ocnova.ru

Требование

АСЭД обязательно должна предоставлять гибкие возможности печати документов и относящихся к ним метаданных, включая возможность печати документов с метаданными, указанными пользователем.

АСЭД обязательно должна позволять выводить на печать метаданные папки (дела).

АСЭД обязательно должна позволять распечатывать все документы папки (дела) в порядке, указанном пользователем, за одну операцию.

АСЭД обязательно должна разрешать печатать общий список выбранных документов (в т.ч. содержащихся в папке). Для каждого документа в список включается определяемый пользователем набор элементов метаданных (например, автор, название, дата создания) для каждого документа.

АСЭД должна позволять администратору указать, что все распечатки или документы сопровождались бы определенным набором элементов метаданных, в т.ч. заголовок, регистрационный номер, дата, категория доступа.

АСЭД обязательно должна позволять печатать список результатов поиска.

АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать любые административные параметры.

АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать порядки хранения.

АСЭД должна позволять администратору распечатывать тезаурус.

АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать схему классификации (номенклатуру дел).

АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать совокупность папок (дел) (если используется; см. 3.2.10).

АСЭД обязательно должна позволять администратору печатать системный журнал (см. 4.2).

АСЭД обязательно должна быть способна печатать документы всех типов. Функция печати должна:

• сохранять все особенности форматирования документа
  
• включать все (печатные) компоненты электронного документа.
  

Организация должна перечислить все требуемые приложения и форматы документов.

№

Требование

АСЭД обязательно должна включать возможности для воспроизведения документов, которые не могут быть напечатаны.

Примеры: аудио, видео, некоторые веб-страницы.

Требование

АСЭД обязательно должна позволять администратору, в контролируемой манере и без лишних усилий, извлекать, просматривать и изменять системные параметры и настройки, выбранные во время установки – например, элементы, подлежащие индексированию – и переназначать пользователей и функции на соответствующие роли.

АСЭД обязательно должна предоставлять возможности резервного копирования средства восстановления данных, чтобы иметь возможность восстановления, используя имеющиеся резервные копии и системный журнал, обеспечивая при этом контроль целостности данных.

Иными словами, АСЭД обязательно должна включать функции, позволяющие воссоздать документы и метаданные в известном состоянии, опираясь на резервные копии и системный журнал.

АСЭД обязательно должна предоставлять средства восстановления и отката в случае системного сбоя или ошибки и обязательно должна извещать администратора о результатах.

Иными словами, АСЭД обязательно должна позволять администратору отменить (“undo”) последовательность транзакций до состояния, когда может быть достигнута целостности базы данных. Это требуется только в случае системной ошибки.

АСЭД обязательно должна вести мониторинг доступного дискового пространства области хранения и уведомлять администратора о снижении уровня свободного пространства ниже допустимого.

АСЭД должна вести мониторинг уровня ошибок носителей информации и уведомлять администратора о превышении критического значения, заданного в конфигурации системы.

В частности, это относится к оптическим дискам.

АСЭД обязательно должна позволять администратору проводить массовые изменения в схеме классификации, гарантируя, что все метаданные и данные системного журнала обрабатываются корректно и в полном объеме, для того, чтобы производить следующие виды организационных изменений:

• разделение одного структурного подразделения на два;
  
• слияние двух структурных подразделений в одно;
  
• перемещение или переименование структурного подразделения;
  
• разделение организации на две.
  

Когда такое изменение выполняется, закрытые дела остаются закрытыми, сохраняя свои коды по схеме классификации до изменения, а открытые (текущие) дела должны:

• быть закрыты, сохранив свои коды по схеме классификации как до изменения, и обеспечив перекрестные ссылки на новые дела в измененной схеме классификации;
  

или:

• получить новые коды в измененной схеме классификации, но сохранить ссылки на первоначальные коды в схеме классификации до изменения.
  

Изменения в организационной структуре могут повлечь за собой соответствующие изменения в схеме классификации (номенклатуре дел) и в составе пользователей.

Термин “массовые изменения” подразумевает, что все затрагиваемые классы, дела и документы могут быть обработаны посредством малого числа транзакций, гораздо меньшего, чем потребовалось бы при индивидуальной обработке каждого документа, дела и класса.

АСЭД обязательно должна позволять перемещать пользователей между структурными подразделениями.

АСЭД обязательно должна позволять определять роли пользователей и обязательно должна позволять ассоциировать нескольких пользователей с одной ролью.

См. также 4.1.3.

Требование

АСЭД обязательно должна предоставлять администратору гибкие средства отчетности, которые должны включать, как минимум, следующие отчеты:

• число папок, томов и документов;
  
• статистика транзакций по папкам, томам и документам;
  
• отчеты по активности пользователей.

АСЭД обязательно должна позволять администратору запрашивать и получать информацию из системного журнала. Как минимум, требуются отчеты по следующим параметрам:

• классы;
  
• папки (дела);
  
• тома;
  
• документы;
  
• пользователи;
  
• временные периоды.

АСЭД должна позволять администратору запрашивать и получать информацию из системного журнала в виде отчетов по следующим параметрам:

• категории доступа;
  
• группы пользователей;
  
• другие метаданные.

АСЭД должна быть способна построить отчет, содержащий список папок (дел) и томов структурированный таким образом, чтобы он соответствовал схеме классификации или ее части.

АСЭД должна включать функции сортировки и отбора информации для отчетов.

АСЭД должна включать функции подсчета промежуточных и итоговых сумм (для числовых значений).

АСЭД обязательно должна позволять администратору запрашивать регулярные периодические отчеты и отчеты по требованию.

АСЭД должна позволять администратору ограничивать доступ пользователей к выбранным отчетам.

Требование

АСЭД обязательно должна позволять по умолчанию или опционально запрещать удаление или перемещение любого зарегистрированного документа пользователем или администратором. Это означает, что любое требование, относящиеся к выполнению администратором действий по “удалению” (см. 9.3.7) или “перемещению” (см. 3.4.1) документов подразумевают что документ помечается соответствующим образом; в случае перемещения копия документа или указатель на документ помещается на новое место.

Это требование не оказывает влияния на процедуры уничтожения или перемещения документов в соответствии с порядком хранения, как описывается в разделе 5.3.

АСЭД должна позволять опционально, во время настройки, как альтернативу п. 9.3.1, что “удаление” документов рассматривается как их уничтожение.

Администратор обязательно должен иметь право изменить категорию доступа отдельному документу.

Это обычно требуется, чтобы понизить уровень защиты, ранее назначенный документу, поскольку информация с течением времени устаревает и может быть открыта.

Администратор обязательно должен иметь право изменить категорию доступа ко всем документам папки (дела) или класса за одну операцию. АСЭД должна выдавать предупреждение, если категория доступа какого-либо документа изменяется на более низкую, и ожидать подтверждения от администратора для продолжения операции.

Это обычно требуется, чтобы понизить уровень защиты, ранее назначенный документу, поскольку информация с течением времени устаревает и может быть открыта.

В зависимости от поддержки пп. 12.4.10 и 4.6.2: Администратору обязательно должно быть позволено изменять категории доступа для папок (дел).

АСЭД обязательно должна записывать детальную информацию об изменениях категорий доступа в метаданных изменяемого документа, тома или папки (дела).

Администратору обязательно должно быть позволено удалять классы, папки (дела), тома и документы (в зависимости от выбранных опций в 9.3.1). Однако, в любом из этих случаев АСЭД обязательно должна:

• записывать полную информацию об удалении в системный журнал;
  
• готовить для администратора отчет об изъятиях;
  
• удалять полностью все содержимое папки (дела) или тома, если он удаляется;
  
• гарантировать, что документы не будут удалены, если их удаление окажет влияние на другие документы (например, если документ входит в состав двух различных документов – см. 6.1.5, – один из которых удаляется);
  
• визуально выделять для администратора любые связи из другой папки или документа, на дело или том, который должен быть удален, запрашивая подтверждение, прежде чем выполнить удаление;
  
• постоянно поддерживать полную целостность метаданных (особенно в свете 12.4.20 и 12.7.24).
  

Эта функциональность требуется только в исключительных обстоятельствах.

Администратор обязательно должен иметь право изменить любой определенный пользователем элемент метаданных. Информация об изменении обязательно должна быть записана в системный журнал.

Эта функция нужна администратору чтобы исправлять ошибки пользователей при регистрации документа и поддерживать доступ пользователей и групп.

АСЭД обязательно должна позволять администратору копировать документ с целью его редактирования.

В данной спецификации такая копия называется “извлечение” из документа.

АСЭД должна обеспечивать функции для удаления или закрытия конфиденциальной информации в извлечении из документа (в копии), включая, как минимум, следующее:

• удаление отдельных страниц в многостраничном сканированном документе;
  
• добавление непрозрачных областей, закрывающих имена и отдельные слова;
  
• аналогичные средства для аудио и видео документов, если они используются.
  

Если АСЭД непосредственно не обеспечивает эти функции, она обязательно должна позволять это другим прикладным пакетам.

Критически важно, что когда эти либо любые другие функции редактирования используются, никакая удаленная или скрытая информация не могла быть никоим образом видима в извлечении, ни на экране, ни на печати, ни при воспроизведении, вне зависимости от использования любых функций, таких как вращение, масштабирование и другие манипуляции.

При создании извлечения АСЭД обязательно должна фиксировать в метаданных документа, включая, как минимум, дату, время, основание и автора.

АСЭД должна предлагать автору извлечения разместить его в папку (дело).

АСЭД должна хранить перекрестные ссылки (см. 11.1.18) на извлечение в самой папке (деле) и томе как оригинальный документ, если даже дело или том закрыт.

АСЭД обязательно должна хранить в системном журнале все изменения, сделанные в ответ на требования данного раздела.