На наш взгляд, универсальной системы электронного документооборота, которая подходила бы всем организациям без исключений, не существует! Процесс выбора СЭД будет уникален для каждой отдельно взятой компании, ведь он должен учитывать все особенности организации, которая в дальнейшем и будет пользоваться этим решением. В этой статье мы пройдем вместе с вами через все основные этапы выбора СЭД, рассмотрим нюансы и подводные камни этого крайне важного для успеха внедрения всего проекта процесса.
Если рассматривать процесс комплексно, то выбор СЭД является лишь одним из этапов процесса по оптимизации документооборота.
После выбора системы электронного документооборота и исполнителя, осуществляются следующие действия:
- заключение договора на реализацию СЭД;
- проведение комплексного анализа (формирование детальных требований и разработка технического задания, по которому в дальнейшем будет проводиться разработка решения);
- настройка и адаптация системы;
- тестирование;
- введение в опытную эксплуатацию;
- формирование пользовательской документации;
- сдача исполнителем реализованной системы;
- обучение пользователей;
- закрытие проектных работ.
Далее организация должна предусмотреть обновление регламентирующих документов по ведению документооборота, учитывающих работу с реализованной СЭД.
Руководитель организации вводит систему в действие приказом или другим организационно-распорядительным документом.
Собственно, на этом основной процесс завершается, и система начинает эксплуатироваться всеми сотрудниками организации.
Этап выбора СЭД является ключевым во всей цепочке процесса, т.к. именно на этом этапе выбирается технологическая платформа и дальнейший исполнитель.
Очень важно не полениться и потратить достаточно времени на детальный и комплексный анализ возможных решений и их поставщиков.
Ошибки при выборе СЭД напрямую влияют на успешность реализации проекта.
Успешная реализация проекта включает не только реализацию СЭД согласно техническому заданию в оговоренные сроки, но и дальнейшую эксплуатацию системы, которая должна быть удобна пользователям и упрощать их работу, а не усложнять!
Основные этапы выбора СЭД
Среди основных этапов выбора СЭД выделяют: инициацию проекта, формирование общих требований к СЭД, выбор решения и поставщика, согласование выбранного решения и предлагаемых условий поставщика с руководством. Заканчивается процесс выбора СЭД подписанием договора на разработку и внедрение СЭД.
Инициация проекта
С чего начинается выбор системы электронного документооборота? Конечно же, с инициализации! Необходимо понять: насколько актуально внедрение СЭД, какую принесет пользу организации, насколько это выгодно и кому именно.
Для начала давайте выясним, насколько внедрение СЭД актуально для вашей организации.
Если вашей организации близки следующие проблемы, вы явно нуждаетесь в СЭД:
1. Большой объем бумажного документооборота.
Документы теряются и не понятно, что и кто из сотрудников должен выполнить по документу, невозможно отследить факт исполнения, неясны взаимосвязи между документами, поиск документов затруднителен.
2. В компании с распределенной структурой в каждом обособленном подразделении документы могут храниться и учитываться по-разному.
В случае, когда в различных филиалах компании и головном офисе используют различные варианты учета документов (например, где-то он ведется только в бумажном виде, где-то в Excel, где-то в СЭД, СЭД при этом могут быть разрозненными и др.), возникают проблемы обмена документами и регистрации этих документов. Особенно затруднителен процесс согласования документов между различными территориальными подразделениями. Увеличиваются сроки согласования, неизбежен двойной учет документов, вследствие чего велики риски использования «устаревших» версий документов.
3. Отсутствует контроль работы сотрудников.
Нет контроля исполнения тех или иных задач по документам и заданиям, назначенным сотрудникам руководством. Отсутствие механизмов управления делает неэффективной работу компании в целом.
4. Сотрудники ДОУ перегружены.
Сотрудники ДОУ не успевают обрабатывать документы в срок; работы не распределены по структурным подразделениям; нет доступа к документам подразделений, для поиска и получения документа надо обойти несколько структурных подразделений; для отслеживания контроля исполнения документов необходимо постоянно обзванивать сотрудников.
5. Длительный процесс согласования документов приводит к потере клиентов.
6. Компанию оштрафовали за несвоевременное предоставление тех или иных документов.
Кроме того, нередко компании внедряют СЭД для того, чтобы регламентировать деятельность по работе с документами, т.к. на этапе обследования формализуются процессы работы с документами для всех структурных подразделений. И на основе этой информации значительно упрощается процесс написания внутренних регламентов.
Существуют различные подходы к написанию регламентирующих документов, но эта тема находится вне рамок данной статьи и на ней мы останавливаться не будем.
В чьих интересах внедрение СЭД и что оно позволит достичь?
Делопроизводителям внедрение СЭД позволит:
- уменьшить нагрузку за счет автоматизации оформления и регистрации документов;
- автоматизировать контроль исполнения поручений руководства;
- осуществить быстрый доступ ко всем необходимым документам;
- отследить ход работы с документом (был ли документ исполнен, кто формировал ответ по документу, когда документ был получен, когда был отправлен и др.);
- формировать и просматривать различные отчеты по документам;
- обеспечить сохранность документов.
Смежным структурным подразделениям внедрение СЭД даст возможность:
- сократить сроки поиска необходимых документов;
- сократить сроки подготовки документов, в том числе за счет использования готовых шаблонов документов;
- осуществлять контроль сроков разработки, согласования и подписания документов;
- осуществлять контроль исполнения поручений по документам;
- обеспечить сохранность документов.
Руководителю (владельцу бизнеса) внедрение СЭД будет полезно тем, что он сможет:
- осуществлять сквозной контроль за исполнением поручений;
- осуществлять оперативный доступ к документам;
- формировать различные отчеты по сотрудникам, работающим с документами;
- отчеты по документам контрагентов, подрядчиков и партнеров;
- организовав единую систему документооборота, регламентировать деятельность по работе с документами, тем самым повысив управляемость процессов работы с документами;
- обеспечить сохранность документов;
- снизить расходы на хранение бумажных версий документов.
IT-подразделению внедрение СЭД позволит:
- обеспечить информационную безопасность по документам компании;
- создать единое информационное пространство;
- снизить расходы на поддержку нескольких информационных систем (в случае если до этого в компании было несколько разрозненных систем по работе с документами).
Почему выгодно быть инициатором проекта внедрения СЭД?
Инициатор проекта больше всего вовлечен в проект на всех этапах его реализации, при этом инициатор сможет непосредственно курировать ход исполнения проекта, делать акценты на реализации того или иного функционала СЭД, тем самым напрямую влияя на дальнейшую оптимизацию в том числе и собственной работы в компании.
Также подобного рода инициативы напрямую влияют на повышение значимости в компании, что может сыграть значимую роль и в карьерном росте.
Процесс выбора СЭД обычно инициируют делопроизводители или представители ИТ-подразделений, при этом отметим, что внедрение СЭД затрагивает работу всех структурных подразделений, работающих с документами, оптимизируя работу с документами по всей организации.
Что нужно сделать инициатору проекта?
Для начала необходимо понять, насколько тема внедрения СЭД актуальна для вашей организации. Для этого нужно определить «проблемные зоны».
В качестве «шпаргалки» можете использовать описанный выше перечень проблем, позволяющих выявить актуальность внедрения СЭД.
Затем следует подумать, для кого внедрение СЭД в вашей компании может быть интересным, и предварительно обсудить этот вопрос с заинтересованными коллегами, узнав их фактические потребности и пожелания.
Желательно, чтобы коллеги были как из вашего структурного подразделения, так и из соседних структурных подразделений. Это позволит получить комплексную картину по существующему документообороту организации.
В качестве «шпаргалки» можете воспользоваться описанным выше перечнем интересов различных сотрудников компании.
Также просмотрите обзоры различных решений СЭД – это поможет вам понять общие возможности СЭД и те дополнительные преимущества, которые в дальнейшем предоставит внедрение СЭД.
Итак, после предварительного сбора информации у вас будет иметься следующая информация:
- перечень заинтересованных лиц по структурным подразделениям;
- перечень существующих проблем в вашей организации;
- обоснование того, как внедрение СЭД позволит решить эти проблемы;
- список преимуществ, которые предоставит внедрение СЭД.
Желательно, чтобы в этом списке был и предварительный перечень потенциально возможных решений СЭД и их средний ценовой диапазон.
Даже если первоначально вы предоставите приблизительные стоимостные оценки, руководству будет проще оценивать возможность внедрения СЭД и дальнейшее развитие этого направления.
Инициатору нужно выяснить ожидания руководства (и, по возможности, первого лица) от внедрения СЭД, чтобы в дальнейшем сделать правильные акценты при формировании общих требований.
Далее возможны различные варианты согласования в зависимости от организационной структуры компании.
Ваше предложение может быть согласовано руководством и отправлено на согласование в Проектный комитет*, согласовано руководством и отправлено на согласование более высокому руководству и др.
Итоговое решение принимает первое лицо компании, которое в дальнейшем будет контролировать ход исполнения реализации СЭД.
Как бы там ни было, рано или поздно любая организация приходит к внедрению СЭД – это вопрос лишь времени. А значит, в любом случае проделанная вами работа не окажется без внимания руководства.
В случае успешного предварительного согласования вашего предложения по внедрению СЭД с руководством, им (руководством) будут определены:
- приоритет проекта;
- руководитель проекта (обычно назначается представитель ИТ-подразделения);
- участники проекта;
- укрупненный план работ по проекту.
После одобрения дальнейшего хода проекта по внедрению СЭД формируются общие требования к СЭД.
Формирование общих требований
Общие требования формируют укрупненно: здесь необходимо задать «границы» требуемого решения.
При формировании общих требований в первую очередь делается особый акцент на выявленных «проблемных зонах» существующего у вас документооборота и ожиданиях руководства, чтобы новое решение полностью помогло решить поставленные задачи.
Для формирования общих укрупненных требований вы можете воспользоваться вопросником, пример которого мы приведем ниже:
|
Вопросы |
Основная цель |
| Как сейчас у вас учитываются документы (в бумажном виде, в СЭД, в Excel, в Word и др.)? | Информация необходима для понимания степени текущей автоматизации документооборота и формирования требований по миграции данных из других систем |
| Какие существующие в компании информационные системы использует делопроизводитель? | Информация необходима для формирования требований по взаимодействию СЭД с другими информационными системами |
| Какие типы документов вы бы хотели автоматизировать(входящие, исходящие, внутренние, договорные документы, обращения граждан и др.)? | Информация необходима для формирования требований по автоматизации процессов управления документами. Необходимо указать конкретные типы документов, по которым нужно автоматизировать различные процессы согласования, подписания, регистрации и исполнения.Контроль исполнения поручений обычно имеется во всех системах, но лучше его выделять отдельно |
| Требуется ли возможность по использованию шаблонов (Word, Excel) при создании документов в СЭД? | Информация необходима для формирования требований по работе с шаблонами документов. Если вы хотите, чтобы исполнитель запрограммировал вам шаблоны на автоматическое заполнение, то это требование нужно выделить отдельно |
| Какие справочники вы бы хотели автоматизировать при помощи СЭД? | Информация необходима для формирования требований по справочникам.В основном среди справочников указывают справочник контрагентов, но могут быть и другие справочники, и если они нужны, то их нужно указать как отдельное требование |
| Какие отчеты вы бы хотели автоматизировать при помощи СЭД? | Информация необходима для формирования требований по отчетным формам |
| Будет ли система работать с конфиденциальными документами?Какие грифы секретности она должна поддерживать?Нужна ли поддержка ЭЦП? | Информация необходима для формирования требований по информационной безопасности |
| Есть ли пожелания по дополнительной организации потокового ввода документов (потоковым сканером) или взаимодействия СЭД со стационарным сканером? | Информация необходима для формирования требований по организации сканирования документов и интеграции СЭД с информационными системами по обработке отсканированных документов |
| Оцените предполагаемое количество сотрудников, которые будут работать с СЭД | Информация необходима для формирования требований по работе с системой |
| Есть ли предпочтения по типу клиентского приложения (толстый/тонкий клиент, веб-клиент)?Нужно ли организовывать удаленный доступ? | Информация необходима для формирования требований по доступу к системе |
| Есть ли у вас филиалы? | Информация необходима для оценки общего объема задачи. Например, если в дальнейшем СЭД будет тиражироваться в других филиалах |
| Если есть филиалы, то по каждому филиалу укажите какие СЭД (или другие учетные системы) в них используются для работы с документами (указывается наименование системы и ее производитель) | Информация необходима для формирования требований по интеграции/миграции данных |
| На какой срок вы бы хотели получить гарантийную поддержку? | Информация необходима для формирования требований по поддержке |
| Хотели бы вы, чтобы исполнитель включил в работы обучение вашего персонала по работе с СЭД? | Информация необходима для формирования требований по обучению |
Для более углубленного понимания требований начинать лучше всего с анализа существующего состояния документооборота: оценки действующих регламентирующих документов и используемых систем, в том числе (при наличии в организации территориальных подразделений) регламентов и систем в территориальных подразделениях; анализа того, как территориальные подразделения взаимодействуют между собой и с головной организацией, особенностей их взаимодействия и др.
Все эти вопросы так или иначе придется выяснять на более поздних этапах проекта (при разработке технического задания на внедрение СЭД), но ответ на них на ранних этапах позволит вам более полно выявить «проблемные зоны» текущего документооборота и сделать правильные акценты на самых начальных этапах проекта!
И главное – сразу включить необходимый функционал в рамки проекта внедрения СЭД.
Иногда в компаниях работы по анализу и оптимизации процессов существующего документооборота выделяются в отдельные проекты. Они выполняются как своими силами, так и с привлечением сторонних исполнителей.
Что поставщики решений могут для вас сделать:
1. Предоставить свои презентационные материалы (описание решений, описание выполненных проектов, описание перечня услуг).
2. Провести ряд встреч, в рамках которых они расскажут о себе, своих подходах, решениях (чем хороши подобные встречи – на них можно оценить вживую квалификацию исполнителя и очно задать все интересующие вопросы).
3. Исполнитель может пойти вам навстречу и подготовить для вас перечень требований к СЭД, который актуален именно для вашей организации (работы по предварительному интервьюированию заказчика, формированию перечня требований и т.п. – все эти услуги включены в пресейловую (предпродажную) работу и для вас являются бесплатными). На такого рода ход исполнитель может пойти только будучи уверенным, что вы нацелены заключить с ним контракт и данный перечень требований вам нужен для согласования с руководством.
СЛОВАРЬ
Пресейл – так называемая «предпродажа», поддержка и продвижение продаж. Это один из самых важных этапов для исполнителя, так как именно на этом этапе определяется, будет ли клиент в дальнейшем работать с данным исполнителем.
На этапе пресейла исполнитель осуществляет пресейловую работу, в которую входят работы по подготовке презентаций, демонстрация решений и примеров, проработка требований клиента (потенциального заказчика). Основная задача пресейловой работы для исполнителя – подтвердить свою компетентность, опыт и навыки по решению поставленных клиентом задач.
Выбор решения и поставщика
Когда сформированы общие требования к СЭД (укрупненные или углубленные), осуществляется выбор производителя самого решения и исполнителя.
Конечно же, встречаются варианты, когда компания внедряет СЭД, «чтобы не отставать от конкурентов», при этом выбирает такую же СЭД, как у конкурентов.
Но какую конкретно пользу это принесет именно вашей организации? Ведь при некорректном выборе СЭД она будет не упрощать, а усложнять вашу работу!
Также бывают случаи, когда внедряют СЭД как и у дружественной компании. Здесь ситуация обстоит лучше, т.к. у вас есть доступ к достоверной информации, коллеги могут поделиться с вами своим реальным опытом и обозначить все плюсы и минусы своего решения.
Но опять-таки, насколько это решение будет выгодно именно вам? На рынке очень много решений и поставщиков, которые могут предложить более выгодные условия и более гибкие решения, которые подойдут именно вам.
При выборе СЭД необходимо трезво оценивать все плюсы и минусы решений и предложений поставщиков.
Выбор решения и поставщика можно осуществить:
- Самостоятельно – запросив предложения поставщиков и выбрав оптимальное решение.
При этом вы можете оценить предлагаемые вам решения, как по функционалу, так и по стоимостным характеристикам.
- Самостоятельно – основываясь на обзорах решений, результатах посещения выставок, конференций, полученных рекомендациях.
При этом лучше иметь единую систему критериев оценки, чтобы была возможность оценивать решения по функционалу, а не только по представлениям отдела маркетинга.
- Переложив оценку систем на исполнителя.
Этот вариант возможен для мультивендорных компаний, в которых есть представители всех выбранных вами решений. Таких компаний немного, но они есть. Для этого вам нужно: ограничиться предварительным выбором для себя двух-трех СЭД; выбрать исполнителя с достаточной квалификацией; запросить сравнение и провести встречу. При этом желательно, чтобы на встрече присутствовали представители всех выбранных вами вендоров, чтобы не допустить «лоббирования» чьих-либо интересов не в вашу пользу.
- Организовав конкурс (тендер) на внедрение СЭД.
У этого варианта есть свои плюсы и минусы. Помимо общих требований к СЭД, которые вы уже подготовили, необходимо будет подготовить всю конкурсную документацию и организовать конкурс.
Бытует мнение, что в России организуется много «псевдоконкурсов», и многие компании принципиально не участвуют в конкурсах с «незнакомыми» заказчиками, полагая, что там уже «все договорено».
С другой стороны, если вы получили предварительно коммерческие предложения и хотели бы улучшить условия потенциального контракта, то вы можете организовать конкурс, пригласив в качестве участников тех же исполнителей, с которыми до этого общались. Но на практике проще договориться с ними лично, нежели нести издержки по организации конкурса. Организация таких конкурсов оправдана, если вы хотите найти новые решения и готовы рассмотреть новых исполнителей.
Срок выбора решения может различаться в зависимости от ситуации и компании и колебаться от 2 недель до 1-2 лет.
Из практики средний срок выбора решения составляет 6-8 месяцев.
Исходя из своего опыта, автор может предложить подход, который в 90% случаев приводит к реализации всех поставленных задач и удовлетворенности компании при внедрении СЭД:
1. посещение выставок и конференций, обзор решений вендоров, выбор ограниченного количества вендоров (до четырех понравившихся решений);
2. предварительная оценка выбранных решений, проставление приоритетов по предпочтениям СЭД;
3. мониторинг и выборка компаний-разработчиков, специализирующихся на внедрении и доработке этих решений (по рейтингам и отзывам выбирается 5-6 компаний);
4. запрос у выбранных компаний-разработчиков коммерческих предложений, возможности посмотреть их демо-стенды, организовать встречу с их клиентами по обмену опытом;
5. оценка предлагаемых решений и опыта потенциального исполнителя, выбор наиболее оптимального предложения;
6. если выбрать из нескольких предложений одно затруднительно, то нужно устроить для исполнителей конкурентную среду, в которой они покажут те дополнительные преимущества, которые вы получите, выбрав именно их.
На что необходимо обратить внимание при выборе СЭД и
потенциального исполнителя?
1. Бесспорно, приоритет при выборе исполнителей обычно отдается стабильным и проверенным компаниям, но не забывайте, что внутри компании существует огромное количество структурных подразделений, каждое из которых может быть своим собственным «государством в государстве». Для этого оцените реализованные проекты того подразделения, которое будет выполнять для вас работы по реализации СЭД.
2. Важно, чтобы исполнитель выполнил взятые на себя обязательства качественно и в срок. Обратите внимание на репутацию потенциального исполнителя, по возможности постарайтесь встретиться с клиентами исполнителя и пообщаться с ними лично.
3. Погоня за дешевыми решениями СЭД может заманить вас в стандартную «ловушку для заказчиков». Небольшая стоимость решения не всегда должна являться ключевым фактором вашего выбора. Изучите вопрос стоимости дальнейшей поддержки. Помните, что за решение вы платите один раз, а за поддержку – постоянно.
4. Проанализируйте, на чем реализовано решение, узнайте стоимость решений разработчиков на рынке. Если специалисты стоят дорого, то вы заранее обрекаете себя на большие затраты в дальнейшем.
5. Оцените «открытость» решения СЭД, т.е. определите, будет ли у вас возможность дорабатывать решение силами своего ИТ-подразделения, не прибегая при этом к услугам сторонних исполнителей.
Различных решений СЭД (как российских, так и зарубежных производителей) и критериев их выбора очень много, по каждому из этих критериев могут быть свои приоритеты и предпочтения. Иногда для выбора СЭД используют сложные математические методы, но насколько это обязательно – вопрос спорный.
Обзор рынка СЭД российских и зарубежных производителей
Вам в помощь.
Что поставщики решений могут для вас сделать?
1. Предоставить доступ к своим демо-стендам. На демо-стендах можно увидеть предлагаемую вам систему «вживую», протестировать ее и оценить, насколько эта система подходит именно вам.
2. Некоторые исполнители могут сделать для вас демонстрационное решение конкретно под ваши требования, чтобы вы могли убедиться в квалификации исполнителя и также оценить возможность выбора именно этого исполнителя.
Демонстрационные решения разрабатываются не всеми исполнителями по той простой причине, что это своего рода мини-подсистема, которая требует порой очень значимых затрат.
Потенциальный контракт по разработке СЭД не всегда может компенсировать эти расходы (иногда желаемая демо-версия под нужды заказчика стоит 50% от стоимости всего контракта; в таких случаях исполнители, конечно же, не будут браться за такое демонстрационное решение).
3. Организовать выезд к заказчикам исполнителя, у которых уже реализована система, чтобы вы могли посмотреть, насколько удовлетворены заказчики и насколько качественно выполнил работы исполнитель.
Но не все заказчики исполнителя согласятся пустить стороннюю организацию на свою территорию и уж точно не многие из них готовы тратить свое время на рассказы о внедренной системе.
4. Подготовить для вас коммерческое предложение с описанием работ по проекту, цен и сроков.
Согласование с руководством (первым лицом)
Согласование с руководством (первым лицом) осуществляется тогда, когда в процессе анализа поставщиков и разработчиков СЭД был выбран уже какой-то конкретный претендент (или несколько претендентов) для заключения договора.
На этом этапе возможно повторное согласование условий организации проекта, сроков, условий оплаты и др.
Стороны должны прийти к взаимовыгодному соглашению, после чего осуществляется собственно подписание договора.
После подписания договора начинаются основные работы по разработке и внедрению СЭД.
Проведенный комплексный анализ возможных решений и их поставщиков позволит выбрать наиболее подходящее для вас решение СЭД.
Приведенные в статье основные принципы выбора СЭД относятся не только к системам электронного документооборота: их можно применять и для выбора других информационных систем.
Главное — понимать, что к вопросу выбора информационной системы нужно подходить комплексно и со всей строгостью, учитывая все возможные особенности вашей организации и ее бизнес-процессов.
————
Е.С. Рожкова
Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, №1 2013
январь 2013
—
*В случае если в компании необходимо организовать несколько ИТ-проектов, то для организации, планирования, руководства, координации и соблюдения контроля соответствия реализации и развития проектов стратегическим планам компании организуется Проектный комитет.
loading...
Рожкова Елена
Ведущий специалист
Проектирование и описание бизнес процессов, сайтов, порталов и систем электронного документооборота
Загрузка ...
Интересная статья, спасибо. Сами через это прошли всё, аналитика, сбор сведений по каждой системе, споры внутри, обсуждения, обсуждения, шорт лист сэд…. могу от себя добавить, что не забудьте обязательно обратить внимание на 1) возможность самостоятельной доработки системы, 2) на возможность автоматизировать прочие бизнес-процессы организации, 3) и работа с мобильных устройств, в частности с iPAD и планшетов под Windows 8.1.
Выбрали в результате платформу Sharepoint и СЭД EOS for Sharepoint, работаем вот уже полгода, полёт нормальный!
Спасибо за интересную статью. Хочу поделиться еще одним аналитическим обзором состояния российского рынка СЭД.
Целью исследования было определить уровень зрелости российских компаний при использовании решений для управления корпоративным контентом предприятия (ECM / СЭД)
http://ecm.blogic20.ru/analytics/ecm-research-2012
Спасибо за качественный материал. Понравилось, что упомянули о том, что необходимо пользоваться демо-версиями предлагаемых СЭД будущим пользователям системы. Мы вот тоже заказывали демонстрационную версию http://www.docsvision.com/products/upravlenie-dokumentami/ и это помогло определиться с выбором.