ocnova.ru

Требование

АСЭД обязательно должна поддерживать автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, которые используются для регулярного резервного копирования всех или избранных классов, папок (дел), документов, метаданных и административных атрибутов системного репозитория.

АСЭД обязательно должна позволять администратору настраивать график выполнения процедур резервного копирования посредством:

• указания частоты резервного копирования;
  
• указания классов, папок или документов, подлежащих резервному копированию;
  
• назначения устройств хранения и места размещения файлов резервных копий (в т.ч. off-line хранение, отдельные системы, удаленные сайты).

АСЭД обязательно должна предоставлять право восстановления данных только администратору. После восстановления должна проводиться полная проверка целостности данных.

АСЭД обязательно должна позволять только администратору изменять ее состояние из резервной копии до наиболее недавнего состояния, поддерживая полную целостность данных.

АСЭД должна уведомлять пользователей, в случае, если их данные не удалость полностью восстановить из резервной копии при их следующем входе в систему.

АСЭД обязательно должна позволять пользователям помечать некоторые избранные документы как “жизненно важные”.

Жизненно важными считаются документы, абсолютно необходимые для способности организации продолжать выполнять свои функции, утрата которых может создать серьезные финансовые или юридические риски для организации. Задача идентификации и защиты таких документов имеет большую важность для любой организации.

АСЭД должна позволять выполнять процедуры восстановления жизненно важных и остальных документов по отдельности.

№

Требование

АСЭД обязательно должна предоставлять возможность отслеживания перемещения папок (дел), как электронных, так и материальных (бумажных, в частном случае – прим. перев.)

Функция отслеживания перемещения обязательно должна записывать информацию о перемещении, включая:

• уникальный идентификатор папки или документа;
  
• текущее место и указанное число предыдущих мест хранения (если было установлено в конфигурации);
  
• дату перемещения из места хранения;
  
• дату поступления в место хранения (при передаче из другой системы);
  
• пользователь, ответственный за перемещение (если требуется).

АСЭД обязательно должна обеспечивать доступ к содержанию электронных документов, включая возможность их отображения и включая возможность поддержки их структуры и форматирования в продолжительном времени, учитывая постоянное развитие офисных приложений.

Это может достигаться, например, за счет использования много-форматного средства просмотра документов. Более детальная информация по долгосрочному хранению содержится в разделе 11.7

№

Требование

АСЭД обязательно должна ограничивать функциям в зависимости от роли пользователя. Права доступа к функциям устанавливает только администратор.

Это необходимо для обеспечения защиты аутентичности электронных документов.

Везде, где это возможно и оправдано, АСЭД должна выдавать предупреждение, если выполняется попытка регистрации документа с неполным или неконсистентным набором параметров, что в будущем может поставить под сомнение его аутентичность.

Например, сохранение документа без наличия действующей электронной подписи, либо документ, ссылающийся на несуществующий адрес объекта недвижимости.

Везде, где это возможно и оправдано, АСЭД должна выдавать предупреждение при попытке зарегистрировать документ, если его проверка его аутентичности в будущем невозможна.

АСЭД обязательно должна предотвращать любое изменение содержания электронного документа пользователями или администратором (за исключением, когда это изменение является частью процесса документирования деятельности организации).

Требование

АСЭД обязательно должна позволять назначать категории (грифы) доступа к документам.

АСЭД обязательно должна позволять одно из следующих, по выбору во время настройки:

• Категории доступа назначаются классам, папкам и/или томам;
  
• Электронные классы, папки и/или тома не носят категорий доступа.
  

Это желательно, потому что некоторые организации предпочитают назначать категории (грифы) доступа электронным документам, копируя функциональность как при работе с бумажными документами и материальными папками; другие предпочитают защищать только важные документы.

Подсистема безопасности АСЭД должна эффективно взаимодействовать с программными продуктами обеспечения безопасности общего назначения.

АСЭД должна обязательно позволять, но не обязательно требовать, чтобы категории доступа состояли из одной или более подкатегорий.

Например, категория доступа может состоять из трех подкатегорий, как показано ниже:

В этом вымышленном примере, подкатегория “класс” является иерархической (см. 4.6.6) в то время как другие подкатегории – нет. Требования для иерархических категорий являются общими; они описаны ниже. Впрочем, требования к не-иерархическим подкатегориям могут быть более сложными, за исключением требования 4.6.5 они не представлены здесь детально.

АСЭД должна позволять специфические реализации сложных или уникальных правил безопасности.

Это может быть достижимо за счет надлежащего интерфейса прикладного программирования (API). Это необходимо, когда есть потребность управлять документами, используя соглашения по обозначению не нашедшие отражения здесь, такие как метки IDO (International Defence Organisation) или ограничения доступа к медицинским записям.

По крайней мере, для одной подкатегории АСЭД обязательно должна поддерживать иерархию, по крайней мере, из пяти уровней, от доступа без ограничений на нижнем уровне до сильно ограниченного доступа на верхнем уровне.

Например, подкатегория “класс” (гриф) в требовании4.6.4.

АСЭД обязательно должна позволять назначать пользователям уровни допуска, которые соответствуют подкатегориям.

Продолжая пример из 4.6.4, пользователям могут быть назначены одни из следующих допусков:

Сов. Секретно
Секретно
Конфиденциально
Ограниченного доступа
Без ограничений

АСЭД обязательно должна позволять запрещать доступ пользователям к электронным документам (а также классам и папкам в зависимости от выбора, сделанного в п. 4.6.2), которые имеют более высокую категорию (гриф) доступа, нежели уровень допуска данного пользователя.

Замечание: пользователю недостаточно иметь уровень допуска, равный или превосходящий категорию документа. Могут быть наложены дополнительные ограничения на доступ для определенных пользователей или групп, используя функции, описанные в разделе 4.1.

АСЭД обязательно должна поддерживать автоматическое назначение по умолчанию низшей категории доступа классам, папкам и документам, для которых не были назначены никакие другие категории доступа.

Продолжая пример 4.6.4, по умолчанию должно быть назначено “Без ограничений”.

АСЭД не должна позволять назначить документу более низкую категорию доступа, чем категория доступа папки (дела), в которой он размещен. (В зависимости от выбора в п. 4.6.2 )

Администратору должна быть дана возможность определить наивысшую категорию доступа документа в любом классе или в папке посредством одного простого запроса.

В некоторых случаях это может быть важная функция в целях повышения управляемости.

АСЭД должна поддерживать определенный режим регулярного пересмотра категорий доступа.

Требование

АСЭД обязательно должна предоставлять функции управления порядком хранения документов, автоматизации отчетности и процедур уничтожения документов, а также интегрированные средства для экспорта документов и метаданных.

Доступ к функциям управления порядком хранения обязательно должен быть предоставлен только администратору.

АСЭД обязательно должна позволять администратору определять и сохранять установки для различных стандартных порядков хранения.

АСЭД обязательно должна позволять назначить порядок хранения для любого документа, папки (дела) или класса в схеме классификации.

Порядок хранения может быть выбран из числа стандартных или определен индивидуально, пока дело открыто.

АСЭД должна быть способна назначить более одного порядка хранения папке или классу в схеме классификации.

Примеры:

• Папка (дело) может иметь один порядок хранения стандартный для организации и второй, который возникает в ходе судебного разбирательства, к котрому имеют отношение данные документы;
  
• Класс может иметь порядок хранения, проистекающий из требований законодательства, но некоторый подкласс может иметь второй порядок хранения, отличающийся от первого, например, для медицинских записей.

Каждому документу, папке (делу) или классу по умолчанию обязательно должен быть назначен порядок хранения, унаследованный с более высокого уровня в схеме классификации.

Каждый определенный порядок хранения обязательно должен включать: действие/решение по истечении периода хранения (5.1.10), период хранения (5.1.11), основание действия/решения и ссылку на регламентирующий документ (источник).

Для каждой папки (дела) АСЭД обязательно должна:

• автоматически отслеживать период хранения, который был назначен папке или классу, к которой папка принадлежит;
  
• инициировать дальнейшие действия по истечении установленного периода хранения.

Если для папки или класса определено более одного порядка хранения, АСЭД обязательно должна автоматически отслеживать периоды хранения, указанные в заданных порядках хранения и инициировать дальнейшие действия, когда достигнут последний из этих сроков.

АСЭД обязательно должна позволять как минимум следующие возможные действия по истечении периода хранения:

• хранить постоянно;
  
• провести экспертизу ценности по истечении срока хранения, как определено в 5.1.11;
  
• уничтожить по истечении срока хранения, как определено в 5.1.11;
  
• передать на государственное хранение по истечении срока хранения, как определено в 5.1.11.

Каждый порядок хранения обязательно должен позволять назначить период хранения (как определено в 5.1.10), по крайней мере, следующими способами:

• истечение заданного времени с даты открытия папки (дела);
  
• истечение заданного времени с даты закрытия папки (дела);
  
• истечение заданного времени с даты последнего добавления документа в папку (дело);
  
• истечение заданного времени с даты последнего обращения к какому-либо документу папки (дела);
  
• истечение заданного времени после наступления указанного события (причем данное событие должно быть в порядке хранения и о нем скорее должно быть сообщено системе администратором, нежели его наступление определено автоматически системой) (например, даты подписания акта приемки-сдачи по договору);
  
• установить значение “постоянно” для обозначения документов долгосрочного хранения.
  

Хотя вышеперечисленное включает все основные возможные варианты, некоторые типы документов требуют задания порядков хранения не перечисленных здесь.

АСЭД обязательно должна поддерживать периоды хранения от 1 месяца до 100 лет для требования 5.1.11.

Эти минимальное и максимальное значения являются произвольными предлагаемыми значениями, чтобы избежать любых практических ограничений. Весьма маловероятно, чтобы некая АСЭД просуществовала более сотни лет, однако данное требование подразумевает, что документы могут быть экспортированы в другую систему и при этом не потребуется переназначать порядок хранения.

АСЭД обязательно должна автоматически документировать и уведомлять администратора об истечении заданных сроков хранения и всех необходимых действиях.

Порядок хранения, установленный индивидуально, обязательно имеет преимущество перед порядком хранения, унаследованным с более высокого уровня схемы классификации.

АСЭД обязательно должна позволять администратору редактировать установленный ранее порядок хранения папки (дела) или документа в любой момент его жизненного цикла.

АСЭД обязательно должна позволять администратору назначить другой порядок хранения папки (дела) или документа в любой момент его жизненного цикла.

АСЭД должна позволять определить набор правил обработки, которые должны быть применены к обозначенному классу или папке до инициации указанных последующих действий после истечения срока хранения. Например:

• Экспертиза ценности папки (дела) и ее содержимого назначенным сотрудником или администратором;
  
• Уведомление администратора, когда папка (дело) получает заданный гриф ограничения доступа.

Когда администратор производит перемещение электронных папок (дел) и документов между классами в схеме классификации, АСЭД может (опционально) назначить перемещенным объектам порядок хранения в соответствии с установками нового класса.