ocnova.ru

Договор представляет собой соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 Гражданского кодекса РФ). А что «Договор» представляет из себя  с точки зрения IT?

Рассмотрим схему документооборота для договора

Если разбирать стадии создания договора с нуля «по полочкам», то процесс создания договора состоит из следующих стадий:

1. Предварительный процесс формирования проекта договора
2. Процесс создания  и согласования проекта договора
   1. Инициирование потребности в работах/услугах
   2. Анализ рынка
   3. Планирование источников финансирования
   4. Выбор поставщика
   5. Выявление предварительных условий договора
3. Подпись и регистрация договора
4. Исполнение договора
5. Списание договора в архив

Обычно, системы, автоматизирующие договорную деятельность (далее САДД), затрагивают все стадии создания договора схемы документооборота, кроме предварительного процесса формирования проекта договора.

Возможный перечень ролей в САДД:

Куратор

– автор документа, который создает/импортирует, отправляет на согласование, вносит исправления по замечаниям, выданным согласантами, регистрирует и рассылает документ на ознакомление.

Согласант, Согласующий

– сотрудник, указанный как согласующее лицо. Может являться Исполнителем по договору.

Контролирующие сотрудники

– список сотрудников, которые явно не участвуют в процессе, но имеют возможность просматривать документ и получают уведомления по электронной почте обо всех действиях с документом одновременно с Согласантами.

Подписант

– лицо, окончательно утверждающее документ.

Также большинство систем (САДД) позволяют осуществлять контроль времени согласования договоров, задавать правила согласования договоров (как фиксированные, так и динамические, которые можно настраивать для каждого отдельного договора), осуществлять рассылку уведомлений, осуществлять досогласование договоров (возвращаться на предыдущие этапы), осуществлять как последовательное, так и параллельное согласование, автоматическое списание в архив (согласно регламенту).

Перечень архивных документов, регламент их хранения и номенклатура дел определяется в соответствии с действующими регламентами Компании и ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело.

Общая схема бизнес-процесса для договора представлена на схеме.

————

Автор: Рожкова Елена

См. похожие статьи по теме: