-line.

Эффективное решение данной проблемы состоит в автоматизации и организации процесса работы исполнителей таким образом, чтобы статусы работ, как по исполнителям, так и по всему проекту обновлялись в режиме on-line.

---

Обзор системы ELMA Проекты +
 

В процессе анализа этого решения я была приятно удивлена, т.к. обнаружила встроенные инструменты, которых мне самой не хватало в процессе проектной работы и приходилось постоянно «дергать» как смежные подразделения, так и сотрудников. Кроме того, всегда стояла проблема в фиксации частных договоренностей по задачам проекта: переписка терялась, версии множились, историю событий было сложно восстановить, особенно при изменениях в составе проектной команды.

Еще забавнее обстояло дело с учетом: например, бюджетные статьи по проектам –приходилось учитывать в одной системе; в другой – планировать проект; в другой – осуществлять учет проектной документации; а в следующей ставить задачи исполнителям. Вам это ничего не напоминает?

К сожалению, я сталкивалась с такой организацией работы, и ни в одной компании.. случай достаточно распространенный.

Теперь от лирики, к обзору.. и так..

---

Общее описание

Система ELMA Проекты + ориентирована на организацию работы: Кураторов проектов, руководителей проектов и исполнителей.

Для каждого из них предусматривается свой формат представления рабочего пространства и различный уровень доступа, в зависимости от полномочий в проекте.

Система ELMA Проекты + покрывает поддержку полного цикла управления проектом:

• Планирование проекта
  

• Управление командой проекта и управление коммуникациями
  

• Реализацию проекта и контроль хода выполнения проекта
  

• Учет проектной документации
  

• Контроль бюджета и трудозатрат проекта
  

• Контроль сроков проекта
  

• Управление рисками
  

• Процессы согласования и утверждения проектной документации

---

Основные принципы работы

Руководитель проекта разрабатывает календарный план проекта в привычном для себя MS Project, назначает исполнителей работ, определяет загрузку и т.п. При загрузке файла в Систему ELMA Проекты +, Система автоматически создает задачи и назначает, в соответствии с файлом MS Project исполнителей. Каждый исполнитель получает свой набор задач на исполнение с проставленными сроками и приоритетами.

По мере исполнения задач Исполнителями, Руководитель и Куратор проекта видят ход проекта и текущий статус реализации проекта.

---

Основные функциональные модули

Теперь рассмотрим функциональные возможности системы ELMA Проекты + более подробно.

Рисунок 1.Функциональная архитектура Системы ELMA Проекты +

Система ELMA Проекты + поддерживает работу по:

• Управлению проектом.
  

  Предоставляется возможность календарного планирования, планирование ресурсов и бюджета проекта. Возможность контроля ключевых фаз проекта.
  

  Предусмотрен функционал по созданию и использованию шаблонов проектов: возможность использования пред настроенного плана проекта, проектных ролей, структуры папок для проектных документов, структура бюджета проекта.
  

• Управление проектной документацией.
  

  Поддерживаются стандартные функции электронного документооборота: учет документов с привязкой к проектам, учет версий документов, учет связей между проектными документами. Поддерживается возможность отправки документа по процессу согласования/утверждения.
  

• Управление коммуникациями с проектной командой.
  

  По каждой задачи проекта, по каждому документу и в целом по ходу проекта возможна организация on-line взаимодействия с командой проекта.
  

• Управление бюджетом проекта.
  

  Контроль поступлений и платежей, контроль доходов, расходов и финансового результата. Предусматривается возможность интеграции с системами бухгалтерского учета для предоставления оперативной информации по проекту.
  

• Работа с задачами по проекту.
  

  Назначение, исполнение и контроль исполнения задач в рамках проекта отслеживаются в режиме on-line. Предусмотрена система учета затраченного времени на выполнение конкретной проектной задачи. Для автоматизации работы по проектам возможно подключение дополнительного модуля ELMA BPM, предоставляющего расширенные возможности по проектированию и автоматизации рабочих процессов.
  

• Управление рисками.
  

  Система поддерживает учет и мониторинг рисков по проекту.
  

---

• Пример отображения рабочего места руководителя проектов:
  

• Контроль ключевых этапов проекта:
  

• Возможность отслеживания динамики реализации проектов
  

• Наличие встроенных справочников:
  

Система ELMA Проекты + поддерживает работу всех основных и вспомогательных процессов управления проектом, позволяя координировать и контролировать работу всех участников процесса.

———–

Используемые ресурсы:
DEMO ELMA BPM – Система управления бизнес-процессами

Проекты+: Управляйте результатом. Планирование, контроль, управление, 4.0 out of 5 based on 2 ratings