ocnova.ru

В рамках работы с системами электронного документооборота (СЭД) столкнулась с проблемой, что на текущий момент рынок предлагает огромное количество СЭД, реализующих в целом схожие задачи!

Но как выбрать из такого разнообразия наилучшую систему конкретно для вас, и как вообще среди них осуществлять выбор?! Ведь обзоры решений так похожи..  А решаемые задачи и подзадачи могут быть разными..

Мной была разработана система критериев оценки СЭД, из которой наглядно видны конкретные преимущества и недостатки систем при проведении их сравнительного анализа. Данные критерии ни коем образом не претендуют на стандартный набор критериев оценки СЭД, но лично для меня оказались достаточно удобным средством, которым я пользуюсь и по сей день..

Сгруппировав критерии, были выделены следующие наборы критериев оценки СЭД:

• Доступ к СЭД;
• Основной функционал;
• Вспомогательный функционал;
• Безопасность;
• Интеграционные возможности;
• Местоположение компании- вендора;
• Средства обмена данными.
• Поддержка обучения;
• Временные показатели;
• Технические возможности:
  • Возможные средства разработки;
  • Поддержка различных ОС;
  • Тип поддерживаемой СУБД.
• Стоимостные показатели.

Далее рассмотрим, что данные группы критериев оценки СЭД в себя включают.

Доступ к СЭД:

• Возможность работы СЭД через Интернет;
• Возможность работы СЭД в стационарном режиме;
• Возможность удаленной работы пользователя (КПК).
  

  ---

Основной функционал:

• Входящие документы;
• Исходящие документы;
• ОРД;
• Внутренние документы;
• Служебная переписка;
• Договора;
• Архив;
• Поддержка коллективной работы и создания документов;
• Формирование заданий и поручений;
• Контроль исполнения заданий и поручений;
• Возможность проведения конференций;
• Полнотекстовый поиск.
  

  ---

Вспомогательный функционал:

• Наличие встроенных механизмов проверки орфографии;
• Возможность описания бизнес-процессов с помощью нотаций (IDEF, ARIS, UML). И интеграция этого модуля с СЭД;
• Построение графической карты маршрутизации документов;
• Встроенные средства перевода с иностранных языков;
• Средства автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных;
• Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов (робоворд);
• Наличие макетов отчетов;
• Поддержка иерархических справочников;
• Использование системы напоминаний по e-mail;
• Использование системы напоминаний по sms;
• Поддержка версионности документов;
• Механизм контроля повторного ввода документов;
• Встроен генератор отчетов Business Objects Crystal Reports XI.
  

  ---

Безопасность:

• Поддержка ЭЦП;
• Возможность шифрования данных;
• Поддержка системы бэкапирования, работы в кластере;
• Аудит всех действий пользователей СЭД;
• Способ защиты аппаратный;
• Способ защиты программный;
• Способ защиты программно-аппаратный;
  

  ---

Интеграционные возможности:

• Программные интерфейсы API;
• Интеграция с офисными приложениями MS Office;
• Интеграция с программами электронной почты MS OutLook;
• Интеграция с программами электронной почты LotusNotes;
• Интеграция с программами электронной почты Novell GroupWise;
• Интеграция с программами электронной почты (другие);
• Интеграция с Active Directory;
• Интеграция с КриптоПро;
• Интеграция с ЛанКрипто;
• Интеграция с Сигнал – КОМ;
• Интеграция с базовым криптопровайдером Microsoft (CSP);
• Интеграция с  Тумар CSP (Республика Казахстан);
• Интеграция с Энигма (Республика Беларусь);
• Интеграция с Авест (Республика Беларусь);
• Интеграция с UNICERT-ГОСТ;
• Интеграция с VSER PKI;
• Интеграция с MS SharePoint Server;
• Интеграция с ERP системами;
• Интеграция с автоматизированными банковскими системами (АБС);
• Интеграция с CRM системами;
• Интеграция с системами SAP;
• Интеграция с CAD/CAM системами;
• Интеграция с AutoCad;
• Интеграция с  OpenOffice.org;
• Интеграция с SAP Crystal Reports;
• Интеграция с системами гарантированной доставки сообщений IBM WebSphere MQ Series и MSMQ;
• Поддержка LDAP;
• Поддержка ИС 1С

• Средства обмена данными:
  • Обмен данными  через XML;
  • Обмен данными  через OLE;
  • Обмен данными  через web-сервисы;
  • Обмен данными через File Oriented Application.
    

    ---

Местоположение компании- вендора:

• Офис компании вендора находится в Москве.
  

  ---

Поддержка обучения:

• Наличие инструментов для дистанционного обучения пользователей;
• Наличие обучающих курсов по работе с программой;
• Наличие обучающих курсов по настройке программы.
  

  ---

Временные показатели:

• Срок предоставления демо-версии;
• Срок обновления ПП;
• Срок обслуживания уже приобретенного ПП.
  

  ---

Технические возможности:

• Отсутствие программных ограничений по объему хранимых документов;
• Штрих-кодирование печатных документов;

• Возможные средства разработки:
  • XML;
  • XSLT;
  • DOM;
  • COM;
  • SAX2;
  • DTD;
  • VB;
  • ODMA;
  • WFMC;
  • J2EE;
  • JAVA;
  • HTML;
  • MICROSOFT VISIAL BASIC;
  • C, C++.

• Поддержка различных ОС:
  • Windows 2000/2003/XP/Vista
  • SUN Solaris;
  • HP Unix;
  • Linux;
  • AIX;
  • MCBC.

• Тип поддерживаемой СУБД:
  • Microsoft SQL;
  • Oracle;
  • DB2;
  • Sybase.
    

    ---

Стоимостные показатели:

Перед оценкой стоимости определяется базовый набор необходимого функционала, после чего, каждая компания по внедрению системы сможет дать вам оценку по необходимому набору лицензий,  стоимости и срокам внедрения.

Оценка лицензионной политики в рамках данного обзора не рассматривается, т.к. как показала практика, набор лицензий и их использование – у каждого поставщика СЭД индивидуальный, и сравнению, на мой взгляд, не подлежит.

От себя хочу заметить, что хотя по общей функциональности большинство СЭД одинаковы (естественно, у каждого представителя могут быть свои дополнительные преимущества), но на что абсолютно точно нужно уделить внимание, это на объем хранимых документов. Если объем хранимых данных в Компании не существенен, то, возможно, и самая простая по функциональности СЭД сможет удовлетворить необходимые потребности! А вот если объем велик, то к подбору системы электронного документооборота нужно подойти более серьезно.

Если у вас есть комментарии и предложения по дополнительным критериям и группировкам существующих критериев оценки – будем рады видеть Ваши предложения в комментариях к данной статье!

————

Автор: Рожкова Елена