Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления


Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » Стандарты » Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления

«Гильдия Управляющих Документацией»


СТАНДАРТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Издание первое

30.09.2003


    1. Предисловие

В начале 2002 года «Гильдия Управляющих Документацией» объявила о начале работ по созданию Стандартов и Протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.

7 августа 2002 г. было подписано Соглашение об объединении усилий и ресурсов ведущих российских компаний-разработчиков с целью разработки Стандартов и Протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Создана «Рабочая группа», в которую вошли:

  • “Гильдия Управляющих Документацией”;
  • ЗАО “АйТи. Информационные технологии”;
  • Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
  • ЗАО “Компания ИнтерТраст”;
  • ООО “Информационные Бизнес Системы”;
  • ЗАО “НТЦ ИРМ”;
  • ООО “Электронные Офисные Системы”;
  • ГНПП «Гранит-Центр».

Координатором проводимых работ признана «Гильдия Управляющих Документацией».

Первым результатом деятельности «Рабочей группы» является настоящее издание Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.

«Гильдия Управляющих Документацией» объединяет управляющих делами и руководителей делопроизводственных подразделений ряда федеральных и региональных органов исполнительной власти, банков и компаний, руководителей ведущих компаний-разработчиков систем автоматизации документационного обеспечения управления. Важнейшей задачей организации считается повышение профессиональной квалификации специалистов в области управления документацией, выработка предложений по унификации и стандартизации управленческой документации, продвижение наиболее эффективных технологий в организации документационного обеспечения управления.


2. Общие положения

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Электронное сообщение представляет собой XML документ установленной настоящим Стандартом структуры и с заданным настоящим Стандартом составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается из системы в систему в виде файла.

Электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и/или зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и шифрования не являются предметом настоящего Стандарта, а рассматриваются как «внешние» по отношению к нему. Их применение регламентируется отдельными документами.


3. Область применения

Настоящий Стандарт распространяется на взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Имеется две системы автоматизации документационного обеспечения управления — система автоматизации ДОУ1 и система автоматизации ДОУ2. Системы автоматизации ДОУ1 и ДОУ2 независимы и удовлетворяют следующим условиям:

  • в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов (РКФ), содержащие значения реквизитов документов и, возможно, хранятся сами документы в электронном виде;
  • в системе автоматизации ДОУ1 формируется и передается в систему автоматизации ДОУ2 электронное Сообщение, содержащее набор значений реквизитов документа, возможно, сам документ в электронном виде и другая, необходимая информация;
  • в системе автоматизации ДОУ2 документ принимается и обрабатывается по технологии, установленной в данной организации;
  • в системе автоматизации ДОУ2, при необходимости, по результату приема поступившего Сообщения формируется и передается в систему автоматизации ДОУ1 Уведомление — ответное Сообщение, содержащее информацию о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения, о регистрации полученного документа и т.п.;
  • результат исполнения документа передается из системы автоматизации ДОУ2 в систему автоматизации ДОУ1 как самостоятельное электронное Сообщение — Документ-ответ.


4. Используемые термины и определения

Термин

Определение

Язык XML (Extensible

Расширяемый язык разметки данных. Стандарт на

Markup Language)

структурированное описание данных, ориентированный, в

частности, на обмен информацией между независимыми

участниками. Предложен консорциумом World Wide Web

(W3C)

XML документ

Текстовый документ, составленный в полном соответствии со

стандартом XML. Состоит из пролога, одного корневого

элемента XML, комментариев, декларации типов данных и

символов

Элемент XML

Именованная структурная единица языка XML, ограничена

документа

открывающим и закрывающим тегами. Может повторяться,

включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты

XML

Атрибут XML

Именованная уточняющая характеристика элемента XML.

документа

Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при

определении элемента XML в открывающем теге

Документ

Зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

(Федеральный закон «Об информации, информатизации и

защите информации» (1995), ГОСТ Р 51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения»)

Реквизит документа

Обязательный элемент оформления официального документа

(ГОСТ Р 51141-98)

Документационное

Деятельность, обеспечивающая документирование и

обеспечение

организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р

управления (ДОУ)

51141-98)

Исполнение документа

Выполнение в установленные сроки поручений,

определенных в документе (на основе п.8.1.12 «Типовой

инструкции по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти», М., 2001)

Электронное сообщение

XML –документ установленной настоящим стандартом

(Сообщение)

структуры и с заданным настоящим стандартом составом

элементов и их атрибутов, передаваемый из одной системы

автоматизации ДОУ в другую систему в виде файла

Файл документа

Файл, обеспечивающий передачу документа в

неструктурированном электронном виде

Структурированная

Набор реквизитов РКФ официального документа,

часть документа

определенный настоящим стандартом

Документ в

Файл с документом в электронном виде, формат, логическая и

неструктурированном

физическая структура которого не определяется настоящим

виде

стандартом

Дополнительные

Документ или совокупность документов, информация

материалы к

которых разъясняет, уточняет и т.п. отдельные вопросы,

документу,

затронутые в основном Документе

Дополнительные
документы,
Приложения
Сопроводительное

Документ, который содержит информацию о заданиях на

письмо

исполнение поступившего и переданного на исполнение

Документа

Система автоматизации

Комплекс программных и технических средств, а также

документационного

организационных и распорядительных документов

обеспечения

позволяющих автоматизировать процессы

управления

документационного обеспечения управления

Регистрационно-

Совокупность реквизитов, формируемых в информационной

контрольная форма

системе автоматизации ДОУ для регистрации Документа и

документа (РКФ)

контроля его исполнения

Регистрация документа

Запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения

(ГОСТ Р 51141-98)

Информационное

Обмен между двумя системами автоматизации ДОУ

взаимодействие систем

электронными сообщениями заданного вида и по сценариям

автоматизации ДОУ

взаимодействия, определенными настоящим стандартом

Отправитель

Система автоматизации ДОУ – инициатор информационного

электронного

взаимодействия, которая формирует и посылает электронное

сообщения

сообщение в другую систему автоматизации ДОУ

Получатель

Система автоматизации ДОУ, которая в ходе

электронного

информационного взаимодействия получает электронное

сообщения

сообщение и обеспечивает его обработку

Сценарий

Последовательность проведения операций в системах

взаимодействия систем

автоматизации ДОУ по обмену и обработке электронных

автоматизации ДОУ

сообщений

Электронная цифровая

Реквизит электронного документа, предназначенный для

подпись

защиты данного электронного документа от подделки,

полученный в результате криптографического

преобразования информации с использованием закрытого

ключа электронной цифровой подписи и позволяющий

идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а

также установить отсутствие искажения информации в

электронном документе (Федеральный закон «Об

электронной цифровой подписи»)

5. Модель Сообщения

Электронное Сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления, содержит Заголовок сообщения и одну или несколько Зон (см. рис. 5.1.).

Сообщение

Рис. 5.1. Структура Сообщения

Каждое Сообщение оформляется как самостоятельный XML документ.

Заголовок сообщения является самостоятельной, обязательной зоной Сообщения. Кроме Заголовка в Сообщении обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон.

Заголовок сообщения составляет корневой элемент XML документа и два элемента, определяющие от кого и кому передается Сообщение.

Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы языка XML первого уровня иерархии. Тип зоны определяется именем этого элемента.

Используемые в Сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в настоящем Стандарте. Зона заданного типа в Сообщении может быть одна и только одна.

Передаваемая в зонах Сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии (элементы Содержания соответствующей зоны/элемента).

В Содержании зоны могут быть использованы элементы только из перечня элементов, определенных в настоящем Стандарте для данной зоны, с установленной в cтандарте допустимым количеством (кратностью) и только с установленным в Стандарте составом Атрибутов. Исключение составляет зона Расширение — состав и структура элементов данной зоны определяется разработчиком соответствующей передающей системы.

Данные взаимодействующих систем автоматизации документационного обеспечения управления передаются через значения Содержания и Атрибутов элементов.

Ссылки, команды, комментарии и/или разделы CDATA в Содержании элементов (зон) настоящим Стандартом не регламентируются и определяются разработчиком соответствующей передающей системы. Они могут использоваться как комментарий и/или для передачи, не стандартизованной в рамках настоящего Стандарта информации и порядка ее обработки.

6. Перечень и содержание зон

Перечень зон Сообщения и общее описание их содержания приведено в табл. 5.1.

Таблица 5.1.

Зоны Сообщения

Наименование

Имя типа

Содержание зоны

зоны

элемента XML

Заголовок

Header

Содержит служебную информацию,

необходимую для правильной передачи и

интерпретации всего Сообщения в целом

Документ

Document

Содержит информацию о передаваемом

(основная зона)

документе – как его структурированной части (в

объеме стандартизованного набора реквизитов

РКФ), так и, возможно, самого документа в

электронном, неструктурированном виде (в

виде файла, набора файлов)

Задания

TaskList

Содержит информацию о выданных заданиях на

исполнение и обработку документа (в виде

резолюций, поручений, сопроводительных

писем, напоминаний и т.д.) – как их

структурированной части (в объеме

стандартизованного набора реквизитов РКФ),

так и, возможно, в электронном,

неструктурированном виде (в виде файла,

набора файлов)

Дополнительные

AddDocuments

Содержит информацию о дополнительных

материалы

материалах к документу, которые разъясняют

отдельные, затронутые в нем вопросы (в виде

приложений, дополнительных документов,

писем, справок и пр.) – как их

структурированной части (в объеме

стандартизованного набора реквизитов РКФ),

так и, возможно, в электронном,

неструктурированном виде (в виде файла,

набора файлов)

Расширение

Escape

Содержит дополнительные, не

стандартизованные в рамках настоящего

Стандарта, данные из передающей системы.

Назначение зоны – определение стандартного

пути расширения стандарта.

Состав зоны документируется разработчиком

соответствующей системы

Уведомление

Acknowledgement

Содержит ответную информацию о доставке

(подтверждение

Сообщения, об ошибках приема и

приема)

интерпретации Сообщения, о регистрации

полученного документа и др.

Данная зона в Сообщении может быть

совместима только с Заголовком сообщения и с

Расширением

Решение вопроса о том, что и когда является основным документом, а что заданием (сопроводительным письмом, поручением), а что дополнительными материалами к документу (приложениями) определяется в соответствии с принятыми технологиями обработки документов в организациях, эксплуатирующих взаимодействующие системы автоматизации документационного обеспечения управления.

7. Описание информационного взаимодействия систем

Информационное взаимодействие двух систем автоматизации документационного обеспечения управления осуществляется посредством последовательного обмена Сообщениями заданного вида (см. табл. 6.1.).

При этом одна система рассматривается как инициатор взаимодействия — отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая — как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа.

Работа с документами ведется в системах независимо и в рамках данного Стандарта не рассматривается.

Таблица 6.1.

Последовательность обмена Сообщениями при информационном взаимодействии систем автоматизации документационного обеспечения управления

Вид

Вид

Номер

сообщения из

сообщения из

сообщения

системы 1 –

системы 2 –

Примечания

по порядку

отправителя

получателя

документа

документа

1

Основной

Документ и относящиеся к нему задания

документ

и дополнительные материалы

направляются на исполнение (обработку)

2

Уведомление

Направляется информация о доставке

Сообщения, об ошибках приема и

интерпретации Сообщения, о

регистрации полученного документа и

др.

3

Дополнения к

К ранее направленному документу

основному

направляются дополнительные задания

документу

(или изменения ранее выданных) и

дополнительные материалы

4

Уведомление

Направляется информация о доставке

Сообщения, об ошибках приема и

интерпретации Сообщения и др.

5

Документ-

В виде самостоятельного документа

ответ

направляется ответ на переданный

документ (или отчет о его исполнении)

6

Уведомление

Направляется информация о доставке

Сообщения, об ошибках приема и

интерпретации Сообщения и др.

7

Дополнения к

К ранее направленному Документу-

Документу-

ответу направляются дополнительные

ответу

материалы

8

Уведомление

Направляется информация о доставке

Сообщения, об ошибках приема и

интерпретации Сообщения и др.

При информационном взаимодействии систем отправка Уведомлений, Документов-ответов, Дополнений к основному документу и Дополнений к Документу-ответу может либо не производиться, либо производиться неоднократно.

Допустимый состав зон в Сообщении зависит от его вида (см. табл. 6.2.).

Таблица 6.2.

Состав зон в зависимости от вида Сообщения

Вид Сообщения

Перечень допустимых зон

Примечания

Основной

Заголовок

Наличие зоны Документ –

документ

Документ

обязательно, остальные – при

Задания

необходимости

Дополнительные материалы

Расширение

Дополнения к

Заголовок

основному

Документ

документу

Задания

Дополнительные материалы

Расширение

Документ-ответ

Заголовок

Наличие зоны Документ –

Документ

обязательно, зон Дополнительные

Дополнительные материалы

материалы и Расширение – при

Расширение

необходимости

Дополнения к

Заголовок

Документу-

Документ

ответу

Дополнительные материалы

Расширение

Уведомление

Заголовок

Наличие зоны Уведомление –

Уведомление

обязательно, зоны Расширение – при

Расширение

необходимости


8. Правила описания зон Сообщения

Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы языка XML первого уровня иерархии и при их описании указывается:

  • имя типа соответствующего XML элемента;
  • атрибуты этого элемента с указанием, в случае необходимости, формата данных и/или списка допустимых значений.

Передаваемая в Зоне информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии.
Как и для элемента – описателя зоны, у вложенных элементов указывается их Имя типа и допустимые Атрибуты.

При описании вложенных элементов дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

  • 1 – обязательный, может встречаться только один раз;
  • 1-n – обязательный и может встречаться несколько раз;
  • 0-1 – не обязательный, но может встречаться только один раз;
  • 0-n – не обязательный, но может встречаться несколько раз.

Для Атрибутов элементов кратность может быть установлена только равной:

  • 1 – обязательный Атрибут;
  • 0 – не обязательный Атрибут.

При описании Атрибутов и Содержания элементов используются следующие типы данных:


String

строка;


Data

дата в формате дд.мм.гггг;


Time

время в формате чч:мм:сс;


Num

целое число;


Enum

целое число из перечня допустимых значений.

9. Порядок передачи файлов документов

Как указано в разд. 6. ряд зон Сообщения могут содержать файлы (наборы файлов), обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде.

Формат данных файлов настоящим Стандартом не регламентируется и их обработка производится по усмотрению разработчиков систем.

Данные файла трактуются при передаче как двоичные.

Для передачи файла в Сообщении определен специальный элемент DocTransfer, единый для всех зон (элементов) и который может быть использован на любом уровне иерархии.

Набор файлов передается как совокупность данных элементов.

Элемент DocTransfer

Назначение элемента: передача в Сообщении одного файла документа. Кратность элемента: 0-n

Содержание элемента:

Тип

Правила заполнения

данных
String

Файл документа в двоичном виде в кодировке Base64.

Атрибуты элемента:
Имя

Крат-

Тип

Описание атрибута

Правила заполнения

атрибута

ность

данных

os

1

String

Операционная система, в

среде которой определен

файл

type

1

String

Тип файла,

Для среды Windows в

определяющий

качестве типа может

программные средства

использоваться расширение

его обработки (например,

файла, обеспечивающее

визуализации)

просмотр этого файла

стандартными процедурами

операционной системы

description

1

String

Описание документа

Текстовое описание

(файла)

содержимого файла

(например, наименование

соответствующего

документа)

Дорогие читатели, если Вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, сообщите мне об этом, выделив ошибку и нажав комбинацию Shift + Enter или же нажмите сюда, чтобы сообщить нам.

Комментарии закрыты.