ocnova.ru

Продолжаем наши публикации..

Сегодня тематика будет до боли простая и до боли необходимая – стандартный набор атрибутов для СЭД  с разбивкой по видам документов.

Набор атрибутов назовем  «стандартным» условно, т.к. понятное дело, у каждого производителя СЭД могут быть предусмотрены свои дополнительные атрибуты. Кроме того, итоговый набор атрибутов формируется по результатам обследования и требованиям Клиента.

Тем не менее, после реализации ряда проектов, можно обобщить наиболее часто используемые атрибуты:

Исходящие документы (письма, факсы и др.)

• Дата создания
• Краткое содержание
• Количество листов
• Количество листов в приложениях
• Способ отправки
• Внешние адресаты (Контрагенты)
• Внутренние адресаты
• Дата регистрации
• Рег. номер
• Дата фактической  отправки
• Статус документа
• Местоположение документа

Входящие документы (письма, факсы и др.)

• Дата регистрации
• Рег. номер
• Краткое содержание
• Количество листов
• Количество листов в приложениях
• Способ получения
• Корреспондент
• Номер у корреспондента
• Дата у корреспондента
• Адресаты
• Обнаружена не комплектность
• Статус документа
• Местоположение документа

ОРД (приказы, распоряжения, указания и др.)

• Дата создания
• Краткое содержание
• Дата регистрации
• Рег. Номер
• Статус документа
• Местоположение документа

По аналогии с ОРД организуются и прочие виды внутренней документации (служебные записки, протоколы и др.)

Договоры

• Дата создания
• Название
• Сумма договора (в руб.)
• Срок договорных отношений с..  по..
• Контрагент
• Контактное лицо от Контрагента
• Контрагент завизировал договор
• Дата регистрации
• Рег. номер
• Наличие оригинала договора
• Статус документа
• Местоположение документа

В последнее время распространена автоматизация процессов по работе со счетами на оплату. Также приведем  укрупненный  набор возможных атрибутов:

Счета на оплату

• Дата создания
• Назначение
• Контрагент
• Общая сумма (заявленная/утвержденная  сумма в рублях)
• Объект финансирования
• Цель расходования
• Номер счета Контрагента
• Дата регистрации
• Рег. Номер
• Статус документа
• Местоположение документа

Договоры и счета на оплату могут быть как в валюте «рубли», так и в любой другой валюте (для этих целей обычно организуют валютный справочник с интеграцией и пересчетом курсов валют).

Для каждого вида документа, в зависимости от специфики деятельности Клиента, можно также осуществлять учет документов в следующих разрезах:

• Тип документа (и дополнительная классификация)
• Название проекта
• Код документа (внутренний код документа, используемый для идентификации документа до его регистрации)
• Номер бланка (для организаций с подотчетным количеством  официальных бланков)

Каждая Компания обладает своей спецификой, которую обязательно необходимо учитывать при проектировании СЭД.  Для каждой Компании возможен свой набор атрибутов.