ocnova.ru

Требование

АСЭД обязательно должна позволять определять в схеме классификации материальные папки (дела) и тома и обязательно должна позволять размещать в них записи о материальных объектах, которые должны отображаться и управляться также как и электронные документы.

АСЭД обязательно должна позволять определять в схеме классификации папки, которые могут содержать (на логическом уровне) материальные и электронные документы и управлять ими единым интегрированным образом.

Такие папки называются “гибридными” в данной спецификации. На практике, гибридные папки будут состоять из электронной и материальной (бумажной) папки.

АСЭД обязательно должна позволять материальной папке, которая входит в состав гибридной наряду с электронной папкой, использовать одно и то же название, кодовое обозначение, регистрационный номер и отличались лишь специальным индикатором, указывающим что эта папка является гибридной материальной папкой.

АСЭД обязательно должна позволять определять во время конфигурации различные наборы элементов метаданных для материальных и электронных документов. Метаданные материального объекта обязательно должны включать информацию о месте его хранения
(см. 12.5.7).

АСЭД должна отслеживать перемещение материальных объектов посредством поддержки функций выдачи/возврата, пере/span/spanli/colgroupноса вперед, которые отражают реальное местонахождение объекта.

АСЭД обязательно должна поддерживать сквозной поиск в гибридной папке по метаданным электронных документов и материальных объектов.

АСЭД должна поддерживать назначение категорий доступа (см. 4.6) к материальным объектам, гарантируя при этом, что в случае гибридных файлов ассоциированные электронные документы и материальные объекты имеют одинаковую категорию доступа.

АСЭД обязательно должна включать функции управления доступом и протоколирования доступа к материальным папкам и объектам, включая управление на основе категорий доступа, примерно так же как для электронных папок (как определено в главе 4).

АСЭД должна поддерживать печать и распознавание штрих-кодов или поддерживать другие средства контроля для автоматизации ввода данных для отслеживания перемещений материальных объектов.

Требование

АСЭД обязательно должна поддерживать назначение регламентов хранения каждой материальной папке (делу) в схеме классификации. Регламент должен действовать последовательно и на электронные папки, уведомляя администратора о наступлении заданной даты списания (передачи) документов, но принимая во внимание, что при уничтожении или передаче в архив для электронных и материальных (бумажных) папок должны быть выполнены разные процедуры.

АСЭД обязательно должна поддерживать назначение одного и того же регламента хранения для материальных и электронных папок, вместе составляющих гибридную папку.

АСЭД обязательно должна позволять применить к материальной папке (делу) любое решение, принятое в ходе проведения экспертизы ценности электронной папки, которая с ней связана.

АСЭД обязательно должна предупреждать администратора о существовании и расположении любых гибридных материальных папок, ассоциированных с электронной папкой, которая экспортируется или перемещается.

АСЭД обязательно должна быть способна записывать в системный журнал все изменения метаданных, ссылающихся на материальные или гибридные папки и документы.

АСЭД должна поддерживать групповые действия по результатам проведения экспертизы ценности над папками и любыми материальными папками в группе, уведомляя администратора о необходимых действиях, которые должны быть выполнены с материальными папками.

АСЭД должна быть способна экспортировать и перемещать метаданные материальных документов и папок.

АСЭД должна быть способна предложить функции выдачи/возврата для материальных папок (дел), зарегистрированных в системе, в частности, возможность записывать определенного пользователя или локальный офис, из которого изъят документ и отображать эту информацию, если материальная папка будет затребована другим пользователем.

Вопросы безопасности рассмотрены в разделе 4.6.

АСЭД должна быть способна предложить функции “выдвижения” для материальных папок (дел), зарегистрированных в системе, разрешая пользователю вводить более раннюю или более позднюю дату для материальной папки (дела) и создавать последующее сообщение для передачи текущему держателю этой папки (дела) или администратору в зависимости от настроек.

Вопросы безопасности рассмотрены в разделе 4.6.

ЭХД…

АСЭД…

• Позволяет изменять документы и/или иметь множество версий документа;

• Предохраняет документы от изменения;

• Может позволять их владельцу удалять документы;

• Предохраняет документы от удаления, кроме как при определенных строго контролируемых обстоятельствах;

• Может включать некоторые функции управления жизненным циклом документа;

• Обязательно должна включать строгие механизмы управления жизненным циклом;

• Может включать структуру хранения документов, которая может находиться под управлением пользователей;

• Обязательно должна включать строгую структуру размещения документов (схему классификации), которая обслуживается администратором;

• Имеет своей основной целью поддержать повседневное использование документов в текущей деятельности.

• Может поддерживать повседневную работу, но также имеет целью обеспечить надежное хранение значимых для деятельности организации служебных документов.

Требование

Когда ЭХД является интегрированной частью АСЭД или тесно с ней интегрирована, она обязательно должна быть способна обеспечивать автоматическую предварительную регистрацию электронных документов, возникающих в ходе выполнения рабочего процесса и передавать их в АСЭД для окончательной регистрации.

АСЭД с функциями управления информационными документами обязательно должна позволять:

• регистрировать электронный документ за одну операцию;
  
• выполнять сначала предварительную регистрацию электронного документа, и его полную регистрацию позднее.

Пользователи должны быть способны регистрировать документы непосредственно из ЭХД или из интегрированных с системой настольных приложений, (таких как MS Word) и другие.

Это требование особенно важно там, где ЭХД/АСЭД используется в качестве основной рабочей среды. Оно также во многих случаях может рассматриваться как обязательное.

Пользователь ЭХД (или интегрированное с ЭХД приложение) обязательно должен быть способен передать информацию в/из ЭХД чтобы зарегистрировать документ как официальный в АСЭД.

АСЭД с функциями управления информационными документами обязательно должна быть способна автоматически получать элементы метаданных непосредственно из приложений, используемых для создания документов и позволять пользователю внести дополнительные элементы метаданных в ручном режиме.

Например, время создания и пользователь, который создал документ, и метаданные, которые могут быть идентифицированы из структурированных полей документа, если они представлены, такие как дата и тема (краткое содержание документа).

АСЭД обязательно должна позволять добавлять интерфейсы к новым приложениям ЭХД, если они внедряются в организации.

АСЭД с функциями управления информационными документами должна позволять управлять электронными информационными документами (которые не подлежат регистрации в качестве официальных) в контексте той же схемы классификации и механизма управления доступом, которые используются для зарегистрированных официальных электронных документов.

Там где ЭХД является частью АСЭД или тесно интегрирована с АСЭД, функции управления схемой классификации должны быть интегрированы.

АСЭД с функциями управления информационными документами должна позволять управлять версиями электронных документов как отдельными, но родственными сущностями, поддерживая связи между ними.

ЭХД должна быть способна ограничить права пользователей на просмотр:

• Только последней версии документа;
  
• Всех или выбранных версий документа;
  
• Версий, которые были зарегистрированы как официальные документы
  

Выбор должен быть сделан во время настройки системы.

АСЭД с функциями управления информационными документами должна быть способна взаимодействовать с другими дополнительными приложениями, включая обработку изображений и системы сканирования, системы управления рабочими процессами, сохраняя полный контроль над существующими электронными документами.

АСЭД обязательно должна позволять копировать содержание официального электронного документа для того чтобы создать новый отдельный электронный документ, гарантируя при этом, что установленный регламент хранения оригинального документа не изменяется.

Например, пользователь может копировать документ чтобы отправить копию получателю, который не является пользователем АСЭД. Эта копия может регистрироваться как новый документ или нет в зависимости от контекста.

Требование

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна позволять определять рабочие процессы, которые состоят из множества этапов, на каждом этапе может происходить передача документа от одного исполнителя другому.

В АСЭД ее должно быть ограничения на число этапов в составе рабочего процесса.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна обладать функциями оповещения пользователя о поступлении новых документов или папок в его электронный ящик входящих заданий, требующих внимания или выполнения определенных действий.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна позволять использовать электронную почту для отправки уведомлений пользователям о документах, требующих их внимания.

Это подразумевает скорее интеграцию с существующей системой электронной почты, нежели развертывание отдельной покупной почтовой системы.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна позволять исполнять заранее запрограммированные рабочие процессы, определяемые и поддерживаемые администратором.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна предотвращать изменение заранее запрограммированных рабочих процессов пользователями, и позволять это делать только администратору или пользователямbr / , которым это право предоставлено администратором.

Администратор должен иметь возможность предоставить пользователю право перенаправлять свою работу/задачу другому пользователю или группе.

Пользователь может захотеть послать папку (дело) или документ другому пользователю в зависимости от содержания документа либо по причине отсутствия ранее указанного исполнителя.

Все изменения, вносимые в схему заранее запрограммированного рабочего процесса, обязательно должны отражаться в системном журнале.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна записывать ход продвижения документа или папки (дела) в рабочем процессе, чтобы пользователь мог определить состояние документа или папки (дела) в процессе.

В подсистеме автоматизации рабочих процессов АСЭД ни в коем случае не должно быть практического ограничения на число рабочих процессов, которые можно определить.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна позволять управлять очередями папок (дел) и документов, которые контролируются администратором.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна позволять разрешать исполнителям просматривать очереди заданий им адресованных и выбирать задания для работы.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна предоставлять возможность условного ветвления в зависимости от данных, вводимых пользователем или системных данных.

Иными словами, потоки работ, которые перемещают документ или папку (дело) от одного участника процесс к другому в зависимости от решений, принятых одним из участников. Например, поток работ может отправить документ либо в отдел кредитного контроля, либо в отдел консолидации заказа в зависимости от данных, введенных менеджером по продажам; или в зависимости от стоимости заказа, вычисленной системой.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна обеспечивать напоминание или возможность переноса на более ранний срок для папок (дел) и документов.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна позволять пользователю временно прервать (т.е. приостановить) рабочий процесс для того, чтобы выполнить другую работу.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна признавать как “исполнителей” как отдельных пользователей, так и рабочие группы.

Если исполнителем этапа рабочего процесса назначена группа пользователей, подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна обладать функцией распределения входящих задач между членами группы по очередности, или по мере завершения членами группы текущих задач, обеспечивая балансировку нагрузки отдельных исполнителей.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна включать возможность задания приоритетов заданий в очередях.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна включать обработку “рандеву” (т.е. обеспечивать взаимодействие между параллельными процессами – прим. перев.)

Это требует приостановки рабочего процесса чтобы дождаться поступления имеющего отношение к вопросу документа или папки (дела). Когда ожидаемый элемент получен, процесс возобновляется автоматически.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна быть способна назначать предельное время на выполнение отдельных этапов и/или процесса и посредством отчетов сообщать о нарушении сроков.

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД должна позволять автоматически инициировать рабочий процесс по факту поступления нового документа (или изменению его статуса или иных элементов метаданных – добавлено перев.)

Подсистема автоматизации рабочих процессов АСЭД обязательно должна предоставлять развитые средства отчетности, чтобы обеспечивать мониторинг нагрузки и производительности системы и возникновения исключительных ситуаций.

Требование

АСЭД обязательно должна быть способна сохранять информацию, относящуюся к электронной подписи, шифрованию и сведения об удостоверяющем центре.

АСЭД должна иметь структуру, которая позволяет легко подключать и использовать различные технологии электронной подписи.

Это особенно важно ввиду того, что в области электронной происходят изменения.

АСЭД должна быть способна выполнять проверку достоверности электронной подписи.

АСЭД обязательно должна быть способна удерживать и сохранять как метаданные сведения о процессе верификации для электронной подписи включая:

• Факт выполнения проверки достоверности электронной подписи;
  
• Удостоверяющий центр, при помощи которого проверка была произведена;
  
• Дату и время выполнения проверки.

АСЭД должна быть способна выполнять проверку достоверности электронной подписи во время регистрации документа.

АСЭД должна включать функции, которые обеспечивают поддержку целостности документов, несущих электронную подпись (быть способна доказать, что целостность поддерживается), даже если администратор изменяет некоторые метаданные, но не содержание документа, после того, как документ был скреплен электронной подписью.

Способ, которым это может быть достигнуто, не регламентируется.

АСЭД должна быть способна запоминать вместе с электронным документом:

• Электронную подпись(и), ассоциированную с документом;
  
• Цифровой сертификат(ы), удостоверяющий подпись;
  
• Любую подтверждающую служебную информацию, добавленную удостоверяющим центром
  

таким образом, чтобы их можно было извлечь вместе с документом без нарушения целостности частного ключа.