ocnova.ru

Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » Типовые Требования к СЭД  » MoReq (2002)

1. Введение
   
   1. Общие замечания
      

      Потребность в подробной спецификации требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г., как одно из десяти направлений деятельности по результатам работы Форума. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена European Commission Enterprise DG’s Interchange of Data between Administrations (IDA).
      

      В 1999 г. был проведен открытый конкурс, работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в начале 2001 г. Разработка спецификации была выполнена небольшой командspan style=”font-family: Times New Roman; font-size: 12pt;”strongой профессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates plc (теперь Cornwell Management Consultants plc) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании спецификации принимали участие организации, как из государственного, так и из коммерческого сектора.
      

      Приложение 2 содержит детальное описание использованной методологии.
      

   2. Назначение и рамки данной спецификации
      

      Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД).
      

      Данная спецификация составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСЭД или которые желают оценить возможности систем используемых ими.
      

      Хотя спецификация фокусируется на функциональных требованиях, значительное внимание уделяется также и не-функциональным требованиям, которые являются чрезвычайно важными для успешного внедрения и использования АСЭД, как и любой другой информационной системы. Однако, эти не-функциональные требования могут в значительной мере отличаться в зависимости от окружения. Соответственно, они могут быть идентифицированы, но описаны только в самом общем виде.
      

      Другие тесно связанные требования, такие как управление информационными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в т.ч. бумажными документами и микрофильмами) также рассматриваются, но менее детально. Например, спецификация включает основные требования к управлению материальными документами; однако, она не включает детальное описание функциональности связанной с отслеживанием физического размещения документов, использованием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы как оцифровка и другие средства создания электронных документов находятся за рамками данной спецификации. Аналогично, в данной спецификации не предпринимается попыток осветить вопросы практического использования АСЭД.
      

      При разработке спецификации полагалось, что в число пользователей АСЭД входят не только администраторы, делопроизводители и архивисты, но также и сотрудники структурных подразделений, общеадминистративных и функциональных, которые используют АСЭД в повседневной деятельности для создания электронных документов и для доступа к ним.
      

      Поскольку данная спецификация содержит “типовые” требования, то можно считать, что она носит общий характер. Вопросы, специфичные для платформ или секторов экономики не рассматриваются. Благодаря модульности построения, существует возможность добавления функциональных блоков, отражающих те или иные специфические требования (см. раздел 1.6 и Приложение 3 для получения рекомендаций по использованию и модификации данной спецификации).
      

   Что такое АСЭД? Управление электронными документами это сложная, требующая широкого спектра функциональности и высокого уровня внедрения задача. Очевидно, система электронного документооборота, отвечающая этим требованиям, нуждается в специализированном программном обеспечении. Такое программное обеспечение может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер АСЭД будет варьироваться от организации к организации. В данной спецификации не делается допущений о характере конкретной АСЭД. Пользователи данной спецификации должны сами определить, каким образом должны быть реализованы функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.

   1. В каких целях может использоваться данная спецификация?
      

      Спецификация MoReq предназначена для использования:
      

• Потенциальными пользователями АСЭД: как основа для подготовки конкурсных требований;
  
• Пользователями АСЭД: как основа для проведения аудита и проверки существующих АСЭД;
  
• Центрами обучения: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;
  
• Академическими институтами: как учебный ресурс;
  
• Поставщиками и разработчиками АСЭД: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик;
  
• Организациями, предоставляющими услуги по управлению электронными документами: как руководство по разработке услуг, которые они предоставляют;
  
• Потенциальными пользователями услуг по управлению электронными документами (на условиях аутсорсинга): как
  пособие по контролю качества приобретаемых услуг.
  

Данная спецификация разработана с упором на удобство пользования. Во всех отношениях, цель состояла в создании спецификации, которая будет удобна на практике.

1. Акценты и ограничения данной спецификации
   

   Спецификация MoReq разработана исходя из соображений прагматизма и удобства пользования. Ее основное назначение – служить практическим инструментом, который помогает организациям решать их деловые задачи по управлению электронными и бумажными документами. В то время как при разработке спецификации принимались во внимание традиционные положения архивного дела и делопроизводства, они интерпретировались в манере пригодной для воплощения в электронной информационной среде. Таким образом, можно сказать, что спецификация MoReq разработана с учетом потребностей в обеспечении как бумажного, так и электронного документооборота.
   

   В результате реализации требований, воплощенных в спецификации MoReq должна получиться система, которая будет управлять электронными документами с требуемым уровнем обеспечения конфиденциальности и целостности за счет сочетания преимуществ электронных способов работы с документами и классической теории документоведения и делопроизводства. Примером такого прагматического подхода служит включение требований по управлению информационными материалами, деловыми процессами, метаданными и других смежных технологий.
   

   Данная спецификация пытается покрыть широкий спектр требований – для разных стран, разных отраслей и разных типов документов. Столь широкие рамки установлены намеренно; но это накладывает и значительные ограничения, а именно что эта единственная спецификация не может представлять требование, которое точно соответствовало бы конкретным требованиям без модификации. В разных странах существуют разные традиции, обычаи и законодательное регулирование в области документирования управления. В некоторых случаях эти различия должны учитываться при практическом применении данных типовых требований, особенно при использовании для проектирования новой системы.
   

   Также данная работа не покрывает практические аспекты документооборота. Данная спецификация сознательно обращена только на возможности, требуемые для управления электронными документами при помощи компьютерных программ. Данная спецификация избегает дискуссий о философии документооборота, теории архивного дела, принятия решений, управленческого контроля и т.д.; эти вопросы хорошо освещены в другой литературе, некоторые источники приведены в Приложении 1. Как частный пример, в спецификации в нескольких местах упоминается, что некоторые функции должны быть предоставлены только администраторам. Это не означает, что администраторы должны принимать политические решения, попросту это означает, что из числа всех пользователей АСЭД в организации только администраторам дается возможность выполнить эти действия в АСЭД.
   

   Наконец, эта спецификация сознательно использует подход, ориентированный на пользователя; везде, где только возможно используется общепринятая терминология в области документооборота. Например, спецификация описывает электронные папки (дела) как “содержащие” электронные документы для простоты понимания, хотя эти папки, строго говоря, ничего не содержат. См. раздел 2.2. для более детальной информации.
   

2. Использование данной спецификации
   

   Требования данной спецификации предназначены служить в качестве модели. Они не являются строгими предписаниями для всех возможных реализаций АСЭД; некоторые требования неприменимы в определенных условиях. Различные отрасли экономики, различные масштабы, различные типа организаций и другие факторы требуют введения дополнительных специфических требований. Поэтому данная спецификация может модифицироваться перед ее практическим использованием.
   

   Данная спецификация подготовлена таким образом, чтобы она могла быть использована в бумажной и в электронной форме. Текст был подготовлен с использованием MS Word (97 – 2000 – 2003). Использование в электронной форме дает ряд преимуществ; подробнее см. Приложение 3.
   

3. Организация данной спецификации
   

   Данная спецификация разбита на главы, которые состоят из разделов.
   

   Следующая глава посвящена обзору некоторых ключевых требований, начиная с терминологии, которая является основной в данной спецификации.
   

   Главы с 3 по 11 содержат детальные требования к АСЭД. Каждая глава содержит логически сгруппированные функциональные требования. Однако, из-за самой природы предмета, некоторое перекрытие между главами неизбежно.
   

   Каждое требование представлено в стандартном формате, как показано ниже.
   

   Требования представлены в виде таблицы, одно требование в строке. Это показано ниже.
   

Каждое требование имеет номер, и каждое выражено на естественном языке.

Глава 12 определяет требования к элементам метаданных, которые нужны для выполнения требований, перечисленных в предыдущих главах с указанием отношения к конкретным требованиям.

Глава 13 содержит формальную справочную модель АСЭД, как это понимается в данной спецификации. Эта модель может быть использована для понимания ключевых аспектов спецификации, таких как формальное определение терминов (в т.ч. папка/дело, том, уровень) и отношений, которые существуют между ними (в т.ч. “что может храниться в электронной папке?”).

Приложения содержат перечень ссылок, административную и иную информацию.

1. Обязательные и рекомендательные требования
   

   В данной спецификации
   

• Слова “обязательно должна” / “must” показывают, что требование, вероятно, должно рассматриваться как обязательное во всех реализациях АСЭД.
  
• Слово “должна” / “should” показывает, что требование, вероятно, должно рассматриваться как рекомендательное в большинстве реализаций АСЭД.
  

1. Комментарии по данной спецификации
   

Комментарии и замечания по данной спецификации следует направлять по адресу:

dlm-forum@cec.eu.int

1. Обзор тредований к АСЭД
   

   Данная глава начинается с определения ключевых терминов (раздел 2.1). Затем следует словесное описание некоторых важных концепций (раздел 2.2), и диаграмма сущность-связь, которая показывает модель, лежащую в основе данной спецификации (раздел 2.3).
   

   1. Терминология
      

      Данная спецификация требует, чтобы определенные термины имели точное значение. Везде, где возможно толкование терминов сообразуется с общепринятым использованием, или с использованием, принятым в сообществе управляющих документацией. Все термины определены в Глоссарии (раздел 13.1); избранные определения из Глоссария воспроизведены здесь для упрощения использования.
      

      Термины, выделенные курсивом, определены в Глоссарии.
      

Регистрация / capture

Регистрация, классификация, добавление метаданных и сохранение документа в системе, которая управляет документами.

Класс / class

(Только в данной спецификации.) Часть иерархии, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации ко всем папкам лежащим ниже нее.

Замечание: это может соответствовать в классической терминологии понятию “основной класс”, “группа” или “серия” (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.д.) на любом уровне схемы классификации.

Классификация / classification (действие)

Систематическая идентификация и расположение деловых активностей и/или документов по категориям, согласно логически структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам, представленным в схеме классификации.

Источник: ISO 15489 (проект международного стандарта; см. Приложение 1 ссылка [9]).

Схема классификации / classification scheme

См. классификация.

Источник: определение “Системы классификации” в ISO 15489 (проект международного стандарта; см. Приложение 1 ссылка [9]).

Замечание: схема классификации часто представляется в виде иерархии.

Информационный документ / document (существительное)

Записанная информация или объект, с которым можно обращаться как с единым целым.

Источник: ISO 15489 (Проект международного стандарта; см. Приложение 1 ссылка [9]).

Замечание: документ (информационный материал) может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных, графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Документ может состоять из одного или нескольких объектов данных.

Замечание: информационные документы отличаются от служебных документов (records) в некоторых важных аспектах.

24-ФЗ и ГОСТ Р 51141-98: Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронная папка / electronic file

Набор родственных электронных документов.

Источник: Функциональная спецификация PRO, понятие “электронной папки”
(Приложение 1 ссылка [2]).

Замечание: этот термин обычно свободно используется в значении электронный том.

Электронный служебный документ / electronic record

Служебный документ, который существует в электронной форме.

Замечание: документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладной программы или в результате оцифровки, т.е. путем сканирования бумажного документа или микрофильма.

АСЭД / ERMS

Автоматизированная система электронного документооборота – Electronic Record Management System.

Замечание: ERMS отличается от EDMS в некоторых важных аспектах. См. раздел 10.3.

Метаданные / metadata

(в контексте документооборота) Структурированная или полу-структурированная информация, которая дает возможность создания, управления, и использования документов в течение времени и внутри и вне организации внутри и вне области их создания.

Источник: рабочее определение Archiving Metadata Forum (http://www.archiefschool.nl/amf).

Замечание: различие между данными и метаданными может быть неочевидно. Например, обычно понятно, что такие существенные индексные данные документа как заголовок, дата и т.д. есть часть метаданных документа. Однако, данные системного журнала, относящиеся к документу или порядок хранения документа вполне могут рассматриваться как данные или как метаданные в зависимости от контекста. Различные типы метаданных могут быть определены, например, для индексирования, длительного хранения, отображения документа и т.д. Подробное рассмотрение вопросов, связанных с использованием метаданных находится за рамками спецификации MoReq.

Официальный документ / record (существительное)

Документ, составленный или полученный отдельным лицом или организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом или организацией.

Источник: адаптированное определение функциональной спецификации PRO
(Приложение 1 ссылка [2]).

Замечание: Локальные национальные определения также допустимы.

Замечание: официальный документ может быть составным и объединять несколько информационных документов на любом носителе и в любом формате. В дополнение к содержательной части, документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (в т.ч. информацию, описывающую компоненты служебного документа). Ключевое свойство официального документа есть его неизменность.

ГОСТ Р 51141-98:

Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Два данных определения ГОСТ совместно близко соответствуют определению глоссария.

Том / volume

Подраздел электронного дела или бумажного дела.

Источник: Определение “части” / “part” в функциональной спецификации PRO
(Приложение 1 ссылка [2]).

Замечание: подразделы создаются чтобы улучшить управляемость содержимым дела путем разбиения его на отдельные не слишком большие единицы учета. Деление на подразделы является скорее механическим (по числу документов или по времени), чем интеллектуальным.

1. Основные понятия
   

   Для понимания данной спецификации наиболее важными являются следующие понятия:
   

• Официальный документ и электронный официальный документ;
  
• Электронное дело и том;
  
• Схема клас/spanсификаp style=”text-align: justify;”ции (номенклатура дел);
  
• Класс;
  
• АСЭД (ERMS);
  
• Зарегистрированные документы;
  
• Роли пользователей.
  

Pages: 1 2 3 4 5 6 7 8 9