ocnova.ru

В настоящее время любая компания для поддержания конкурентных преимуществ занимается оптимизацией собственных бизнес-процессов. Каждая компания осуществляет оптимизацию по-своему: одни ужесточают средства контроля, прописывают регламенты работы и вводят их в действие, другие нанимают внешних консультантов, которые в кратчайшие сроки должны выявить все «шероховатости» бизнеса и предоставить свои рекомендации по улучшению процессов для сокращения нецелесообразных организационных издержек. Также существует активная тенденция принятия решений по внедрению новых информационных систем, которые должны облегчить работу сотрудников, повысить контролируемость и прозрачность бизнес-процессов и одновременно оптимизировать процессы организации.

Процессов в организации много. Да и ИТ-рынок в свою очередь также предлагает огромное количество коробочных и заказных ИТ-решений для бизнеса любого размера и специфики. Здесь-то и начинается абсолютно типовая проблема, но об этом чуть позже. Для начала рассмотрим основные бизнес-процессы и существующие для них ИТ-решения.

Бизнес-процессы организации
 

Для примера, в рамках статьи, рассмотрим укрупненный перечень бизнес-процессов организации:

Рис. 1. Укрупненный перечень бизнес-процессов организации

На внутренние процессы организация может повлиять, а вот на оптимизацию и автоматизацию внешних процессов по взаимодействию с клиентами, поставщиками и подрядчиками организация повлиять практически не может, т.к. у каждого из них приняты свои внутренние регламенты, положения и условия работы, которые необходимо учитывать при взаимодействии с ними. Рассмотрим более подробно внутренние процессы организации, которые можно и оптимизировать и автоматизировать.

В типовой классификации, бизнес-процессы принято разделять на: основные (производственные), вспомогательные, обслуживающие и управленческие.

В схеме для примера приведено более упрощенное представление, в котором управленческая составляющая предполагается в каждом из блоков; основные (производственные) и вспомогательные объединены в блок «управление производством товаров/услуг»; а обслуживающие процессы сгруппированы в «управление бэк-офисом и ресурсами».

Укрупненный перечень процессов в рамках управления производством товаров/услуг организации:

Рис. 2. Блок «управление производством товаров/услуг»

Укрупненный перечень процессов в рамках управления бэк-офисом и ресурсами организации:

Рис. 3. Блок «управление бэк-офисом и ресурсами»

Существующие IT-решения
 

Существуют различные классы ИТ-решений, которые позволяют автоматизировать части бизнес-процессов в деятельности организации, но ни одна из систем не покрывает комплексную автоматизацию всех бизнес- процессов организации.

Понятие «классы решений» (иногда используют «типы решений») к нам пришло из-за рубежа, с появлением таких терминологий как ERP–системы, ECM–системы, CRM–системы и т.д. По сути «классы решений» – это группировка ИТ-решений, у которых одно и тоже типовое назначение, типовой функционал, но при этом они могут быть реализованы абсолютно на разных платформах различных производителей программного обеспечения (SAP, Oracle, Microsoft и др.) и иметь собственные исключительные особенности.

Необходимо отметить, что различные классы решений могу пересекаться по функциональным возможностям или же успешно эксплуатироваться совместно, эффективно дополняя друг друга (рис. 4).

Рис. 4. Пример пересечения классов решений

 CRM, PLM и EAM системы могут поставляться как отдельные решения, так и входить в состав ERP системы как отдельные модули. ECM системы могут обрабатывать все виды контента из различных информационных систем, в том числе коммерческие предложения, проектные документы, документационное обеспечение ТОиР и многое другое. Портальные решения, EIP системы, являются единой точкой доступа ко всем видам информационных систем.

Приведем пример использования различных классов решений применительно к бизнес-процессам организации:

Рис. 5 Использование различных классов решений применительно к бизнес-процессам организации

Типовая проблема при автоматизации бизнес-процессов
 

Внедряя информационную систему, развивая ее функциональные возможности в соответствие с быстрорастущими потребностями бизнеса, компании даже не замечают, как их потраченные временные и денежные ресурсы уходят в никуда.

Как это обычно происходит:

• Выявляется потребность в оптимизации и автоматизации бизнес задачи;

• Выбирается информационная система, наиболее подходящая под потребности организации;
  

• Выбирается подрядчик на внедрение информационной системы;
  

• Фиксируются границы рассматриваемых бизнес задач и процессов;
  

• Осуществляется разработка и внедрение информационной системы;
  

    

• Далее система эксплуатируется, и в ходе эксплуатации выявляются дополнительные потребности бизнеса, требующие последующей автоматизации дополнительных бизнес- задач и процессов, – именно на этом этапе, в ходе эксплуатации системы, увлекаясь развитием уже внедренных в компании информационных систем, компании заказывают доработку функционала, не предназначенного для уже внедренной информационной системы. Также при развитии информационных систем компания не осуществляет переоценку предъявляемых требований и пропускает этап анализа соответствия новых требований назначению уже внедренной информационной системы.
  

  В процессе своей работы я неоднократно становилась свидетелем, как из CRM-системы пытались сделать систему электронного документооборота, или как из портального решения пытались сделать ERP-систему, и это только часть примеров. К сожалению, такие случае очень распространены.
  

  Последствиями таких решений обычно становятся:
  

• Снижение производительности существующей системы (зависание системы и др.);

• Увеличение стоимости сопровождения системы из-за поддержки сильно кастомизированного решения; 

• Необходимость миграции большого объема данных в систему, которую рано или поздно все равно придется внедрять.
  

  Причины таких действий со стороны организации разнообразны, например:
  

• Пользователи привыкли к интерфейсу определенной системы;
  

• Компания не хочет увеличивать количество внедренных систем;
  

• Компания не понимает целесообразности внедрения отдельного решения под новые требования бизнеса;
  

• Компания привыкла работать с конкретным подрядчиком и не хочет заниматься поиском новых решений.
  

  Каковы бы ни были причины, нужно всегда четко понимать соответствие новых требований назначению системы и оценивать целесообразность доработки существующего решения или же внедрения нового.
  

  Необходимо помнить, что для каждого класса решений существуют уже готовые «коробочные» решения, которые по функциональным возможностям и стоимости могут быть более эффективным решением чем «кусочная» доработка существующих ИТ-решений, обеспечивающая «лоскутную» автоматизацию частей бизнес-процессов деятельности всей организации.

  ---

    Комплексный подход

  В компаниях постоянно внедряют различные информационные системы, автоматизируя различные бизнес-процессы в соответствии с возникающими потребностями бизнеса. При возникновении новых бизнес задач, прежде чем принимать решение о доработке существующего решения:
  

1. Оцените потенциальные потребности бизнеса в дальнейшем решении такого рода задач;
   

   Обычно автоматизация начинается с наиболее критически важных бизнес задач компании. Важно заранее продумать не только наиболее актуальные потребности бизнеса, но и сделать перечень всех возможных потенциальных потребностей бизнеса в будущем, для понимания общей стратегии развития компании и проектирования общей целевой IT архитектуры.
   

   Зная максимально возможный полный перечень потребностей бизнеса, выбор необходимых ИТ-технологий будет максимально оптимален и эффективен.
   

2. Проанализируйте рынок ИТ-технологий по решению типовых задач;
   

   ИТ-технологии разнообразны и распространены случаи, когда в одной информационной системе гармонично реализованы несколько классов решений: и ERP + CRM модуль; и ECM/ СЭД + CRM модуль; и Корпоративный портал (EIP) + ECM/ СЭД; и ERP+ PLM модуль, – вариантов встречающихся комбинаций очень много. Другой вопрос, какой из вариантов подойдет именно для вашей компании.
   

   На данном этапе оцениваются и выбираются ИТ-технологии, соответствующие стратегии развития компании и целевой IT архитектуре, которую мы сформировали на предыдущем этапе.
   

3. Оцените все плюсы и минусы доработки существующего решения или же внедрения нового класса информационной системы;
   

   При выявлении новых потребностей компании по автоматизации новых бизнес задач и процессов, каждый раз необходимо сверять выявленные потребности с общей стратегией компании и целевой ИТ-архитектурой, для выявления соответствия и определения приоритетов разработки; оценивать все плюсы и минусы доработки существующего решения или же внедрения нового класса информационной системы.
   

   На этом этапе в компаниях появляются такие документы как: экспресс-анализ, технико-экономическое обоснование, для оценки стоимости работ компания рассматривает предварительные коммерческие предложения подрядчиков.
   

   При необходимости, на этом этапе компания пересматривает свою стратегию и целевые ИТ-технологии, обеспечивающие оптимизацию и автоматизацию новых процессов компании.
   

4. И только после этого принимайте решение о доработке существующей системы или приобретению новой.
   

   Важно понимать назначение внедряемых систем и сразу понимать дальнейшую стратегию построения общей ИТ-архитектуры, чтобы не дублировать функционал и экономить на внедрении. Некоторые коробочные системы содержат куда больше требуемого функционала за меньшие финансовые расходы, чем доразвитие существующих, не предназначенных на то систем.
   

   Всегда будьте на шаг впереди при построении стратегии развития вашей компании и ИТ архитектуры! Это поможет не только сэкономить деньги вашей компании, но и выстроить максимально эффективную оптимизацию и автоматизацию процессов вашей компании.
   

   ———–

   Автор: Е.С. Рожкова, часть статьи.
   Опубликовано: Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”, №11 2013
   ноябрь 2013