ocnova.ru

Продолжаем тему по сбору данных.

На этот раз коснемся вопроса сбора данных при внедрении системы электронного документооборота (СЭД).

Как всегда, немного обзорного материала..

Система электронного документооборота (Electronic Document Management Systems, EDMS) предназначена для работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, согласование, подписание, регистрация, хранение, поиск, классификация и пр.).

На практике, в СЭД также автоматизируют архивное хранение документов, электронный Архив, с соблюдением всех нормативов и регламентов хранения документов.

Пример типового ЖЦ документа

При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.).

 Рассмотрим основные ключевые возможности СЭД:
 

• Учет, обработка и хранение основных типов документов;
  

• Автоматизация бизнес-процессов связанных с созданием, проверкой оформления, согласованием, подписанием (в том числе ЭЦП), регистрацией, рассылкой и др.;

• Автоматизация формирования поручений по документу и контролю их исполнения;

• Поддержка версионности документов (можно отследить изменение документа и просмотреть определенную версию документа за необходимую дату) – опциональная возможность;
  

• Формирование различных отчетов по документам;
  

• Поиск документов, в том числе полнотекстовый (полнотекстовый поиск – опциональная возможность);
  

• Возможность совместной работы над документами (в том числе, конференции, параллельные правки документа, при этом система сама определяет, в зависимости от установленных приоритетов, какие правки в первую очередь вносить в документ и др.) – опциональная возможность;
  

• Возможность работы с документами, внесения правок и сохранение версий документов Word, Excel и др. напрямую из СЭД – опциональная возможность;
  

• Возможность использования шаблонов документов;
  

• Контроль повторного ввода документов – опциональная возможность;
  

• Аудит всех действий пользователя;
  

• Возможность автоматического распознавания и внесения в систему данных документов при потоковом сканировании– опциональная возможность.
  

Данный перечень ключевых возможностей, естественно, не полный.

Эти функциональные возможности являются ключевыми, т.к. существенно упрощают работу с документами.

  К системам электронного документооборота относят решения: EMC Documentum, Open Text ECM Suite, FileNet, Directum, Landocs, ЕФРАТ, DocVision и многие другие.

Итак,

Ключевые вопросы, которые мы рекомендует выяснить при внедрении СЭД: 

• Существует ли уже система обеспечивающая ведение документооборота;

• Какие еще системы используются в компании (для проектирования возможной интеграции);
  

• Сколько примерно пользователей будут пользоваться Системой (руководителей, сотрудников Канцелярии, секретарей, специалистов и др.);
  

• Какой объем хранимых документов в год;
  

• Сколько приходится обрабатывать документов в день, месяц, год;
  

• Какие документы используются в бумажном виде;
  

• Какие документы используются только в электронном виде;
  

• Обработку каких типов документов автоматизируем;
  

• Для каждого типа документов выясняем ЖЦ документа (опрос, интервьюирование);
  

• Запрашиваем регламент по ведению документооборота в компании (параллельно выясняем насколько этот регламент реально используется);
  

• После ознакомления с регламентом и выявления дополнительных вопросов по ЖЦ документов, правилам и форматам регистрационных номеров и др. – выясняем оставшиеся вопросы;
  

• Необходимо построить орг. Структуру  с головным офисом и филиалами (чтобы была возможность видеть территориальный разброс и выделить перечень документов, по которым взаимодействуют).

Вот собственно вся основная первоначальная база необходимой информации, которая Вам, скорее всего, понадобится!

Если Вы можете дополнить данную статью полезной информацией – будем рады!

————
Автор: Рожкова Елена
Источники информации:
DOC Online – Независимый портал о СЭД