ocnova.ru

Все Компании используют абсолютно разные подходы к построению электронных архивов. Наиболее часто встречающийся подход: Сканирование документов, перевод документов в электронный вид, организация структурированного электронного хранилища.

При большом количестве документопотока используют потоковые станции сканирования, которые существенно упрощают сканирование и распознавание большого объема документов.

Структурированное хранилище электронных документов обычно формируется по организационной структуре, по видам предоставляемых услуг, по видам проектов, по видам документов и др.

Например, в отделе Маркетинга наиболее актуальны подборки актуальных материалов по предоставляемым продуктам/услугам, а в производственных и функциональных отделах наиболее актуальными будут подборки в разрезах проектного документооборота, в делопроизводственном отделе будет более интересны подборки по видам документов (входящие, исходящие, внутренние и др.). Технологически все эти настройки могут настраиваться таким образом, что каждый пользователь в электронном архиве документов будет видеть документы в удобном для него представлении.

На практике, для организации электронного архива по различным источникам возникновения (email, факс, корреспонденция, получаемая через «Почту России», курьера и др.) используют различные подходы и технологические решения:

Подсистемы потокового сканирования

• позволяют обрабатывать и структурировать бумажные версии документов и большинство таких программ по обработке сканированных документов также поддерживают обработку email переписки, которая поступает на корпоративный email.

Такие системы поддерживают структурированный электронный архив поступающих в компанию документов, но сами по себе Архивом не являются, т.к. поддерживают преобразование документов в нужных форматах с преднастроенным перечнем свойств (атрибутов) документа. После обработки документы обычно размещаются в файловом хранилище.

Подсистемы по обработке факсимильных сообщений 

• позволяют обрабатывать и структурировать факсимильные сообщения. Для работы также используют сканер.
  

Такие системы поддерживают структурированный электронный архив поступающих в компанию факсимильных документов.

Системы электронного документооборота 

• позволяют поддерживать процесс первоначального создания, согласования, подписания, регистрации и учета официальных корпоративных документов компании, отслеживать сроки хранения документов, поддерживать политику информационной безопасности и др.
  

Поддерживают структурированный электронный архив формируемых в компании официальных документов.

• В некоторых компаниях, где работа с Архивом наиболее регламентирована и структурно выделен Архивный отдел (Архив), в котором работает Архивариус, выделяют электронный архив документов для поддержки работы Архивариуса.
  

Электронный Архив документов 

• позволяет обрабатывать и поддерживать все корпоративные документы, подлежащие хранению.

 Обычно для таких систем автоматизируют процесс передачи документов в архив, выдачи документов по запросу и контроль возврата документов в Архив, опять же учет сроков хранения по каждому документу, настраивают интеграционное взаимодействие со всеми информационными системами компании, которые поддерживают работу с документами, подлежащими архивному хранению.

Некоторые компании нанимают сторонние организации, которые включают в свой пакет услуг: сканирование документов, перевод документов в электронный вид, учет документов, хранение бумажных и электронных версий документов, предоставление бумажных и электронных версий документов по запросу.

———–
Автор: Рожкова Елена

Комментарий к статье «Электронный архив в крупной строительной организации», журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №6 (30) 2013