Главная » Аналитика » Критерии оценки СЭД для сравнительного анализа
Окт
25

В рамках работы с системами электронного документооборота (СЭД) столкнулась с проблемой, что на текущий момент рынок предлагает огромное количество СЭД, реализующих в целом схожие задачи!

Но как выбрать из такого разнообразия наилучшую систему конкретно для вас, и как вообще среди них осуществлять выбор?! Ведь обзоры решений так похожи..  А решаемые задачи и подзадачи могут быть разными..

Мной была разработана система критериев оценки СЭД, из которой наглядно видны конкретные преимущества и недостатки систем при проведении их сравнительного анализа. Данные критерии ни коем образом не претендуют на стандартный набор критериев оценки СЭД, но лично для меня оказались достаточно удобным средством, которым я пользуюсь и по сей день..

Сгруппировав критерии, были выделены следующие наборы критериев оценки СЭД:

  • Доступ к СЭД;
  • Основной функционал;
  • Вспомогательный функционал;
  • Безопасность;
  • Интеграционные возможности;
  • Местоположение компании- вендора;
  • Средства обмена данными.
  • Поддержка обучения;
  • Временные показатели;
  • Технические возможности:
    • Возможные средства разработки;
    • Поддержка различных ОС;
    • Тип поддерживаемой СУБД.
  • Стоимостные показатели.

Далее рассмотрим, что данные группы критериев оценки СЭД в себя включают.


Доступ к СЭД:
  • Возможность работы СЭД через Интернет;
  • Возможность работы СЭД в стационарном режиме;
  • Возможность удаленной работы пользователя (КПК).

Основной функционал:
  • Входящие документы;
  • Исходящие документы;
  • ОРД;
  • Внутренние документы;
  • Служебная переписка;
  • Договора;
  • Архив;
  • Поддержка коллективной работы и создания документов;
  • Формирование заданий и поручений;
  • Контроль исполнения заданий и поручений;
  • Возможность проведения конференций;
  • Полнотекстовый поиск.

Вспомогательный функционал:
  • Наличие встроенных механизмов проверки орфографии;
  • Возможность описания бизнес-процессов с помощью нотаций (IDEF, ARIS, UML). И интеграция этого модуля с СЭД;
  • Построение графической карты маршрутизации документов;
  • Встроенные средства перевода с иностранных языков;
  • Средства автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных;
  • Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов (робоворд);
  • Наличие макетов отчетов;
  • Поддержка иерархических справочников;
  • Использование системы напоминаний по e-mail;
  • Использование системы напоминаний по sms;
  • Поддержка версионности документов;
  • Механизм контроля повторного ввода документов;
  • Встроен генератор отчетов Business Objects Crystal Reports XI.

Безопасность:
  • Поддержка ЭЦП;
  • Возможность шифрования данных;
  • Поддержка системы бэкапирования, работы в кластере;
  • Аудит всех действий пользователей СЭД;
  • Способ защиты аппаратный;
  • Способ защиты программный;
  • Способ защиты программно-аппаратный;

Интеграционные возможности:
  • Программные интерфейсы API;
  • Интеграция с офисными приложениями MS Office;
  • Интеграция с программами электронной почты MS OutLook;
  • Интеграция с программами электронной почты LotusNotes;
  • Интеграция с программами электронной почты Novell GroupWise;
  • Интеграция с программами электронной почты (другие);
  • Интеграция с Active Directory;
  • Интеграция с КриптоПро;
  • Интеграция с ЛанКрипто;
  • Интеграция с Сигнал – КОМ;
  • Интеграция с базовым криптопровайдером Microsoft (CSP);
  • Интеграция с  Тумар CSP (Республика Казахстан);
  • Интеграция с Энигма (Республика Беларусь);
  • Интеграция с Авест (Республика Беларусь);
  • Интеграция с UNICERT-ГОСТ;
  • Интеграция с VSER PKI;
  • Интеграция с MS SharePoint Server;
  • Интеграция с ERP системами;
  • Интеграция с автоматизированными банковскими системами (АБС);
  • Интеграция с CRM системами;
  • Интеграция с системами SAP;
  • Интеграция с CAD/CAM системами;
  • Интеграция с AutoCad;
  • Интеграция с  OpenOffice.org;
  • Интеграция с SAP Crystal Reports;
  • Интеграция с системами гарантированной доставки сообщений IBM WebSphere MQ Series и MSMQ;
  • Поддержка LDAP;
  • Поддержка ИС 1С

 

  • Средства обмена данными:
    • Обмен данными  через XML;
    • Обмен данными  через OLE;
    • Обмен данными  через web-сервисы;
    • Обмен данными через File Oriented Application.

Местоположение компании- вендора:
  • Офис компании вендора находится в Москве.

Поддержка обучения:
  • Наличие инструментов для дистанционного обучения пользователей;
  • Наличие обучающих курсов по работе с программой;
  • Наличие обучающих курсов по настройке программы.

Временные показатели:
  • Срок предоставления демо-версии;
  • Срок обновления ПП;
  • Срок обслуживания уже приобретенного ПП.

Технические возможности:
  • Отсутствие программных ограничений по объему хранимых документов;
  • Штрих-кодирование печатных документов;

 

  • Возможные средства разработки:
    • XML;
    • XSLT;
    • DOM;
    • COM;
    • SAX2;
    • DTD;
    • VB;
    • ODMA;
    • WFMC;
    • J2EE;
    • JAVA;
    • HTML;
    • MICROSOFT VISIAL BASIC;
    • C, C++.

 

  • Поддержка различных ОС:
    • Windows 2000/2003/XP/Vista
    • SUN Solaris;
    • HP Unix;
    • Linux;
    • AIX;
    • MCBC.

 

  • Тип поддерживаемой СУБД:
    • Microsoft SQL;
    • Oracle;
    • DB2;
    • Sybase.

Стоимостные показатели:

Перед оценкой стоимости определяется базовый набор необходимого функционала, после чего, каждая компания по внедрению системы сможет дать вам оценку по необходимому набору лицензий,  стоимости и срокам внедрения.

Оценка лицензионной политики в рамках данного обзора не рассматривается, т.к. как показала практика, набор лицензий и их использование – у каждого поставщика СЭД индивидуальный, и сравнению, на мой взгляд, не подлежит.

 

От себя хочу заметить, что хотя по общей функциональности большинство СЭД одинаковы (естественно, у каждого представителя могут быть свои дополнительные преимущества), но на что абсолютно точно нужно уделить внимание, это на объем хранимых документов. Если объем хранимых данных в Компании не существенен, то, возможно, и самая простая по функциональности СЭД сможет удовлетворить необходимые потребности! А вот если объем велик, то к подбору системы электронного документооборота нужно подойти более серьезно.

 

Если у вас есть комментарии и предложения по дополнительным критериям и группировкам существующих критериев оценки – будем рады видеть Ваши предложения в комментариях к данной статье!

 

————

Автор: Рожкова Елена

Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

GD Star Rating
loading...
Критерии оценки СЭД для сравнительного анализа, 5.0 out of 5 based on 6 ratings

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

, ,

Добавить ответ