Главная » Аналитика » Преимущества при внедрении СЭД
Апр
06

Как не один раз уже отмечалось, системы электронного документооборота  предназначены для обеспечения сохранности и доступности документов, при этом обеспечивая возможность оперативной обработки документов.

 

Общепринятый функциональный набор СЭД обычно предоставляет возможности для осуществления:

  • Учета и обработки документов (входящие, исходящие, внутренние  и др.).
  • Учета обращения граждан.
  • Управления договорной деятельности.
  • Совместной работы над документами.
  • Назначения поручений и контроля их исполнения.
  • Ведения  номенклатуры дел.
  • Учета бланков строгой отчетности.
  • Формирования отчетных документов.
  • Электронного архива документов.
  • Полнотекстового поиска.
  • Автоматизация учета входящих документов за счет средств потокового сканирования.

В расширенном варианте, функционал СЭД может предоставлять возможности для осуществления:

  • Управления проектной деятельностью.
  • Учета документов для претензионной работы.
  • Согласования заявок/заявлений.
  • Организации проектных рабочих кабинетов (рабочих областей).
  • Использования календаря событий / мероприятий .
  • Ведения блогов (ECM системы).
  • Ведения форумов (ECM системы).
  • Он-лайн конференций (ECM системы).
  • Он-лайн переписки/ мессенджеры  (ECM системы).
  • Ведения базы знаний wiki (ECM системы).
  • Управления Email контентом (ECM системы).
  • Управления медиа-контектом (ECM системы).
  • И другое (специфика от  вендоров различных систем).

Среди основных преимуществ обычно выделяют:

  • Обеспечение единого хранилища документов.
  • Обеспечение достоверности   данных.

Вообще,  при описании преимуществ использования СЭД обычно их объединяют для всех участников процесса..  образно говоря, все яйца кладут в одну корзину..  При этом забывая, что для каждого участника СЭД предоставляет свой набор преимуществ. Приведем пример..

  

Что внедрение СЭД  обеспечивает для Руководителей?
  • Предоставляет оперативные средства для получения информации.
  • Повышает управляемость процессов.
  • Позволяет организовать совместную работу над документами.
  • Позволяет делегировать задачи по подготовке и согласованию документов.
  • Предоставляет средства для оперативного контроля исполнительской дисциплины.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Секретарей?
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов.
  • Облегчает подготовку мероприятий.
  • Повышает качество подборки материалов за счет достоверности данных.
  • Предоставляет средства для оперативного контроля исполнения поручений.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Конструкторских и технологических служб?
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов.
  • Повышает актуальность данных документов.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Юристов?
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов (например, договоров).
  • Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов.
  • Повышает актуальность данных документов.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Финансовых служб?
  • Повышает надежность данных документов.
  • Обеспечивает сохранность документов.
  • Повышает скорость получения документов (например, при взаимодействии головного офиса и филиалов).
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов (например, для проверок контролирующих органов).
  • Снижает расходы на хранение документов.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников ИТ служб?
  • Обеспечивает информационную безопасность компании.
  • Предоставляет возможность масштабирования системы.
  • Обеспечивает единое информационное пространство, в том числе за счет интеграции со смежными системами.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Делопроизводителя?
  • Сокращает объем документооборота, в том числе бумажного.
  • Предоставляет оперативные средства для получения информации.
  • Обеспечивает централизованное хранение документов.
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки по обработке документов.
  • Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов.

 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Конечного исполнителя?
  • Обеспечивает регламентированность процесса по работе с документами.
  • Обеспечивает прозрачность процесса исполнения поручений.
  • Обеспечивает средствами совместной работы над документами.
  • Сокращает сроки рассмотрения документов, обращений, запросов и заявок.
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.

 

Данный перечень возможных преимуществ  не конечен, преимуществ от внедрения СЭД может быть множество. Многое зависит от первоначальных целей внедрения СЭД и специфики работы компании.

 

Если вы можете дополнить этот перечень, мы были бы Вам очень благодарны..

Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

GD Star Rating
loading...
Преимущества при внедрении СЭД, 5.0 out of 5 based on 2 ratings

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

, ,

3 Комментария к статье “Преимущества при внедрении СЭД”

  1. Август 24th, 2012 at 14:46 | #1

    Занятно пишете, жизненно. Все-таки, для того, чтобы делать по-настоящему интересный блог, нужно не только сообщать о чем-то, но и делать это в интересной форме:)

    • Август 24th, 2012 at 15:15 | #2

      Согласна! Все обзоры обычно писала в сухой форме, чтобы без эмоций было, только по сути вопроса.. а в какой форме лучше?

  2. Maxim
    Сентябрь 29th, 2013 at 06:40 | #3

    А мне понравилось – наоборот, без рюшек – всё, что необходимо, и по существу … Только актуализировать надо документ :)

Добавить ответ