ocnova.ru

Рассмотрим модель бизнес процесса потокового сканирования текста для организации электронного архива документов

Назначение: 

предназначено для автоматизации перевода бумажных документов в электронный вид, создание электронного документооборота и электронного архива документов.

---

Функции потокового сканирования включают: 

–        Предварительное формирование штрих-кодов

–        Формирование сканированного образа документа

–        Формирование электронной учётной карточки, содержащей электронный образ отсканированного документа

–        Передачу корректно отсканированного электронного образа документа в БД

---

Возможно осуществление потокового сканирования в пакетном режиме. 

При этом  каждый пакет документов для сканирования может идентифицироваться по:

–        Количеству указанных страниц

–        Пустым страницам-разделителям

–        Штрих-кодам

 

Возможный вариант идентификации пакета сканирования определяется настройками сканирования.

---

Преимущества использования потокового сканирования для организации электронного архива документов:

–        Снижение трудозатрат на ввод информации в базы данных

–        Возможность замены бумажного документооборота и бумажных архивов электронной системой документооборота

–        Повышение эффективности управления документами

–        Снижение временных затрат на поиск документов

---

Электронный архив документов. Жизненный цикл сканированных документов

Документы в процессе сканирования проходят определенные этапы, совокупность которых мы обозначим как жизненный цикл сканированных документов (ЖЦ сканирования).

 

Основной процесс сканирования включает общие этапы:

Этапы ЖЦ сканирования включают:

1. Сканирование документов
2. Распознавание информации
3. Верификация данных
4. Коррекция данных
5. Экспорт данных

Роли пользователям выделяются в соответствии с их участием в ЖЦ сканирования.

Подробнее по этапам.

 

---

Этап 1. Сканирование документов

Этап «Сканирование» может также интерпретироваться как «Импорт документов», т.к. системы потокового сканирования могут осуществлять считывание изображений не только со станций сканирования, но и из локальных, сетевых ресурсов, а также осуществлять считывание из электронной почты. 

 

Но в рамках данной статьи мы рассматриваем конкретно потоковое сканирование, и как следствие, 1 этап – сканирование документов. Под системой потокового сканирования подразумеваются программные комплексы, предназначенные для потоковой обработки данных.

 

Поточные сканеры в большинстве своем оснащены системой автоматической подачи документов, что позволяет достигнуть скорости оцифровки до 200 изображений в минуту на один сканер.

 

Для выделения отдельных документов из потока в начале сканируемого документа должна быть нанесена штамп-метка/маркер/штрих-код, либо документы потока должны быть разделены чистыми листами.

 

Если же при этом требуется определение типа и вида документа, то метка должна сопровождаться кодом сканирования, на основании которого будет проводиться сопоставление бумажного  и электронного документов.

 

Если документ является многостраничным, метка и код сканирования наносятся только на первый лист документа, и в дальнейшем при вводе массива документов они служат признаком конца текущего документа и началом нового.

 

Место нанесения метки и кода сканирования может находиться в любой свободной от текста части документа. При отсутствии на лицевой стороне документа свободного места их можно нанести с обратной стороны листа.

---

Итого, мы можем выделить следующие подэтапы для первого этапа:

–        Формирование штамп-метки/маркера/штрих-кода специализированной программой

• Одномерные штрих-коды
• Двухмерные штрих -коды

–        Распечатка штамп-метки/маркера/штрих-кода

–        Подготовка комплекта документов для сканирования, нанесение штамп-метки/маркера/штрих-кода

–        Сканирование пакетов документов:

• Исправление перекосов, искажений, удаление частей изображений и  др.
• Сборка документов по типам, видам
• Корректировка качества сканирования

---

Сканирование документов можно осуществлять в рамках локальной сети, удаленно по средствам http, а также с использованием интерфейсов TWAIN, WIA и ISIS.

 

Результат выполнения этапа: отсканированный документ в формате PDF, TIFF, JPEG, JPEG2000, BMP, PNG, PCX, DCX, DjVu, JBIG2.

---

Этап 2. Распознавание информации

 

На этапе распознавания используются программные OCR компоненты.

 

Системы, поддерживающие распознавание текста, позволяют:

• Осуществлять распознавание печатного текста на разных языках, таких как: латинский, греческий, тайский, армянский, японский, корейский, китайский и др. Перечень поддерживаемых языков зависит от возможностей конкретной программы.
• Осуществлять распознавание документов, содержащих текст сразу на разных языках. При этом, система сама распознает какой текст к какому языку относится.
• Распознавать текст различного типа: типографская печать, печатная машинка, матричный принтер, MICR (E13B), OCR-A, OCR-B.
• Распознавать штрих коды.

 

В качестве настроек обычно можно указывать максимальное количество неуверенно распознанных символов на страницы для дальнейшей корректировки содержания на этапе Верификации.

 

Результат  выполнения этапа: отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

---

Высокое качество распознавания и восстановления оформления документа:

• Поддержка 191 языка распознавания печатного текста, включая языки на основе латинского, греческого, тайского, армянского и кириллического алфавитов, а также японский, корейский, китайский и тайский языки.
• Распознавание многоязычных документов.
• Режим быстрого распознавания увеличивает скорость обработки изображений хорошего качества в 2-2,5 раза.
• Поддержано распознавание различных типов текста: типографская печать, печатная машинка, матричный принтер, MICR (E13B), OCR-A, OCR-B.
  

  ---

Распознавание штрих-кодов:

• Поддержано распознавание наиболее популярных одномерных и двумерных штрих-кодов.
• Автоматически идентифицируются и распознаются штрих-коды, расположенные на странице под любым углом к горизонтали.
  

  ---

Контроль качества распознавания:

• Установка порога качества распознавания изображений, основанная на допустимом количестве неуверенно распознанных символов на страницу.
  

  ---

Преобразование PDF-файлов

• Определение текстового слоя и его целостность дляообеспечения более быстрого и качественного преобразования PDF-файлов.
• В создаваемых PDF-файлах сохраняются метаданные документа (название, автор, тема, ключевые слова) и восстанавливаются гиперссылки внутри документа.
• Поддержаны алгоритмы шифрования и другие средства разграничения доступа: сохранение результатов распознавания в PDF-файл, защищённый паролем.
  

  ---

Этап 3. Верификация данных

Этап верификации включает:

• Проверка на неуверенно распознанные символы
• Проверку полученной от сканирования информации на ожидаемые типы данных
• Проверку полученной от сканирования информации на присутствие значений
• Редактирование распознанного текста
• Формирование учетной карточки документа
• Заполнение атрибутов карточки отсканированного документа
  • Автоматически
  • Вручную

 

На этом этапе, в случае обнаружения ошибок при сканировании и всех неточностей, информация помечается специальными маркеровками для дальнейшего исправления на этапе Коррекции. При необходимости, этап Верификации можно проводить повторно.

 

Станция верификации позволяет оператору проверять, правильно ли была проанализирована страница, создавать и редактировать блоки, проверять неуверенно распознанные символы, а также редактировать распознанный текст.

 

После верификации и устранения ошибок, страница будет отправлена на дальнейшую обработку или проэкспортирована. При неудовлетворительных результатах распознавания, оператор станции верификации может отправить страницу на повторную обработку.

 

Результат  выполнения этапа:  заполненная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

---

 

Этап 4. Коррекция данных

 

Оператор обрабатывает информацию, полученную на стадии верификации данных, вносит изменения в результирующую запись вручную (ввод с клавиатуры, выбор из списка заранее заданных ответов). В некоторых случаях может объединяться с предыдущим этапом верификации данных.

 

Результат  выполнения этапа:  заполненная отредактированная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

---

Этап 5. Экспорт данных

 

Оцифрованные структурированные данные выгружаются в необходимом формате для дальнейшего анализа результатов сканирования.

 

При этом экспорт данных может осуществляться:

• В локальную или сетевую папку
• В корпоративный портал
• В систему электронного документооборота/электронный архив

 

Также может осуществляться рассылка данных по электронной почте.

 

Результат выполнения этапа: размещение/отправка итогового документа на требуемом ресурсе.

 

————
Автор: Рожкова Елена
Используемые ресурсы:
Приложение «Потоковое сканирование»
ABBYY

Организация электронного архива документов.Потоковое сканирование, 3.5 out of 5 based on 2 ratings