ocnova.ru

Планируется семинар по Системам электронного документооборота 16.12.17 в 11-00, м. Сретенский бульвар (Москва), Антикафе

Семинар поможет Вам:

1. Выявлять ключевые требования к СЭД
2. Повысить качество разработки технической документации
3. Разобрать технологию построения бизнес процессов на конкретных примерах
4. Ориентироваться и выбирать нужную СЭД

Регистрация по ссылке – https://lab-sa.timepad.ru/event/586857/

Семинар предназначен для:

• Системных аналитиков
• Делопроизводителей, секретарей, специалистов ДОУ
• IT специалистов, специалистов по внедрению и сопровождению СЭД.

Семинар в рамках серии “Система управления компетенциями:  Аналитическое мышление”

Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.

Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.

Читать далее…

И так, на конференции-выставке были представлены как решения уже  зарекомендовавшие себя на рынке СЭД, так и новые решения.

Также на выставке были представлены журналы и публикации на тему документооборота и делопроизводства, такие как «Современные технологии делопроизводства и документооборота» (МЦФЭР), Делопроизводство и документооборот (Бизнес Арсенал) и ECM-Journal.ru

На выставке были как всем известные поставщики, так и новые производители решений. К сожалению, физически не получилось обойти всех-всех-всех, но по анонсируемым программам и представленным стендам, могу с радостью выделить лидеров новых и интересных решений и подходов!

Читать далее…

Проекты по автоматизации документооборота могут различаться. Некоторые проекты нацелены на оптимизацию и доработку существующей Системы, некоторые – на внедрение новой Системы, а некоторые проекты требуют проведения аудита существующей Системы электронного документооборота для оценки эффективности и выбора варианта реализации – доработки существующей Системы или же внедрения новой Системы от другого поставщика, которая наилучшим образом сможет соответствовать текущим бизнес требованиям Компании. Каждый проект организуется по своему.

В зависимости от вида проекта, существуют различные этапы организации проекта по автоматизации документооборота.

Читать далее…

Раздел 5. Ожидаемые технико-экономические результаты внедрения СЭД

В разделе приводится перечень ожидаемых затрат, экономической эффективности, последовательность и этапы внедрения СЭД с распределением необходимых ресурсов.

Раздел 5.1. Источники экономической эффективности

Проведенный анализ позволил нам выявить существующие потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:

Читать далее…

В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД)  позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты,  а также рассчитать срок окупаемости  вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»:  «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ …»

На каком этапе разрабатывается ТЭО?

Читать далее…

Все Компании используют абсолютно разные подходы к построению электронных архивов. Наиболее часто встречающийся подход: Сканирование документов, перевод документов в электронный вид, организация структурированного электронного хранилища.

При большом количестве документопотока используют потоковые станции сканирования, которые существенно упрощают сканирование и распознавание большого объема документов.

Структурированное хранилище электронных документов обычно формируется по организационной структуре, по видам предоставляемых услуг, по видам проектов, по видам документов и др.

Например, в отделе Маркетинга наиболее актуальны подборки актуальных материалов по предоставляемым продуктам/услугам, а в производственных и функциональных отделах наиболее актуальными будут подборки в разрезах проектного документооборота, в делопроизводственном отделе будет более интересны подборки по видам документов (входящие, исходящие, внутренние и др.). Технологически все эти настройки могут настраиваться таким образом, что каждый пользователь в электронном архиве документов будет видеть документы в удобном для него представлении.

Читать далее…

На наш взгляд, универсальной системы электронного документооборота, которая подходила бы всем организациям без исключений, не существует! Процесс выбора СЭД будет уникален для каждой отдельно взятой компании, ведь он должен учитывать все особенности организации, которая в дальнейшем и будет пользоваться этим решением. В этой статье мы пройдем вместе с вами через все основные этапы выбора СЭД, рассмотрим нюансы и подводные камни этого крайне важного для успеха внедрения всего проекта процесса.

Если рассматривать процесс комплексно, то выбор СЭД является лишь одним из этапов процесса по оптимизации документооборота.

После выбора системы электронного документооборота и исполнителя, осуществляются следующие действия:

Читать далее…

Продолжаем наши публикации..

Сегодня тематика будет до боли простая и до боли необходимая – стандартный набор атрибутов для СЭД  с разбивкой по видам документов.

Набор атрибутов назовем  «стандартным» условно, т.к. понятное дело, у каждого производителя СЭД могут быть предусмотрены свои дополнительные атрибуты. Кроме того, итоговый набор атрибутов формируется по результатам обследования и требованиям Клиента.

Тем не менее, после реализации ряда проектов, можно обобщить наиболее часто используемые атрибуты:

Читать далее…

Как не один раз уже отмечалось, системы электронного документооборота  предназначены для обеспечения сохранности и доступности документов, при этом обеспечивая возможность оперативной обработки документов.

Общепринятый функциональный набор СЭД обычно предоставляет возможности для осуществления:

• Учета и обработки документов (входящие, исходящие, внутренние  и др.).
• Учета обращения граждан. Читать далее…