ocnova.ru

Как не один раз уже отмечалось, системы электронного документооборота  предназначены для обеспечения сохранности и доступности документов, при этом обеспечивая возможность оперативной обработки документов.

Общепринятый функциональный набор СЭД обычно предоставляет возможности для осуществления:

• Учета и обработки документов (входящие, исходящие, внутренние  и др.).
• Учета обращения граждан.
• Управления договорной деятельности.
• Совместной работы над документами.
• Назначения поручений и контроля их исполнения.
• Ведения  номенклатуры дел.
• Учета бланков строгой отчетности.
• Формирования отчетных документов.
• Электронного архива документов.
• Полнотекстового поиска.
• Автоматизация учета входящих документов за счет средств потокового сканирования.
  

  ---

В расширенном варианте, функционал СЭД может предоставлять возможности для осуществления:

• Управления проектной деятельностью.
• Учета документов для претензионной работы.
• Согласования заявок/заявлений.
• Организации проектных рабочих кабинетов (рабочих областей).
• Использования календаря событий / мероприятий .
• Ведения блогов (ECM системы).
• Ведения форумов (ECM системы).
• Он-лайн конференций (ECM системы).
• Он-лайн переписки/ мессенджеры  (ECM системы).
• Ведения базы знаний wiki (ECM системы).
• Управления Email контентом (ECM системы).
• Управления медиа-контектом (ECM системы).
• И другое (специфика от  вендоров различных систем).
  

  ---

Среди основных преимуществ обычно выделяют:

• Обеспечение единого хранилища документов.
• Обеспечение достоверности   данных.

Вообще,  при описании преимуществ использования СЭД обычно их объединяют для всех участников процесса..  образно говоря, все яйца кладут в одну корзину..  При этом забывая, что для каждого участника СЭД предоставляет свой набор преимуществ. Приведем пример..

Что внедрение СЭД  обеспечивает для Руководителей?

• Предоставляет оперативные средства для получения информации.
• Повышает управляемость процессов.
• Позволяет организовать совместную работу над документами.
• Позволяет делегировать задачи по подготовке и согласованию документов.
• Предоставляет средства для оперативного контроля исполнительской дисциплины.

Что внедрение СЭД обеспечивает для Секретарей?

• Сокращает сроки поиска необходимых документов.
• Сокращает сроки для подготовки документов.
• Облегчает подготовку мероприятий.
• Повышает качество подборки материалов за счет достоверности данных.
• Предоставляет средства для оперативного контроля исполнения поручений.

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Конструкторских и технологических служб?

• Сокращает сроки поиска необходимых документов.
• Сокращает сроки для подготовки документов.
• Повышает актуальность данных документов.

Что внедрение СЭД обеспечивает для Юристов?

• Сокращает сроки поиска необходимых документов.
• Сокращает сроки для подготовки документов (например, договоров).
• Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов.
• Повышает актуальность данных документов.

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Финансовых служб?

• Повышает надежность данных документов.
• Обеспечивает сохранность документов.
• Повышает скорость получения документов (например, при взаимодействии головного офиса и филиалов).
• Сокращает сроки поиска необходимых документов (например, для проверок контролирующих органов).
• Снижает расходы на хранение документов.

Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников ИТ служб?

• Обеспечивает информационную безопасность компании.
• Предоставляет возможность масштабирования системы.
• Обеспечивает единое информационное пространство, в том числе за счет интеграции со смежными системами.

Что внедрение СЭД обеспечивает для Делопроизводителя?

• Сокращает объем документооборота, в том числе бумажного.
• Предоставляет оперативные средства для получения информации.
• Обеспечивает централизованное хранение документов.
• Сокращает сроки поиска необходимых документов.
• Сокращает сроки по обработке документов.
• Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов.

Что внедрение СЭД обеспечивает для Конечного исполнителя?

• Обеспечивает регламентированность процесса по работе с документами.
• Обеспечивает прозрачность процесса исполнения поручений.
• Обеспечивает средствами совместной работы над документами.
• Сокращает сроки рассмотрения документов, обращений, запросов и заявок.
• Сокращает сроки поиска необходимых документов.

Данный перечень возможных преимуществ  не конечен, преимуществ от внедрения СЭД может быть множество. Многое зависит от первоначальных целей внедрения СЭД и специфики работы компании.

Если вы можете дополнить этот перечень, мы были бы Вам очень благодарны..