ocnova.ru

Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » Типовые Требования к СЭД  » MoReq (2002)

Типовые требования к
АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ системам электронного документооборота

СПЕЦИФИКАЦИЯ MoReq

Данная спецификация доступна в электронном виде по следующим адресам:

• http://www.cornwell.co.uk/moreq.html
  
• http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/index.jsp?fuseAction=showDocument&documentID=310&parent=chapter&preChapterID=0-17-49
  

и на других веб-сайтах. Переводы на некоторые языки также доступны на этих сайтах.

Спецификацию в бумажном виде можно получить по запросу в Office for Official Publications of the European Communities as INSAR Supplement VI, ISBN 9289412909

© CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2001

Reproduction autorisee, sauf a des fins commerciales, moyennant mention de la source.

Reproduction is authorised, except for commercial purposes, provided the source is acknowledged.

Воспроизведение разрешено, исключая коммерческое использование, ссылка на источник рекомендуется.

Юридическое замечание: авторское право на данную публикацию принадлежит Европейскому Сообществу. Европейская Комиссия не гарантирует точность информации, включенной в данный документ, и не несет никой ответственности за ее использование. Ни Европейская Комиссия, ни ее институты или лица, действующие от ее имени, не могут нести ответственность за любой возможный вред или потери в результате использования данной публикации.

Управление версиями

Внесены изменения в Приложение 45.2.4Октябрь 2002Изменение названия компании Cornwell.

Добавлены ссылки на переводы на титульной странице.5.2.4Январь 2006Перевод на русский язык.

От переводчика

 

Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.

 

Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными “рейтингами” и “сравнениями” систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями.

 

Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

 

Предлагаемый Вашему вниманию перевод европейской спецификации MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.

 

Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

 

Настоящий документ представляет собой полный перевод оригинального текста спецификации MoReq. Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках.

 

Автор стремился сделать свой перевод максимально точным
и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.

 

Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел.

 

Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин “capture” подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).

 

Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться.

 

Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для государственных органов, для банков и т.д.)

 

В целом же нельзя не признать, что данная спецификация носит чрезвычайно практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи как путем ее сокращения за счет требований, которые не являются актуальными, так и за счет ее дополнения и уточнения.

 

Автор перевода надеется, что этот документ поможет читателям по-новому взглянуть на свои системы документооборота и сослужит реальную пользу при выборе, внедрении и разработке АСЭД.

 

Станислав Макаров

 

 

 

Замечания и комментарии по переводу присылайте на адрес:

moreq@mail.ru

СОДЕРЖАНИЕ

1    Введение    1

1.1    Общие замечания    1

1.2    Назначение и рамки данной спецификации    1

1.3    Что такое АСЭД?    3

1.4    В каких целях может использоваться данная спецификация?    3

1.5    Акценты и ограничения данной спецификации    4

1.6    Использование данной спецификации    5

1.7    Организация данной спецификации    5

1.8    Обязательные и рекомендательные требования    6

1.9    Комментарии по данной спецификации    6

2    Обзор тредований к АСЭД    7

2.1    Терминология    7

2.2    Основные понятия    9

2.3    Модель “сущность-связь”    15

3    Схема классификации    18

3.1    Настройка схемы классификации    18

3.2    Классы и папки (дела)    19

3.3    Тома    20

3.4    Обслуживание схемы классификации    21

4    Управление доступом и безопасность    24

4.1    Доступ    24

4.2    Аудит / Системный журнал    27

4.3    Резервное копирование и восстановление    30

4.4    Управление перемещением документов    31

4.5    Аутентичность    32

4.6    Категории доступа    33

5    Порядок хранения документов в течение установленного срока и дальнейшие действия    37

5.1    Порядки хранения    37

5.2    Экспертиза ценности    40

5.3    Перемещение, экспорт и уничтожение документов    42

6    Регистрация документов    46

6.1    Регистрация    46

6.2    Массовый импорт    50

6.3    Типы документов    51

6.4    Управление электронной почтой    53

7    Идентификация информационных объектов    55

8    Поиск, извлечение и представление    57

8.1    Поиск и извлечение    57

8.2    Представление: отображение документов на экране    61

8.3    Представление: печать    62

8.4    Представление: другое    63

9    Административные функции    64

9.1    Общее администрирование    64

9.2    Отчетность    66

9.3    Изменение, удаление, редактирование и пересмотр документов    67

10    Другие функции    71

10.1    Управление не-электронными документами    71

10.2    Хранение в течение установленного времени и дальнейшие действия с гибридными папками    73

10.3    Управление информационными документами    74

10.4    Управление рабочими процессами    77

10.5    Электронная подпись    80

10.6    Шифрование    82

10.7    Электронные водяные знаки    83

10.8    Интероперабельность и открытость    83

11    Не-функциоанльные требования    84

11.1    Простота пользования    85

11.2    Производительность и масштабируемость    87

11.3    Доступность системы    90

11.4    Технические стандарты    91

11.5    Законодательные и нормативные требования    93

11.6    Аутсорсинг и управление данными третьими сторонами    94

11.7    Долгосрочное хранение и устаревание технологий    97

12    Требования к метаданным    103

12.1    Принципы    103

12.2    Организация остальной части этой главы    108

12.3    Элементы метаданных схемы классификации    110

12.4    Элементы метаданных класса и папки (дела)    110

12.5    Элементы метаданных папки (дела) и тома    112

12.6    Элементы метаданных тома    113

12.7    Элементы метаданных документа    114

12.8    Элементы метаданных выписки из документа    117

12.9    Элементы метаданных пользователя    118

12.10    Элементы метаданных роли    118

12.11    Замечания по модификации требований к метаданным    118

13    Справочная информация    120

13.1    Глоссарий    120

13.2    Модель сущность-связь    128

13.3    Подробное описание диаграммы сущность-связь    130

13.4    Модель управления доступом    133

Приложения    136

Pages: 1 2 3 4 5 6 7 8 9