Сообщение ‘документооборот’
Проведенный анализ позволил нам выявить существующие потери, возникающие при отсутствии автоматизации по работе служебных записок и договоров, а именно:
В первую очередь это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Технико-экономическое обоснование (далее ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты, а также рассчитать срок окупаемости вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.
На каком этапе разрабатывается ТЭО?
Все Компании используют абсолютно разные подходы к построению электронных архивов. Наиболее часто встречающийся подход: Сканирование документов, перевод документов в электронный вид, организация структурированного электронного хранилища.
При большом количестве документопотока используют потоковые станции сканирования, которые существенно упрощают сканирование и распознавание большого объема документов.
Структурированное хранилище электронных документов обычно формируется по организационной структуре, по видам предоставляемых услуг, по видам проектов, по видам документов и др.
Например, в отделе Маркетинга наиболее актуальны подборки актуальных материалов по предоставляемым продуктам/услугам, а в производственных и функциональных отделах наиболее актуальными будут подборки в разрезах проектного документооборота, в делопроизводственном отделе будет более интересны подборки по видам документов (входящие, исходящие, внутренние и др.). Технологически все эти настройки могут настраиваться таким образом, что каждый пользователь в электронном архиве документов будет видеть документы в удобном для него представлении.
Источник: электронный журнал «Управляем предприятием»
22.07.2011 / №6 (6)
На наш взгляд, универсальной системы электронного документооборота, которая подходила бы всем организациям без исключений, не существует! Процесс выбора СЭД будет уникален для каждой отдельно взятой компании, ведь он должен учитывать все особенности организации, которая в дальнейшем и будет пользоваться этим решением. В этой статье мы пройдем вместе с вами через все основные этапы выбора СЭД, рассмотрим нюансы и подводные камни этого крайне важного для успеха внедрения всего проекта процесса.
Если рассматривать процесс комплексно, то выбор СЭД является лишь одним из этапов процесса по оптимизации документооборота.
После выбора системы электронного документооборота и исполнителя, осуществляются следующие действия:
Продолжаем наши публикации..
Сегодня тематика будет до боли простая и до боли необходимая – стандартный набор атрибутов для СЭД с разбивкой по видам документов.
Набор атрибутов назовем «стандартным» условно, т.к. понятное дело, у каждого производителя СЭД могут быть предусмотрены свои дополнительные атрибуты. Кроме того, итоговый набор атрибутов формируется по результатам обследования и требованиям Клиента.
Тем не менее, после реализации ряда проектов, можно обобщить наиболее часто используемые атрибуты:
Как не один раз уже отмечалось, системы электронного документооборота предназначены для обеспечения сохранности и доступности документов, при этом обеспечивая возможность оперативной обработки документов.
Общепринятый функциональный набор СЭД обычно предоставляет возможности для осуществления:
Предназначен для потокового и ручного сканирования документов.
Объем обрабатываемых документов: до большого объема.
Результат работы хранится в форматах: PDF, PDF/A, XML, RTF, DOC, TXT, HTM
Основные виды документов:
В данной статьей речь пойдет о дополнительных возможностях, предоставляемых новой версией 6.5. Постараемся обойтись без повторов, т.к. общая информация о функциональных возможностях и компонентах Documentum v6 представлена в статье Система документооборота EMC Documentum v6.
Для Documentum 6.5 функциональная архитектура немного изменена, добавляются дополнительные возможности по использованию функционала:
Рожкова Елена
Ведущий специалист
Проектирование и описание бизнес процессов, сайтов, порталов и систем электронного документооборота
Загрузка ...