ocnova.ru

Добавлю сюда обзор ПО из журнала МЦФЭР. Журнал уже не первый год выходит в новом формате, целевая аудитория – для Секретарей и офис менеджеров, но полезностей там много, я уже сама себя их фанатом чувствую =)

http://www.action-mcfr.ru/products/secretary

Статьи еще есть, буду периодически их в блог добавлять, чтоб не потерялись =)

Проекты по автоматизации документооборота могут различаться. Некоторые проекты нацелены на оптимизацию и доработку существующей Системы, некоторые – на внедрение новой Системы, а некоторые проекты требуют проведения аудита существующей Системы электронного документооборота для оценки эффективности и выбора варианта реализации – доработки существующей Системы или же внедрения новой Системы от другого поставщика, которая наилучшим образом сможет соответствовать текущим бизнес требованиям Компании. Каждый проект организуется по своему.

В зависимости от вида проекта, существуют различные этапы организации проекта по автоматизации документооборота.

Читать далее…

Раздел 5. Ожидаемые технико-экономические результаты внедрения СЭД

В разделе приводится перечень ожидаемых затрат, экономической эффективности, последовательность и этапы внедрения СЭД с распределением необходимых ресурсов.

Раздел 5.1. Источники экономической эффективности

Проведенный анализ позволил нам выявить существующие потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:

Читать далее…

В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД)  позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты,  а также рассчитать срок окупаемости  вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»:  «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ …»

На каком этапе разрабатывается ТЭО?

Читать далее…

Построение архитектуры системы управления знаниями с учетом неуправляемости больших объемов данных

Проведен анализ технологий по управлению объемами данных и предложены ключевые аспекты разработки архитектуры системы управления знаниями

В настоящее время большинство компаний, так или иначе, пытаются реализовать и внедрить у себя системы управления знаниями на базе различных технологий, при этом возникает проблема неуправляемости больших объемов данных, обусловленная: устареванием информации, публикациями избыточной, дублирующей, личной не производственной информации (например, фото, видео) и др.

С повышением объема хранимой информации затрудняется поиск и увеличивается вероятность утери критически нужной информации; аппаратные ресурсы используются не оптимально, что приводит к увеличению затрат на техническое сопровождение системы.

Читать далее…

В настоящее время любая компания для поддержания конкурентных преимуществ занимается оптимизацией собственных бизнес-процессов. Каждая компания осуществляет оптимизацию по-своему: одни ужесточают средства контроля, прописывают регламенты работы и вводят их в действие, другие нанимают внешних консультантов, которые в кратчайшие сроки должны выявить все «шероховатости» бизнеса и предоставить свои рекомендации по улучшению процессов для сокращения нецелесообразных организационных издержек. Также существует активная тенденция принятия решений по внедрению новых информационных систем, которые должны облегчить работу сотрудников, повысить контролируемость и прозрачность бизнес-процессов и одновременно оптимизировать процессы организации.

Читать далее…

Все Компании используют абсолютно разные подходы к построению электронных архивов. Наиболее часто встречающийся подход: Сканирование документов, перевод документов в электронный вид, организация структурированного электронного хранилища.

При большом количестве документопотока используют потоковые станции сканирования, которые существенно упрощают сканирование и распознавание большого объема документов.

Структурированное хранилище электронных документов обычно формируется по организационной структуре, по видам предоставляемых услуг, по видам проектов, по видам документов и др.

Например, в отделе Маркетинга наиболее актуальны подборки актуальных материалов по предоставляемым продуктам/услугам, а в производственных и функциональных отделах наиболее актуальными будут подборки в разрезах проектного документооборота, в делопроизводственном отделе будет более интересны подборки по видам документов (входящие, исходящие, внутренние и др.). Технологически все эти настройки могут настраиваться таким образом, что каждый пользователь в электронном архиве документов будет видеть документы в удобном для него представлении.

Читать далее…

 На российском и зарубежном рынке информационных технологий для организации корпоративной базы данных и совместного доступа к информационным корпоративным ресурсам наиболее популярно использование Портальных решений и  систем управления контентом (ECM-системы, Enterprise Content Management).

Читать далее…